PREDLOG ZAKONA
O POTVRĐIVANJU OKVIRNOG SPORAZUMA IZMEĐU REPUBLIKE SRBIJE IEVROPSKE KOMISIJE O PRAVILIMA ZA SPROVOĐENJE FINANSIJSKE POMOĆI EVROPSKE UNIJE REPUBLICI SRBIJI U OKVIRU INSTRUMENTA ZA PRETPRISTUPNU POMOĆ (IPA II)
Član 1.
Potvrđuje se Okvirni sporazum između Republike Srbije i Evropske komisije o pravilima za sprovođenje finansijske pomoći Evropske unije Republici Srbiji u okviru instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA II), sačinjen 23. decembra 2014. godine u Beogradu u originalu na engleskom jeziku.
Član 2.
Tekst Okvirnog sporazuma između Republike Srbije i Evropske komisije o pravilima za sprovođenje finansijske pomoći Evropske unije Republici Srbiji u okviru instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA II) u originalu na engleskom jeziku i u prevodu na srpski jezik glasi:
FRAMEWORK AGREEMENT BETWEEN THE REPUBLIC OF SERBIA ANDTHE EUROPEAN COMMISSION ON THE ARRANGEMENTS FOR IMPLEMENTATION OF UNION FINANCIAL ASSISTANCE TO THE REPUBLIC OF SERBIA UNDER THE INSTRUMENT FOR PRE-ACCESSION ASSISTANCE (IPA II)
The European Commission, hereinafter referred to as “the Commission”, acting for and on behalf of the European Union
on the one part,
and
the Republic of Serbia, hereinafter referred to as “the IPA II beneficiary”
on the other part,
and together, jointly referred to as “the Parties”
Whereas
(1) On 11 March 2014, the European Parliament and the Council adopted Regulation (EU) No 231/2014 establishing an instrument for pre-accession assistance (hereinafter referred to as the “IPA II Regulation”). This instrument constitutes the legal basis for the provision of financial assistance to the beneficiaries listed in Annex I to the IPA II Regulation (hereinafter referred to as the „IPA II beneficiaries“) to support them in adopting and implementing the political, institutional, legal, administrative, social and economic reforms required by those beneficiaries in order to comply with the Union’s values and to progressively align to the Union’s rules, standards, policies and practices, with a view to Union membership.
(2) On 11 March 2014, the European Parliament and the Council adopted Regulation (EU) No 236/2014 laying down common rules and procedures for the implementation of the Union’s instruments for financing external action (hereinafter referred to as the “Common Implementing Regulation”).
(3) On 2 May 2014, the Commission adopted a Commission Implementing Regulation (EU) No 447/2014 on the specific rules for implementing Regulation (EU) 231/2014 of the European Parliament and of the Council establishing an Instrument for Pre-accession Assistance (IPA II), (hereinafter referred to as the „IPA II Implementing Regulation“) setting out the applicable management and control provisions.
The IPA II beneficiary is eligible under IPA II as provided for in the IPA II Regulation.
Article 8 of the IPA II Regulation requires that the Commission and the IPA II beneficiaries conclude Framework Agreements on the implementation of assistance.
It is therefore necessary to set out the rules for implementation of Union financial assistance under IPA II,
HAVE AGREED AS FOLLOWS:
(1) Subject to any express provision to the contrary in this Agreement, the terms used in this Agreement shall bear the same meaning as attributed to them in the IPA II Regulation, the Common Implementing Regulation and the IPA II Implementing Regulation.
(2) Subject to any express provision to the contrary in this Agreement, references to this Agreement are references to such Agreement as amended, supplemented or replaced from time to time.
(3) Any references to Regulations of the European Parliament and of the Council or to Commission Regulations are references to such regulations as amended, supplemented or replaced from time to time.
(4) Headings in this Agreement have no legal significance and do not affect its interpretation.
If a provision of this Agreement is or becomes invalid or if this Agreement contains unintentional gaps, this will not affect the validity of the other provisions of this Agreement. The Parties will replace any invalid provision by a valid provision or understanding which comes as close as possible to the purpose of and intent of the invalid provision. The Parties will fill any unintentional gap by a provision or understanding which best suits the purpose and intent of this Agreement in compliance with the IPA II Regulation and the IPA II Implementing Regulation.
For the purposes of this Agreement the following definitions shall apply:
„Programme“ means an action programme, individual, special or support measures provided for in Articles 2 and 3 of the Common Implementing Regulation;
„Sectoral Agreement“ means an arrangement concluded between the Commission and an IPA II beneficiary relating to a specific IPA II policy area or programme, setting out the rules and procedures to be respected which are not contained in this Agreement or Financing Agreements;
„Financing Agreement“ means an annual or multi-annual agreement concluded between the Commission and an IPA II beneficiary, for implementing the Union’s financial assistance through an action falling within the scope of the IPA II Implementing Regulation;
„Participating countries“ means the IPA II beneficiaries alone or the IPA II beneficiaries together with the Member State(s) or with the countries falling within the scope of the European Neighbourhood Instrument participating in a multi-annual programme for cross-border cooperation jointly drawn up by the participating countries;
„Recipient“ means a grant beneficiary (including a twinning contractor), contractor under service, supply or works contract, a beneficiary under cross-border cooperation programmes, a contracting party to a delegation agreement under indirect management or any natural or legal person that receives IPA II assistance;
„Financial year“ means the period from 1 January to 31 December of one given year.
Article 4 Purpose and scope
In order to promote co-operation between the Parties and to assist the IPA II beneficiary in its progressive alignment with the standards and policies of the Union, including the acquis, with a view to Union membership, the Parties agree to implement actions in the following policy areas as applicable to the IPA II beneficiaries with a view of achieving the objectives as set out in Articles 1 and 2 of the IPA II Regulation:
reforms in preparation for Union membership and related institution- and capacity building;
socio-economic and regional development;
employment, social policies, education, promotion of gender equality, and human resources development;
agriculture and rural development;
regional and territorial cooperation.
The actions shall be financed and implemented within the legal, administrative and technical framework laid down in this Agreement and as further detailed in Sectoral Agreements and/or Financing Agreements, if any.
Where the European Regional Development Fund contributes to programmes or measures established under the IPA II Regulation for cross-border cooperation between IPA II beneficiaries and Member States pursuant to Article 9(2) of the IPA II Regulation, such assistance shall be implemented according to the IPA II Implementing Regulation.
Where IPA II assistance contributes to transnational and interregional cooperation programmes or measures established under Regulation (EU) No 1299/2013 of the European Parliament and the Council pursuant to Article 9(3) of the IPA II Regulation, such assistance shall be implemented according to that Regulation.
Where IPA II assistance contributes to cross-border cooperation programmes or measures established under Regulation (EU) No 232/2014 of the European Parliament and the Council and pursuant to Article 9(4) of the IPA II Regulation, such participation shall be implemented according to that Regulation.
Where appropriate, IPA II assistance may contribute to programmes or measures which are introduced as part of a macro-regional strategy.
The IPA II beneficiary’s administration shall take all necessary steps to facilitate the implementation of the related programmes.
Article 5 General principles for financial assistance
The following principles shall apply to Union financial assistance under IPA II:
It shall respect the principles of coherence, complementarity, coordination, partnership and concentration;
It shall be consistent with Union policies and shall support progressive alignment to the acquis;
It shall comply with the budgetary principles laid down in Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 of the European Parliament and of the Council (hereinafter referred to as the „Financial Regulation“) and Commission Delegated Regulation (EU) No 1268/2012 (hereinafter referred to as the „Rules of Application of the Financial Regulation“);
It shall be consistent with the needs identified in the enlargement process and the absorption capacities of the IPA II beneficiary. It shall also take account of lessons learned under previous assistance;
The ownership of the programming and implementation of assistance by the IPA II beneficiary shall be strongly encouraged and adequate visibility of IPA II assistance shall be ensured;
Actions shall be planned, with clear and verifiable objectives, which are to be achieved within a given period; the results obtained should be assessed through specific, measurable, agreed, realistic and time related (SMART) indicators;
Any discrimination based on sex, racial or ethnic origin, religion or belief, disability, age or sexual orientation shall be prevented during the implementation of assistance;
The objectives of pre-accession assistance shall be consistent with the principle of sustainable development, including climate change mitigation and adaptation.
Assistance to the IPA II beneficiary shall be provided in accordance with the enlargement policy framework defined by the European Council and the Council and shall take due account of the Communication on the Enlargement Strategy and the Progress Reports comprised in the annual enlargement package of the Commission, as well as of the relevant resolutions of the European Parliament.
In accordance with the specific objectives set out in Article 2(1) of the IPA II Regulation, the thematic priorities for providing assistance according to the needs and capacities of the IPA II beneficiaries are set out in Annex I to this Agreement. Each of those thematic priorities may contribute to the attainment of more than one specific objective.
In accordance with the specific objective set out in point (d) of Article 2(1) of the IPA II Regulation, assistance shall support cross-border cooperation, both between the IPA II beneficiaries and between them and Member States or countries under the European Neighbourhood Instrument, with a view to promoting good neighbourly relations, fostering Union integration and promoting socio-economic development. The thematic priorities for assistance for territorial cooperation are set out in Annex J to this Agreement.
IPA II assistance shall be provided on the basis of country or multi-country indicative strategy papers (hereafter referred to as the „strategy papers“), established for the duration of the Union’s multiannual financial framework for the period from 2014 to 2020, by the Commission in partnership with the IPA II beneficiaries.
The provision of IPA II assistance shall be subject to the fulfilment of the IPA II beneficiary’s obligations under this Agreement and under Sectoral Agreements and Financing Agreements, if any.
Article 6 Principle of ownership
The ownership of the programming and implementation of IPA II assistance lies primarily with the IPA II beneficiary.
The IPA II beneficiary shall appoint a National IPA Co-ordinator (NIPAC), who shall be the main counterpart of the Commission for the overall process of: strategic planning, coordination of programming, monitoring of implementation, evaluation and reporting of IPA II assistance.
The NIPAC shall:
ensure coordination within the IPA II beneficiary’s administration and with other donors and a close link between the use of IPA II assistance and the general accession process;
co-ordinate the participation of IPA II beneficiaries in the relevant territorial cooperation programmes, namely cross-border cooperation programmes referred to in Article 27 of the IPA II Implementing Regulation as well as, if appropriate, transnational or interregional cooperation programmes established and implemented under Regulation (EU) No 1299/2013 and cross-border cooperation programmes established and implemented under Regulation (EU) No 232/2014. The NIPAC may delegate this coordination task to a territorial cooperation co-ordinator or operating structure as appropriate;
endeavour that the IPA II beneficiary’s administration takes all necessary steps to facilitate the implementation of the related programmes.
The NIPAC shall be a high-ranking representative of the government or the national administration of the IPA II beneficiary with the appropriate authority.
To provide a strengthened basis for the management of pre-accession assistance and national funds, the Commission and the IPA II beneficiary shall engage in a dialogue on public financial management. In this respect, the Commission shall assess the level of compliance of the administration of the IPA II beneficiary with the principles of an open and orderly public financial management system. Where the administration complies with those requirements only in part, the IPA II beneficiary and the Commission shall agree on the necessary measures to address the identified deficiencies.
Article 7 Methods of Implementation
IPA II assistance in the Republic of Serbia shall be implemented by the Commission as provided for in the Financial Regulation under:
direct management by the Commission departments, including its staff in Union Delegations and/or through executive agencies as defined in point (a) of Article 58(1) of the Financial Regulation;
indirect management, whereby the Commission entrusts budget implementation tasks of certain programmes or actions to the IPA II beneficiary as defined in point (i) of point (c) of Article 58(1) of the Financial Regulation while retaining overall final responsibility for general budget implementation in accordance with Article 58(2) of the Financial Regulation;
indirect management with entities other than IPA II beneficiaries as defined in points (ii), (iii), (v) to (vii) of point (c) of Article 58(1) of the Financial Regulation;
shared management with Member States as defined in point (b) of Article 58(1) of the Financial Regulation for cross-border cooperation programmes involving Member States of the European Union and implemented in accordance with the IPA II Implementing Regulation.
Article 8 Financing Agreements
Where required by the related financing decision, the Commission and the IPA II beneficiary shall conclude a Financing Agreement in accordance with Article 6 of the IPA II Implementing Regulation.
Financing Agreements shall provide, inter alia, the terms on which the IPA II assistance shall be managed, including the applicable methods of implementation, aid intensities, implementation deadlines as well as the rules on eligibility of expenditure.
Where programmes are implemented under indirect management by the IPA II beneficiary, Financing Agreements shall include the required provisions of Article 40 of the Rules of Application of the Financial Regulation and shall lay down the provisions defining ex-ante controls on key grant award and procurement procedures, if any, to be performed by the Union Delegation or the Commission as well as controls and supervision, if any, to be conducted by the Union Delegation or the Commission.
For cross-border cooperation programmes between IPA II beneficiaries or IPA beneficiaries and countries under the European Neighbourhood Instrument, a single Financing Agreement may be signed by the Commission and all the participating countries in a particular programme.
The rules for implementation of cross-border cooperation programmes between one or more Member States and one or more IPA II beneficiaries shall be set out in the Financing Agreement for a given cross-border cooperation programme to be signed between the IPA II beneficiary, the Commission and, where applicable, the Member State hosting the managing authority of that cross-border cooperation programme.
In accordance with Article 26 of Regulation (EU) No 1299/2013, the programme implementation conditions governing the financial management as well as the programming, monitoring, evaluation and control of the participation of third countries, through a contribution of IPA II resources to transnational and interregional cooperation programmes established and implemented under that Regulation between Member States and one or more IPA II beneficiaries, shall be established in the relevant cooperation programme and also, where necessary, in the financing agreement between the Commission, the governments of the third countries concerned and the Member State hosting the managing authority of the relevant cooperation programme while ensuring that those conditions are consistent with the Union’s cohesion policy rules.
This Framework Agreement shall apply to all Sectoral and Financing Agreements concluded between the Parties for financial assistance under IPA II. Where they exist, Sectoral Agreements related to a given policy area or a programme shall apply to all Financing Agreements concluded under that policy area or programme. Where there is no Financing Agreement, the rules included in this Agreement shall apply.
Article 9 Sectoral Agreements
Further details concerning rural development programmes under the policy area agriculture and rural development complementing this Agreement will be laid down in the respective Sectoral Agreements, which will, among other aspects, set out measures through which assistance will be implemented.
The following structures and authorities shall be established by the IPA II beneficiary in the event of indirect management:
the National IPA Co-ordinator (NIPAC);
the National Authorising Officer (NAO);
the operating structures.
The operating structure for rural development programmes under the policy area agriculture and rural development shall consist of the following separate authorities, operating in close cooperation:
the Managing Authority, being a public body acting at national level, to be in charge of preparing and implementing the programmes, including selection of measures and their publicity, the coordination, evaluation, monitoring and reporting of the programme concerned and managed by a senior official with exclusive responsibilities; and
the IPA Rural Development (IPARD) Agency with functions of a similar nature as a paying agency in the Member States being in charge of publicity, selection of projects as well as authorisation, control and accounting of commitments and payments and the execution of payments.
(2) The NAO shall establish a management structure composed of a National Fund and a support office for the NAO.
(3) The IPA II beneficiary shall provide for an audit authority.
The IPA II beneficiary shall ensure adequate segregation of duties between and within the structures and authorities referred to in paragraphs (1) to (3). Duties are segregated when different tasks related to a transaction are allocated to different staff, thereby helping to ensure that each separate task has been properly undertaken.
Article 11 Functions and responsibilities of the structures and authorities
(1) The structures and authorities mentioned in Article 10 shall be assigned functions and responsibilities as set out in Annex A to this Agreement and shall comply with the internal control framework of Annex B to this Agreement.
The IPA II beneficiary shall immediately inform the Commission of any substantial changes concerning the structures and authorities mentioned in Article 10.
(2) Policy area or programme specific assignments of functions and responsibilities may be set out in Sectoral or Financing Agreements in line with the basic approach chosen for the assignment of functions and responsibilities as set out in Annex A to this Agreement.
(3) Where under indirect management by the IPA II beneficiary specific persons and/or entities have been given responsibility for an activity in relation to the management, implementation, control, supervision, monitoring, evaluation, reporting or audit of programmes, the IPA II beneficiary shall enable such persons and/or entities to exercise the duties associated with that responsibility. This includes, in particular, the cases where there is no hierarchical link between such persons and/or entities and the bodies participating in that activity. The IPA II beneficiary shall, in particular, provide those persons and/or entities with the authority to establish:
formal working arrangements between them and the bodies concerned;
an appropriate system for the exchange of information between them and the bodies concerned, including the power to require information and a right of access to documents and staff on the spot, if necessary;
the standards to be met and the procedures to be followed.
TITLE II SPECIFIC PROVISIONS RELATING TO ENTRUSTING THE IPA II BENEFICIARY WITH BUDGET IMPLEMENTATION TASKS
The Commission entrusts budget implementation tasks to the IPA II beneficiary by concluding a Financing Agreement.
When managing IPA II funds, the IPA II beneficiary shall respect the principles of sound financial management, transparency and non-discrimination, and shall ensure the visibility of IPA II assistance. The IPA II beneficiary shall guarantee a level of protection of the financial interests of the European Union equivalent to that required under the Financial Regulation when managing IPA II funds, with due consideration for:
the nature of the tasks entrusted to them and the amounts involved;
the financial risks involved;
the level of assurance stemming from their systems, rules and procedures together with the measures taken by the Commission to supervise and support the implementation of the tasks entrusted to them.
In order to protect the financial interests of the Union, the IPA II beneficiary shall:
set up and ensure the functioning of an effective and efficient internal control system;
use an accounting system that provides accurate, complete and reliable information in a timely and regular manner clearly distinguishing costs accepted and payments made;
provide for that the structures and authorities referred to in Article 10(1) and (2) are subject to an independent external audit, performed in accordance with internationally accepted auditing standards by an audit authority functionally independent of the structures and authorities concerned;
apply appropriate rules and procedures for providing financing from IPA II assistance through grants, procurement and financial instruments.
The IPA II beneficiary shall further:
ensure, in accordance with Article 23, the ex-post publication of information on recipients of IPA II assistance;
ensure a reasonable protection of personal data as laid down in Directive 95/46/EC of the European Parliament and the Council and Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and the Council .
Where substantial changes are made to the systems or rules of the IPA II beneficiary or to the procedures that relate to the management entrusted to the IPA II beneficiary of Union funds, the IPA II beneficiary shall inform the Commission thereof without delay. The Commission shall review the financing agreements concluded with the IPA II beneficiary in order to ensure continued fulfilment of the requirements set out in paragraph 3.
Article 13 Entrusting budget implementation tasks
The NAO, on behalf of the IPA II beneficiary, shall be responsible for submitting to the Commission a request for being entrusted with budget implementation tasks under a given programme or measure.
Before submitting the request referred to in paragraph 1, the NAO shall ensure that the management structure and the relevant operating structure(s) satisfy the requirements of points (a), (b) and (d) of Article 12(3) and those of Annex B to this Agreement. In doing so the NAO may rely on results of an ex-ante assessment carried out with regard to a national accreditation decided pursuant to Council Regulation (EC) No 1085/2006 or a previous Financing Agreement.
When the NAO cannot rely on a previous ex-ante assessment the request shall be supported by an audit opinion on the management structure and the operating structure(s), drawn up by an external auditor independent from the structures and authorities under Article 10(1) and (2) and be based on examinations conducted according to internationally accepted auditing standards.
The request shall be accompanied by a confirmation made by the NAO, the NIPAC and the head of the audit authority that they are ready to carry out the functions and responsibilities assigned to them in Annex A to this Agreement.
Before the Commission entrusts budget implementation tasks of IPA II assistance, it shall review the request referred to in paragraph 1 of this Article and the established structures and authorities referred to in Article 10 and shall, for the purposes of the ex-ante assessment pursuant to Article 61(1) of the Financial Regulation, obtain evidence that the requirements set out in points (a) to (d) of Article 12(3) and those of Annex B to this Agreement are fulfilled. This review may include on-the-spot verifications by the Commission.
For entrusting budget implementation tasks of IPA II assistance, the Commission may rely on an ex-ante assessment carried out with regard to an earlier Financing Agreement with the IPA II beneficiary or an ex-ante assessment carried out with regard to the conferral of management powers decided under Regulation (EC) No 1085/2006. On the request of the Commission, the IPA II beneficiary shall provide additional evidence if those assessments do not address all the requirements.
After the Commission has entrusted budget implementation tasks, the NAO shall monitor the continued fulfilment by the management structure and operating structure(s) of the applicable requirements set out in points (a), (b) and (d) of Article 12(3) and Annex B to this Agreement. In case of failure to satisfy these requirements, the NAO shall inform the Commission with copy to the NIPAC without delay and shall take any appropriate safeguard measures regarding payments made or contracts signed.
In addition, the NAO shall take all necessary steps in order to ensure the renewed fulfilment of the requirements referred to in paragraph 1.
Article 15 Suspension or termination of parts of the Financing Agreement concerning the entrusted budget implementation tasks
The Commission shall monitor the compliance with Articles 12(3) and 51(1) and may take appropriate remedial measures, including the suspension or termination of parts of the Financing Agreement at any time, if the requirements are no longer fulfilled.
Where the Commission suspends or terminates parts of the Financing Agreement concerning the entrusted budget implementation tasks, the following provisions shall apply:
the Commission may interrupt transfers of funds to the IPA II beneficiary;
new legal commitments made by the operating structure concerned after the notification of the suspension or termination shall not be considered eligible for IPA II assistance;
without prejudice to any other financial corrections, the Commission may make financial corrections as laid down in Article 43 on the transactions affected by previous non-compliance with the requirements for entrusting budget implementation tasks.
The Sectoral or Financing Agreement may lay down further provisions concerning the suspension or termination of those parts concerning entrusted budget implementation tasks.
SECTION III RULES FOR PROGRAMMING
IPA II assistance shall be provided on the basis of strategy papers, established for the duration of the Union’s Multi-annual Financial Framework by the Commission in partnership with the IPA II beneficiary. That assistance shall be implemented through programmes and measures as referred to in Articles 2 and 3 of the Common Implementing Regulation. Implementation shall, as a rule, take the form of annual or multi-annual, country specific or multi-country programmes, as well as cross-border co-operation programmes established in accordance with the strategy papers and drawn up by the IPA II beneficiary and/or the Commission, as appropriate, and adopted by the Commission.
Annual or multi-annual, country or multi-country programmes shall be based on action documents save for where otherwise provided for in this agreement. The action documents shall be prepared at national level by the relevant authorities designated by the IPA II beneficiary save for multi-country programmes which are prepared by the Commission in consultation with the IPA II beneficiaries. The NIPAC shall ensure that the objectives set out in the actions or programmes proposed by the IPA II beneficiary are coherent with the objectives in the country strategy papers and take due account of the relevant macro-regional and sea basin strategies. Where programming documents are prepared by the IPA II beneficiary, the NIPAC shall coordinate the preparation of the documents and submit them to the Commission.
In accordance with Article 5(6) of the IPA II Regulation, the Commission shall encourage coordination among the relevant stakeholders when preparing assistance. In accordance with the principle of ownership of Article 6 of this Agreement, the IPA II beneficiary shall ensure that relevant stakeholders, including civil society organisations and local authorities are or have been duly consulted and have timely access to relevant information allowing them to play a meaningful role in the programming process, in cooperation with the Commission where appropriate.
Assistance may be granted to support the participation of the IPA II beneficiary in Union programmes and Union agencies. The participation of the IPA II beneficiary in Union programmes shall follow the specific terms and conditions set out for each such programme in an agreement concluded between the Commission and the IPA II beneficiary, in accordance with the agreements establishing the general principles for participation of the IPA II beneficiaries in Union programmes.
The IPA II assistance under rural development programmes in the policy area agriculture and rural development shall be provided on the basis of relevant priorities set out in the country strategy papers, through a pre-defined set of measures further specified in the Sectoral Agreement. The implementation shall take the form of multi-annual rural development programmes with split commitments in accordance with Article 189(3) of the Financial Regulation, drawn up at national level and covering the entire period of the IPA II implementation. The programme shall be prepared by the Managing Authority as specified in point (i) of Article 10(1)(c) of this Agreement to be submitted to the Commission after consulting the appropriate interested parties.
Assistance under the rural development programmes shall contribute to achieving the following objectives:
In view of Union priorities for rural development, by means of developing human and physical capital, to increase the food-safety of the IPA II beneficiary and the ability of the agri-food sector to cope with competitive pressure as well as to progressively align the sector with Union standards, in particular those concerning hygiene and environment, while pursuing balanced territorial development of rural areas.
Channelling investment support through management and control systems which are compliant with good governance standards of a modern public administration and where the relevant country structures apply standards equivalent to those in similar organisations in the Member States of the European Union.
Article 17 Adoption and amendments of programmes
After the adoption of the programme, the programme may, if necessary, be amended in accordance with Article 2 of the Common Implementing Regulation in order to take into account new information and results relating to the implementation of the actions concerned, including the results of monitoring and evaluation, as well as the need to adjust the amounts of assistance available. Any proposal for amendments submitted by the IPA II beneficiary shall be duly substantiated and shall include at least the following information: the text of the amended programme, the reasons for the proposed amendment, the expected effects of the amendment and the amended financial and action/activity/measure tables, where the proposed amendments are of a financial nature.
The IPA II beneficiary shall propose amendments to programmes whenever necessary to reflect changes in the relevant Union legislation or where changes in conditions for implementation so require.
The detailed provisions for preparation, adoption and amendments of the programmes as provided in the relevant documents and instructions prepared by the Commission shall be applied.
SECTION IV RULES FOR IMPLEMENTATION
Assistance under all IPA II policy areas shall be managed in accordance with the rules for external action contained in Title IV of Part Two of the Financial Regulation and its Rules of Application.
All service, supplies, and work contracts and grant agreements shall be awarded and implemented in accordance with the procedures and standard documents laid down and published by the Commission for the implementation of external actions, in force at the time of the launch of the procedure in question, unless otherwise provided for in Sectoral or Financing Agreements.
Results of tender procedures as well as grant and prize awards shall be published in accordance with the rules referred to in paragraph 1 and as further specified in Article 23.
In case of indirect management by the IPA II beneficiary, within one month after the entry into force of the respective Financing Agreement, the NAO shall provide a procurement plan/financial forecasts for the programme or action implemented under the Financing Agreement to the Commission. This obligation shall not apply to IPA II assistance under rural development programmes in the policy area agriculture and rural development.
As regards procurement, the national law of the IPA II beneficiary transposing Directive 2014/24/EU shall be considered equivalent to the rules applied by the Commission in accordance with the Financial Regulation. The Commission may accept such national law to be applied for the implementation of IPA II assistance subject to the terms of the relevant provision in the Financing Agreement.
Article 19 Rules on nationality and origin for public procurement, grant and other award procedures
(1) Participation in the award of procurement contracts, grants and other award procedures for actions financed under IPA II shall be open to all natural persons who are nationals of, and legal persons which are effectively established in the following countries (hereafter referred to as „eligible countries“), and to International Organisations:
Member States, IPA II beneficiaries, contracting parties to the Agreement on the European Economic Area and partner countries covered by the European Neighbourhood Instrument; and
countries for which reciprocal access to external assistance is established by the Commission. Reciprocal access may be granted, for a limited period of at least one year, whenever a country grants eligibility on equal terms to entities from the Union and from countries eligible under IPA II. Before the Commission decides on the reciprocal access and on its duration, it will consult the IPA II beneficiary.
Legal persons may include civil society organisations, such as non-governmental non-profit organisations and independent political foundations, community based organisations and private sector non-profit agencies, institutions and organisations and networks thereof at local, national, regional and international level as long as they are capable of having legal rights and duties in accordance with the respective national laws.
If actions are jointly co-financed with a partner or other donor, or through a trust fund established by the Commission, countries which are eligible under the rules of that partner, other donor or Member State or determined in the trust fund constitutive act shall also be eligible.
If actions are implemented in indirect management through one of the entrusted bodies listed in points (ii) to (viii) of Article 58(1)(c) of the Financial Regulation, the countries which are eligible under the rules of that body shall also be eligible.
If actions are jointly financed by IPA II and by another instrument for external action, including the European Development Fund, the countries identified under both IPA II and the other instrument shall be considered eligible for the purpose of those actions.
In case of actions of a global, regional or cross-border nature financed by IPA II, the countries, territories and regions covered by the action may be considered eligible for the purpose of that action.
All supplies purchased under a procurement contract, or in accordance with a grant agreement, financed under IPA II shall originate from an eligible country.
However, they may originate from any country when the amount of the supplies to be purchased is below the threshold for the use of the competitive negotiated procedure. For the purposes of this article, the term „origin“ is defined in Article 23 and 24 of Council Regulation (EEC) N°2913/92.
The rules under this article do not apply to, and do not create nationality restrictions for natural persons employed or otherwise legally contracted by an eligible contractor or, where applicable, subcontractor.
In order to promote local capacities, markets and purchases, priority shall be given to local and regional contractors when the Financial Regulation provides for award on the basis of a single tender. In all other cases, participation of local and regional contractors shall be promoted in accordance with the relevant provisions of the Financial Regulation.
Eligibility as defined in this article may be further restricted in the Financing Agreement with regard to the nationality, geographical location or nature of applicants, where such restrictions are required by the specific nature and the objectives of the action and where they are necessary for its effective implementation, in particular to participation in award procedures in case of cross-border cooperation actions as referred to in Article 63.
Tenderers, applicants and candidates from non-eligible countries or goods from non-eligible origin may be accepted eligible by the Commission in case of urgency or of unavailability of products and services in the markets of the countries concerned, or in other duly substantiated cases where application of the eligibility rules would make the realisation of a project, programme or action impossible or exceedingly difficult.
Natural and legal persons who have been awarded contracts shall comply with applicable environmental legislation including multilateral environmental agreements, as well as internationally agreed core labour standards.
Article 20 Participation in Union programmes and agencies
In case of participation in Union programmes and agencies, implementation shall consist of payment to the programme or agency budget by the IPA II beneficiary. The respective country or multi-country programme may foresee contributions to the cost of the IPA II beneficiaries’ participation in Union programmes and agencies.
The Commission may decide to grant budget support to the IPA II beneficiary. Such support shall be implemented under direct management. Complementary support accompanying budget support can be provided under direct management, under indirect management with the IPA II beneficiary or under indirect management with other entities than the IPA II beneficiary, as applicable.
Disbursement of budget support shall be conditional on satisfactory progress being made towards achieving the objectives agreed with the IPA II beneficiary and provided for in the Financing Agreement.
The detailed provisions concerning the eligibility criteria covering stable macro-economic framework, sound public financial management, transparency and oversight of the budget and national/sector policies and reforms as well as risk assessment and preparation, implementation and follow-up of budget support are provided in the relevant documents and instructions prepared by the Commission which are applicable for the purposes of implementing IPA II assistance through budget support.
Article 22 Implementation principles for twinning
Actions may be implemented through twinning whereby the selected Member State administrations agree to provide the requested public sector expertise. Twinning shall be set up in the form of a grant to cover the reimbursement of the expenses incurred by the Member State(s) involved and may in particular provide for the long term secondment of a pre-accession advisor assigned to provide full time counsel to the administration of the IPA II beneficiary, hereinafter referred to as resident twinning advisor (RTA). The IPA II beneficiary shall make available adequate office facilities to the RTA.
The twinning grant shall be established in accordance with relevant provisions of Part One, Title VI on grants of the Financial Regulation and its Rules of Application.
A twinning manual, applicable to all twinnings, has been established by the Commission and is updated regularly.
TITLE II TRANSPARENCY AND VISIBILITY
The IPA II beneficiary commits towards increased transparency and accountability in the delivery of assistance, including by publicly disclosing information on assistance volume and allocation, ensuring that data is internationally comparable and can be easily accessed shared and published. Any actor implementing IPA II assistance shall fulfil the requirements on information, publicity and transparency, and ensure the appropriate EU visibility of the actions.
In case of indirect management by the IPA II beneficiary, the operating structures shall be responsible for publishing information on recipients of IPA II assistance in the following way:
The publication shall be made according to a standard presentation, in a dedicated and easily accessible place of the IPA II beneficiary’s internet site. If such internet publication is impossible, the information shall be published by any other appropriate means, including the official journal of the IPA II beneficiary;
Publication shall take place no later than 30 June of the year following the financial year in which the funds were awarded;
The IPA II beneficiary shall communicate to the Commission the address of the internet site where the information was published. If the information is published by any other appropriate means, the IPA II beneficiary shall give the Commission full details of the means used. Reference shall be made to this location in the dedicated place of the internet site of the Commission;
The operating structures shall ensure that the recipient is informed that it will be included in the published list of recipients. Any personal data included in this list shall be processed in accordance with the requirements of Regulation (EC) No 45/2001, and with due observance of the requirements of confidentiality and security.
The IPA II beneficiary shall publish the name and locality of the recipient, the amount awarded and the nature and purpose of the awarded contract. The locality of a legal person shall be its address. The locality of a natural person shall be a region at NUTS 2 level.
The information referred to in the second sub-paragraph shall only be published for prizes, grants and contracts which have been awarded as a result of contests, grant award procedures or public procurement procedures. The information shall not be published for contracts below the threshold referred to Article 137(2) of the Rules of Application of the Financial Regulation.
As far as data referring to natural persons are concerned, the names shall be replaced by „natural person“ two years after the end of the financial year in which the funds were awarded. The same shall apply to personal data referring to legal persons for whom the official title identifies one or more natural persons.
Publication of names of natural persons shall be waived if such publication risks violating their fundamental rights or damaging their commercial interests.
The IPA II beneficiary shall present a list of data to be published concerning natural persons with justification for proposed waivers of publication to the Commission which must grant prior approval to this list. Where necessary, the Commission shall complete the locality of the natural person limited to a region at NUTS 2 level.
Publication of contracts may be waived if such publication risks harming the commercial interests of contractors or grant beneficiaries. The IPA II beneficiary shall present a list with such justifications to the Commission which must grant prior approval to such publication waiver.
In case of indirect management by the IPA II beneficiary, the relevant bodies shall, in accordance with the procedures and standard documents laid down and published by the Commission for the implementation of external actions, in force at the time of the launch of the procedure in question, prepare a contract award notice, once the contract has been signed, and send it to the Commission for publication unless otherwise provided for in the Financial Regulation and further specified in Sectoral Agreements. The contract award notice may also be published by the IPA II beneficiary in the relevant media.
The strategy papers and programmes as well as any revision thereof, shall be public documents, where applicable, and shall be made available to the general public and civil society.
Article 24 Visibility and communication
The Commission and the IPA II beneficiary shall agree on a coherent plan of visibility and communication activities to make available, and actively publicise information about programmes and actions under IPA II assistance in the Republic of Serbia. The procedures for implementing such activities shall be specified in the Sectoral or Financing Agreements.
In case of direct management, implementation of the activities referred to in paragraph 1 shall be the responsibility of the Commission with the assistance of the IPA II beneficiary.
In case of indirect management by the IPA II beneficiary, and for cross-border cooperation programmes referred to in points (b) and (c) of Article 63(2), implementation of the activities referred to in paragraph 1 shall be the responsibility of the operating structure(s) of the IPA II beneficiary(ies).
Visibility and communication activities shall demonstrate how the particular action contributes to the agreed programme objectives and the accession process and shall be aimed at strengthening general public awareness as well as support of actions financed and of the objectives pursued. The visibility and communication activities shall aim at highlighting to the relevant target audiences the added value and impact of the Union programmes and actions. Visibility activities shall also promote transparency and accountability on the use of funds.
The IPA II beneficiary shall report on its visibility and communication activities to the IPA monitoring committee and the sectoral monitoring committees.
TITLE III DATA PROTECTION AND CONFIDENTIALITY
The IPA II beneficiary shall ensure a reasonable protection of personal data. Personal data means any information related to a natural person. Any operation performed upon personal data, such as collection, recording, organisation, storage, adaption or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure, erasure or destruction, shall be based on rules and procedures of the IPA II beneficiary and shall only be done as far as it is necessary for the implementation of the IPA II assistance.
In particular, the IPA II beneficiary shall take appropriate technical and organisational security measures concerning the risks inherent in any such operation and the nature of the information relating to the natural person concerned, in order to:
Prevent any unauthorised person from gaining access to computer systems performing such operations, and especially unauthorised reading, copying, alteration or removal of storage media; unauthorised data input as well as any unauthorised disclosure, alteration or erasure of stored information;
Ensure that authorised users of an IT system performing such operations can access only the information to which their access right refers;
Design its organisational structure in such a way that it meets the above requirements.
Article 26 Confidentiality
The IPA II beneficiary agrees that the documents possessed by an entity referred to in points (ii) to (iii) of Article 58(1)(c) of the Financial Regulation to which the Commission entrusted budget implementation tasks may be forwarded to the Commission by that entity for the sole purpose of monitoring the execution of those tasks. The Commission shall respect confidentiality arrangements agreed between the IPA II beneficiary and that entity in accordance with the provisions of this Agreement.
Without prejudice to Article 50, the IPA II beneficiary and the Commission shall preserve the confidentiality of any document, information or other material directly related to the implementation of the IPA II assistance that is classified as confidential.
The Parties shall obtain each other’s prior written consent before publicly disclosing such information.
The Parties shall remain bound by the confidentiality until five years after the end of the execution period.
TITLE IV GRANTING OF FACILITIES AND TAXATION
In order to ensure the effective implementation of programmes under IPA II, the IPA II beneficiary shall take all necessary measures to ensure:
that, in case of service, supplies or works tender procedures as well as grant awards and twinnings, natural or legal persons eligible to participate in award procedures pursuant to Article 19 shall be entitled to temporary installation and residence where the importance or the duration of the contract so warrants. This right shall be acquired only after the procedure has been launched and shall be enjoyed by the managerial and technical staff including RTAs, needed to carry out studies and other preparatory measures to the drawing up of bids/applications/proposals. This right shall expire one month after the decision of contract award;
that tenderers and applicants can submit their bids/applications/proposals without encountering any obstacle such as additional legal, administrative or customs related requirements that impair equal treatment among tenderers or applicants unless such requirements are enshrined in an underlying programme document adopted by the Commission;
that personnel taking part in the implementation of IPA II assistance and members of their immediate family are accorded no less favourable benefits, privileges and exemptions than those usually granted to other international or expatriate staff employed in the Republic of Serbia, under any other bilateral or multilateral agreement or arrangements for assistance and technical co-operation;
that personnel taking part in the implementation of IPA II assistance and members of their immediate family are allowed to enter the Republic of Serbia, to establish themselves in the Republic of Serbia, to work there and to leave the Republic of Serbia, as the nature of the underlying contract so justifies;
the granting of all permits necessary for the importation of goods, in particular professional equipment, required for the execution of the underlying contract, subject to existing laws, rules and regulations of the IPA II beneficiary;
that imports carried out under IPA II will be exempted from all charges;
the granting of all permits necessary for the re-export of the above goods, once the underlying contract has been fully executed;
the granting of authorisations for the import or acquisition of the foreign currency necessary for the implementation of the underlying contract and the application of national exchange control regulations in a non-discriminatory manner to contractors, regardless of their nationality or place of establishment;
the granting of all permits necessary to repatriate funds received in respect of the action financed under IPA II, in accordance with the foreign exchange control regulations in force in the Republic of Serbia;
that transactions necessary for carrying out contracts financed under IPA II will be exempted from procedures requiring the transfer of the payment for goods and/or services to their contractors abroad through banks or financial institutions operating in the Republic of Serbia.
The IPA II beneficiary shall ensure full co-operation of all relevant authorities. It will also ensure access to state-owned companies and other governmental institutions, which are involved or are necessary in the implementation of a programme or in the execution of the contract.
After the entry into force of this Agreement the IPA II beneficiary shall adopt or amend the legislation and/or enabling acts necessary to enforce the requirements of the procedures laid down in this article while keeping these procedures as simple, reasonable and time efficient as possible.
Article 28 Rules on taxes, customs duties and other fiscal charges
(1) Except where otherwise provided for in a Sectoral Agreement or a Financing Agreement, taxes, customs and import duties and levies and/or charges having equivalent effect are not eligible under IPA II. This rule shall also apply to co-financing provided by the IPA II beneficiary and recipients of IPA II assistance.
(2) The following provisions shall apply:
All imports by Union contractors shall be allowed to enter the Republic of Serbia without being subject to customs or import duties, Value Added Tax (VAT), excise duties and other special consumption taxes or to any other similar tax, duties or charges having equivalent effect. Such exemption shall only be applied to imports in connection with the goods supplied and/or services rendered and/or works executed by the Union contractors under a Union contract. The Republic of Serbia shall ensure that the imports concerned will be released from the point of entry for delivery to the Union contractors as required by the provisions of the contract and for immediate use as required for the normal implementation of the contract, without any delays or disputes over the settlement of the above mentioned duties, taxes or charges;
Union contractors shall be exempted from VAT for any service rendered and/or goods supplied and/or works executed under the Union contract. Goods supplied or services rendered or works executed by a contractor to the Union contractor shall also be exempted from VAT in so far that they are connected with the objectives and activities under the Union contract;
The exemption provided for in paragraph (b) shall in principle be put into effect through ex-ante exemption. Where this is not technically and/or practically feasible, it shall be put into effect through refund/offsetting.
Where ex-ante exemption applies, the Union contractor or the contractor supplying goods and/or rendering services and/or executing works for a Union contractor, shall issue an invoice exclusive of VAT for which the IPA II beneficiary shall ensure that an effective mechanism and procedures for VAT ex-ante exemption has been put in place beforehand.
Where the refund procedure applies, Union contractors and contractors of Union contractors shall be able to obtain a VAT refund directly from the tax administration upon submission of a written request to the tax administration accompanied by the necessary documentation required under the Republic of Serbia law for the refund of VAT.
The Union contractor and contractors of Union contractors shall be entitled to offset or deduct any input VAT paid in connection with the goods supplied and/or services rendered and/or works executed under IPA II assistance which are exempted from VAT, as provided in this Agreement, against any VAT collected by them for any of their ordinary business transactions outside IPA II.
The tax administration shall complete any request for exemption, tax refund, and offsetting within a maximum of 30 calendar days without any cost other than minimum and reasonable administrative fees;
Profit or income arising from Union contracts shall be taxable in the Republic of Serbia in accordance with the national/local tax system. However, natural and legal persons, including expatriate staff and RTAs, resident or established in the Member States of the European Union or other countries eligible under IPA II other than the IPA II beneficiary, executing Union contracts shall be exempted from profit or income tax in the Republic of Serbia, including withholding and provisional or temporary taxes.
A Union grant to a grant beneficiary shall not be construed as a profit or income to that grant beneficiary. Where a profit is generated from a grant contract, the Commission shall be entitled to recover the percentage of the profit in accordance with the terms of the underlying contract. The remaining profit may be taxable according to the national/local tax system;
Expenditures of the Union contractors shall be relieved from special consumption taxes or excise duties or from any other taxes or charges having equivalent effect for the expenditure in connection with the goods supplied and/or services rendered and/or works executed by that Union contractor under the Union contract;
Those benefiting from actions and/or contracts and/or activities carried out under IPA II shall be exempted from “Inheritance and Transfer Tax” or any other taxes or charges having equivalent effect resulting from goods and/or rights and/or constructed facilities and/or funds transferred to them without consideration in any way under IPA II;
Personal and household effects imported for personal use by natural persons (and members of their immediate families), other than those recruited locally, carrying out tasks defined in service and/or works and/or grant contracts and/or twinning contracts or covenants, shall be exempted from customs duties, import duties, taxes and levies and/or taxes having equivalent effect and/or deterrent excessive collateral requirements, the said personal and household effects being re-exported or disposed of in the state, in accordance with the regulations in force in the Republic of Serbia after termination of the contract;
Union contracts, contracts signed by Union contractors as well as partners in a consortium or joint venture or co-beneficiaries and affiliated entities in grants shall not be subject to stamp or registration duties, or to any other charge having equivalent effect in the Republic of Serbia. This exemption shall also apply to transactions (including assignment of rights) and documents related to payments made to the Union contractor, including contracts concluded between grant/loan beneficiaries (including their partners, affiliated entities or sub-grant/loan beneficiaries) and their contractors (including their staff or contracted experts), and contracts concluded for incidental and provisional expenditure under service contracts and works contracts respectively;
For the purposes of this Agreement, the term „Union contractor“ shall be construed as natural and legal persons, rendering services and/or supplying goods and/or executing works under a Union contract. The term „Union contractor“ shall also refer to grant/loan beneficiaries (including partners, affiliated entities and sub-grant/loan beneficiaries as well as twinning contractors), partners in a consortium or joint venture, contractors and RTAs under twinning contracts as well as contractors under the Technical assistance and Information exchange instrument (TAIEX);
The term „Union contract“ means any contract or grant contract, including sub-grant/loan contracts and delegation agreements under indirect management, through which an activity is financed under IPA II, including the co-financing by the IPA II beneficiary or recipients of IPA II assistance and which is signed by the European Commission or the IPA II beneficiary or a grant beneficiary. The term „Union contract“ shall also cover provisions of assistance under TAIEX and participation in Union programmes including grants received under Union programmes and co-financing of such grants;
The following charges shall also be exempted for Union contractors implementing a Union contract:
special communication tax;
motor vehicle taxes;
special charges applied by regional or local authorities or special boards in the context of contract execution not proportional with the cost involved in their execution or of having equivalent effect of taxes.
(3) Whenever necessary, the IPA II beneficiary shall adopt or amend the secondary legislation and/or enabling acts necessary to enforce the tax provisions in this Agreement immediately upon its entering into force.
(4) The rules and procedures referred to in this Article shall also apply to any similar tax, duty, levy or charges having equivalent effect, which may be instituted after the date of entry into force of this Agreement in addition to, or in replacement of existing ones.
(5) In case of conflict between the provisions in this Article and the national legislation of the IPA II beneficiary, the provisions of this Agreement shall prevail. In the event of accession to the Union, the IPA II beneficiary will continue to apply the provisions in articles 27 and 28 except where these are incompatible with its obligations under the relevant Union acquis.
An expenditure item financed under the IPA II Regulation shall not be subject to any other financing under the Union budget.
Prior to the conclusion of the relevant Financing Agreement contracts and addenda signed, expenditure incurred by the recipients and payments made by the IPA II beneficiary shall not be eligible for funding under the IPA II Regulation.
The following expenditure shall not be eligible for funding under the IPA II Regulation:
purchase of land and existing buildings, except where justified by the nature of the action in the financing decision;
other expenditure as may be provided for in the Sectoral or Financing Agreements.
The final date for the eligibility of expenditure shall be laid down in the Financing Agreements.
Article 30 Aid intensities and rate of Union contribution
IPA II assistance shall support the implementation of the IPA II beneficiary’ reform efforts as referred to in Article 1 of the IPA II Regulation. Specific programmes and stand-alone actions may require both IPA II beneficiary’ and Union financial contributions.
Where both IPA II beneficiary’ and Union financial contributions are required, the Union contribution shall be calculated in relation to the eligible expenditure, as defined in the Sectoral or Financing Agreements.
TITLE II RULES RELATING TO INDIRECT MANAGEMENT BY THE IPA II BENEFICIARY
Under rural development programmes in the policy area agriculture and rural development the following specific provisions shall apply:
Expenditure for technical assistance to support the preparation of rural development programmes and the setting up of management and control systems may be eligible before the date of adoption of the Commission decision for the approval of the rural development programme, but not earlier than 1 January 2014;
Investment projects under rural development programmes shall remain eligible for Union financing provided they do not, within five years from the final payment by the operating structure, undergo a substantial modification;
In case of standard unit costs, lump sums not exceeding EUR 100 000 of public contribution and flat-rate financing, determined by the application of a percentage to one or several defined categories of costs, the EU is covering only the amounts as laid down for each measure in the programmes and as defined by the respective IPARD Agency in advance of the call for applications.
Article 32 Audit trail
The NAO shall ensure that all relevant information is available to ensure a sufficiently detailed audit trail. This information shall include documentary evidence of the authorisation of payment requests, of the accounting and payment of such requests, and of the treatment of advances, guarantees and debts.
Payment of the Union contribution shall be made within the limits of the funds available.
Payments shall take the form of pre-financing, interim payments and settlement of the final balance. In case of specific programmes and stand-alone actions, where contributions are required from both the Union and the IPA II beneficiary payments of the Union contribution to the financing of the actions concerned shall be calculated by applying the co-financing rate laid down in the financing decision to the eligible expenditure certified in accordance with point (a) of Clause 2(4) of Annex A to this Agreement subject to the maximum amount of the Union contribution set out in the financing decision.
By 15 January and 15 July each year, the IPA II beneficiary shall send to the Commission a forecast of its likely payment request for the financial year concerned and for the subsequent financial year, in relation to all IPA II policy areas and programmes. The Commission may ask for an update of the forecast as appropriate.
Payments by the Commission to the National Fund shall be made within 90 days after the conditions of Articles 34, 35 or 37 are met. This time limit for payment requests may be interrupted by the Commission in order to request all underlying documents necessary to clarify any elements relevant to the statement of expenditure, including information on the reporting of irregularities in accordance with Article 51(2) and Annex H to this Agreement.
Amounts set out in the programmes submitted by the IPA II beneficiary, in statements of expenditure, in payment requests and in expenditure mentioned in the implementation reports shall be denominated in euro. The IPA II beneficiary shall ensure that for the treasury flows between the Commission and the IPA II beneficiary the rate recorded for conversion between euro and national currency is the monthly accounting rate of the euro established by the Commission for the month during which the expenditure paid was recorded in the accounts of the National Fund or the operating structure concerned specified in the relevant Financing Agreement.
Payments by the Commission to the National Fund shall be made, subject to availability of budget appropriations, in euro to the euro account, in accordance with the provisions laid down in Articles 34, 35 and 37 and Sectoral or Financing Agreements. A euro account shall be opened for each programme and shall be used exclusively for transactions relating to that programme.
The IPA II beneficiary shall ensure that recipients receive the total amount of the public contribution in due time and in full. No specific charge or other charge with equivalent effect shall be levied which would reduce these amounts for recipients and the public contribution and assets thus financed shall not be subject to any administrative or judicial confiscation, seizure or similar deductions.
In cases where the balance on the euro account referred to in paragraph 6 is insufficient to cover the payment requests submitted by the recipients pending the receipt of payment from the Commission, the IPA II beneficiary shall use national funds to pre-finance the Union contribution. In these cases the national funds shall be treated as Union funds and paragraph 6 shall apply at the moment when the full payment of the national contribution, if any, and the Union contribution pre-financed from national funds is recorded in the accounts of the National Fund.
The IPA II assistance may only cover expenditure incurred and paid by the IPA II beneficiary in accordance with the eligibility rules as provided for by the Financial Regulation, its Rules of Application, the Common Implementing Regulation, the IPA II Implementing Regulation and Articles 29, 30 and 31 and as laid down in the Sectoral or financing agreements if applicable.
The exchange of information concerning financial transactions between the Commission and the structures and authorities referred to in Article 10 shall, where appropriate, be made by electronic means, using procedures agreed upon between the Commission and the IPA II beneficiary.
Article 34 Pre-financing
The minimum requirements for a pre-financing payment request are the following:
the NAO has notified to the Commission the opening of the euro account concerned;
the relevant Financing Agreement has been concluded and is in force.
The detailed provisions concerning the calculation of pre-financing payments for annual and multi-annual programmes shall be set in the Sectoral and/or Financing Agreements.
The total pre-financing amount shall be cleared at the latest when the programme is closed unless otherwise specified in the Sectoral or Financing Agreement.
Article 35 Interim payments
The minimum requirements for an interim payment are the following:
the NAO has sent to the Commission a payment request including a statement of expenditure detailing incurred and paid costs and including information, where relevant, on pre-financing. The payment request shall also include relevant information on implementation as detailed in the Sectoral or Financing Agreement;
the ceilings for the Union contribution, as laid down in the financing decision, have been respected;
the NIPAC has sent to the Commission the annual report on implementation in accordance with Article 59(1), including the most recent one;
the audit authority has sent to the Commission, in accordance with point (b) of Clause 5(3) of Annex A to this Agreement, the most recent annual audit opinion and annual audit activity report;
the relevant Financing Agreement is in force;
any information requested by the Commission has been provided.
(2) Without prejudice to the annual audit opinion and examination and acceptance of accounts decision, if it appears that the applicable rules have not been complied with, or funds have not been properly used, the payments can be suspended or interrupted in accordance with Article 60(4) of the Financial Regulation and the procedure laid down in the Articles 39 and 40.
The purpose of the examination and acceptance of accounts procedure shall be to ensure that the expenditure incurred and paid by the IPA II beneficiary in the context of indirect management and which may be chargeable to the Union budget is compliant with the applicable Union rules and that the accounts are complete, accurate and true.
The examination and acceptance of accounts procedure shall consist of:
the analysis of the statement of expenditure as submitted by the NAO;
the analysis of the final report on implementation in accordance with Article 59(4);
the analysis of the opinion sent by the audit authority on the statement of expenditure supported, where appropriate, by an audit activity report;
the analysis of relevant documents as referred to in the Sectoral or Financing Agreement and, where appropriate, on-the-spot checks by the Commission, subject to no limitations or restrictions, on the content of those financial reports or statements and on the underlying transactions, including checks made with recipients;
establishment by the Commission of the amount of expenditure recognised as accepted to the Union budget, following, where necessary, a contradictory procedure and after the IPA II beneficiary has been notified;
calculation of the financial correction arising from the difference between declared expenditure and expenditure recognised as accepted to the Union budget;
recovery or repayment by the Commission of the balance arising from the difference between accepted expenditure to the Union budget and the sums already paid to the IPA II beneficiary.
The examination and acceptance of accounts procedure referred to in paragraph 2 is without prejudice to the possibility for the Commission to recover non eligible expenditure at a later stage on the basis of audits or inspections carried out during or after the implementation of the programme.
Article 37 Settlement of the final balance
The minimum requirements for settlement of the final balance are the following:
the NAO has sent to the Commission a final payment application, if applicable, and a final statement of expenditure;
the NIPAC has sent to the Commission the final report on implementation in accordance with Article 59(4);
the audit authority has sent to the Commission, in accordance with point (iii) of Clause 5(3)(b) of Annex A to this Agreement, an opinion on the final statement of expenditure, supported where appropriate by a final audit activity report;
the relevant Financing Agreement is in force;
the Commission has completed the examination and acceptance of accounts procedure as foreseen in Article 36.
Where no request for final payment is made, the NAO has to provide a final financial declaration to the Commission.
Article 38 De-commitment of unused funds in case of multi-annual programmes with split commitments
The Commission shall automatically de-commit any portion of a budgetary commitment for a programme that, by 31 December of the fifth year following that of the budgetary commitment, has not been used for the purpose of pre-financing or making interim payments or for which the NAO has not presented any certified statement of expenditure or any payment application. An earlier deadline may be specified in a Sectoral or Financing Agreement.
The Commission shall inform the NAO in good time whenever there is a risk of de-commitment as referred to in paragraph 1.
Article 39 Interruption of payments
Notwithstanding the time limit[s] for payments set out in Article 33(4), the Commission may interrupt payments to the IPA II beneficiary fully or partially for the purpose of carrying out further checks where:
reliable information comes to the notice of the Commission indicating a significant deficiency in the functioning of the internal control system or that the expenditure certified by the entity concerned is linked to a serious irregularity and has not been corrected;
the interruption is necessary to prevent significant damage to the financial interests of the Union.
The Commission may limit the interruption to the part of the expenditure covered by the payment claim affected by the elements referred to in paragraph 1. The Commission shall inform the IPA II beneficiary immediately of the reason of interruption and shall ask for its immediate observations and to remedy the situation if necessary. The interruption shall be ended by the Commission as soon as the necessary measures have been taken.
Article 40 Suspension of payments
The Commission may suspend payments to the IPA II beneficiary, in particular when systemic errors are detected which call into question the reliability of the internal control systems of the entity concerned or the legality and regularity of the underlying transactions.
The IPA II beneficiary shall be given the opportunity to present its observations within a period of two months before the Commission decides on a suspension in accordance with paragraph 1.
The Commission shall end the suspension when the IPA II beneficiary has taken the necessary measures to remedy the systemic errors.
If the IPA II beneficiary has not taken such measures, the Commission may decide to cancel all or part of the IPA II contribution to the programme in accordance with Article 43.
(1) Any situation as defined in Article 51(5) occurring at any time during the implementation of IPA II assistance or being the result of an audit may lead to the recovery of the funds by the Commission from the IPA II beneficiary.
(2) The NAO shall recover the Union contribution paid to the IPA II beneficiary from those who were in any situation defined in Article 51(5) or benefited from it, in accordance with national recovery procedures for public funds. The fact that the NAO does not succeed in recovering all or part of the funds shall not prevent the Commission from recovering the funds from the IPA II beneficiary.
The NAO shall make financial adjustments where any situation defined in Article 51(5) is detected in actions or programmes, by cancelling all or part of the Union contribution to the actions or programmes concerned. The NAO shall take into account the nature and gravity of the irregularities and the financial loss to the Union contribution.
In order to ensure that the IPA II funds have been used in accordance with the applicable rules, the Commission shall apply the examination and acceptance of accounts procedures as specified in Article 36 and financial correction mechanisms in accordance with Article 17 of the IPA II Implementing Regulation and as detailed in Sectoral or Financing Agreements.
A financial correction may arise from the following:
identification of any situation defined under Article 51(5); or
identification of a weakness or deficiency in the management and control systems of the IPA II beneficiary;
follow up by the Commission on the reports and opinions of the audit authority.
If the Commission finds that expenditure under the programmes covered by IPA II has been incurred and paid in a way that has infringed applicable rules, it shall decide what amounts are to be excluded from Union financing.
The calculation and establishment of any such corrections, as well as the related recoveries, shall be made by the Commission, following the criteria and procedures provided for in paragraphs 5 to 7 of this Article and Articles 36 and 44.
(5) Financial corrections shall be made as appropriate by compensation, in the situations referred to in paragraph 2.
(6) The Commission shall apply the financial corrections on the basis of identification of the amounts unduly spent and on the financial implications for the budget. Where such amounts cannot be identified precisely in order to apply individual corrections, the Commission may apply flat-rate corrections or corrections based on an extrapolation of the findings.
(7) When deciding the amount of a correction, the Commission shall take into account the nature and gravity of any situation defined in Article 51(5) and/or the extent and financial implications of the weaknesses or the deficiencies found in the management and control system in the programme concerned.
(1) Before taking a decision on a financial correction, including the ones taken on the basis of the examination and acceptance of accounts procedure, the Commission shall inform the NAO of its provisional conclusions and request his/her comments within two months.
Where the Commission proposes a financial correction based on an extrapolation of the findings or at a flat rate pursuant to Article 43(6), the IPA II beneficiary shall be given the opportunity to provide information which would allow the Commission to establish the actual extent of any situation defined in Article 51(5), through an examination of the documentation concerned. In agreement with the Commission, the IPA II beneficiary may limit the scope of this examination to a proportion or sample of the documentation concerned. Save for duly justified cases, the time allowed for this examination shall not exceed a period of two months after the two-month period referred to in the first subparagraph. Further details may be set out in the Sectoral or Financing Agreement.
(2) The Commission shall take a decision after taking into account any evidence supplied by the IPA II beneficiary.
(1) The resources cancelled from the Union contribution following financial corrections pursuant to Article 43 shall be paid to the Union budget.
(2) The contribution cancelled or recovered by the IPA II beneficiary in accordance with Article 42 may not be re-used for the activity or activities that were the subject of the recovery or the adjustment, nor, where the recovery or adjustment follows a systemic irregularity, for on-going activities within the whole or part of the programme or action in which the systemic irregularity occurred.
The IPA II beneficiary shall make any repayment to the general budget of the Union before the due date indicated in the recovery order drawn up in accordance with Article 79 of the Financial Regulation. The due date shall be the last day of the second month following the issuing of the order.
(2) Any delay in repayment shall give rise to interest on account of late payment, starting on the due date and ending on the date of actual payment. The rate of such interest shall be one-and-a-half percentage points above the rate applied by the European Central Bank in its main refinancing operations on the first working day of the month in which the due date falls.
(1) The Commission shall notify in writing the closure of a programme to the IPA II beneficiary.
The Commission shall not close a programme and shall not settle the final balance to the IPA II beneficiary without prior examination and acceptance of the accounts as provided for in Article 36.
The closure of a programme is without prejudice to the right of the Commission to undertake financial corrections at a later stage.
More detailed rules on the closure of programmes may be set out in Sectoral or Financing Agreements.
Article 48 Closure of a programme under direct management and indirect management with entities other than the IPA II beneficiary
A programme is closed when all the contracts and grants funded by this programme have been closed.
The Commission shall notify in writing the closure of a programme to the IPA II beneficiary.
The closure of a contract or grant is without prejudice to the right of the Commission to undertake financial corrections at a later stage.
More detailed rules on the closure of programmes may be set out in Sectoral or Financing Agreements.
Article 49 Retention of documents
The IPA II beneficiary shall retain for six years from the final date for operational implementation of a financing agreement, all documents relevant for the procurement and grant award procedures, contracts, addendum, relevant correspondence and all relevant documents relating to payments and recoveries.
The time period referred to in the first subparagraph shall be interrupted either in case of legal proceedings or by a duly justified request of the Commission.
All Financing Agreements as well as all resulting programmes, actions and subsequent contracts shall be subject to supervision, control and audit by the Commission, including the European Anti-Fraud Office (OLAF), and audits by the European Court of Auditors.
Under indirect management by the IPA II beneficiary, this also includes the right of the Commission and the Union Delegation in the Republic of Serbia to, as appropriate, carry out measures such as:
ex-ante verification of tendering and contracting carried out by the related operating structures;
ex-post controls of tendering, contracting, contract execution, including financial management thereof and programme activities carried out by the related operating structures;
supervision concerning the functioning of the underlying management and control systems.
The duly authorised agents or representatives of the Commission and of OLAF shall have the right to carry out any technical and financial verification that the Commission or OLAF may consider necessary to follow the implementation of a programme, action or contract including visits of sites and premises at which IPA II funded activities are implemented. The Commission shall give the national authorities concerned advance notice of such missions.
The IPA II beneficiary shall designate a service (an Anti-fraud coordination service), to facilitate effective cooperation and exchange of information, including information of an operational nature, with OLAF.
The service shall under indirect management be tasked with coordinating administrative and operational obligations and activities and propose amendments to national legislation as appropriate in order to protect the financial interests of the Union. The service shall, inter alia, lead the creation/implementation of national strategies to protect the financial interests of the Union, identify possible weaknesses in national systems for managing Union funds including disbursed IPA II assistance, ensure sufficient human resources capacity for these tasks, including training of fraud-prevention staff, support cooperation between national administrations, prosecution authorities and OLAF, share information on irregularities and suspected fraud cases with national administrations and OLAF and ensure the fulfilment of all the obligations under Regulation (EC, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and of the Council, Council Regulation (Euratom, EC) No 2988/1995 and Council Regulation (EC, Euratom) No 2185/1996.
The IPA II beneficiary shall supply all requested information and documents including any computerised data and take all suitable measures to facilitate the work of the persons instructed to carry out audits or inspections.
The IPA II beneficiary shall maintain records and accounts adequate to identify the services, supplies, works and grants financed under the related Financing Agreement. The IPA II beneficiary shall also ensure that the agents or representatives of the Commission, including OLAF, have the right to inspect all relevant documentation and accounts pertaining to items financed under the related Financing Agreement and assist the European Court of Auditors to carry out audits relating to the use of IPA II assistance.
In order to ensure the efficient protection of the financial interests of the Union, the Commission, including OLAF, may also conduct documentary and on-the-spot checks and inspections in accordance with Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 and Regulation (EC, Euratom) No 2185/1996. These checks and inspections shall be prepared and conducted in close collaboration with the IPA II beneficiary, which shall be notified in good time of the object, purpose and legal basis of the checks and inspections, so that it can provide all the requisite help. The IPA II beneficiary shall identify a service which will assist at OLAF’s request in conducting investigations in accordance with Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 and Regulation (EC, Euratom) No 2185/1996. The service referred to in paragraph 2 can fulfil this task if it has administrative and criminal investigative powers. If the IPA II beneficiary wishes, the on-the-spot checks and inspections may be carried out jointly. Where the participants in IPA II funded activities resist an on-the-spot check or inspection, the IPA II beneficiary, acting in accordance with national rules, shall give Commission/OLAF inspectors such assistance as they need to allow them to discharge their duty in carrying out an on-the-spot check or inspection.
The Commission/OLAF shall report as soon as possible to the IPA II beneficiary any evidence or suspicion relating to a fraud or irregularities which has come to its knowledge in the course of an on-the-spot check or inspection. In any event, the Commission/OLAF shall be required to inform the above-mentioned authority of the result of such checks and inspections.
The controls and audits described above are applicable to all recipients and sub-contractors who have received IPA II assistance, including all related information to be found in the documents of the responsible authority in the IPA II beneficiary concerning the national contribution, if any.
Without prejudice to the responsibilities of the Commission and the European Court of Auditors, under indirect management, the accounts and operations of the National Fund and, where applicable, operating structures may be checked at the discretion of the Commission by the Commission itself or by an external auditor assigned by the Commission.
Article 51 Protection of the financial interests of the Union
In accordance with Article 60(3) of the Financial Regulation, the IPA II beneficiary entrusted with budget implementation tasks of IPA II assistance shall prevent, detect and correct irregularities and fraud when executing those tasks. To this end, the IPA II beneficiary shall carry out, in accordance with the principle of proportionality, ex ante and ex post controls including, on-the-spot checks on representative and/or risk-based samples of transactions, to ensure that the actions financed from the budget are effectively carried out and are implemented correctly. The IPA II beneficiary shall also recover funds unduly paid and bring legal proceedings where necessary in this regard.
The IPA II beneficiary shall ensure investigation and effective treatment of suspected cases of fraud, conflict of interest and irregularities and shall under indirect management ensure the functioning of a control and reporting mechanism as referred to in Article 16 of the IPA II Implementing Regulation. The IPA II beneficiary shall report suspected fraud and other irregularities which have been the subject of a primary administrative or judicial finding, without delay to the Commission and keep the latter informed of the progress of administrative and legal proceedings. Reporting shall be done by electronic means using the module provided by the Commission for this purpose. In addition to the reporting provisions set in Annex H to this Agreement, further details may be laid down in the Sectoral or Financing Agreement.
Furthermore, the IPA II beneficiary shall under indirect management, take any appropriate measure to prevent and counter any active or passive corruption practices at any stage of the procurement procedure or grant award procedure or during the implementation of the corresponding contracts.
The IPA II beneficiary, including the personnel responsible for the programming and implementation of the tasks of the IPA II funded activities, shall take whatever precautions necessary to avoid any risk of conflict of interests and shall inform the Commission immediately of any such conflict of interest or any situation likely to give rise to any such conflict.
For the purpose of this article the following definitions shall apply:
Error means non-deliberate clerical and technical errors committed by the IPA II beneficiary or a recipient of IPA II assistance;
Irregularity means any infringement of a provision of applicable rules and contracts resulting from an act or an omission by an economic operator which has, or would have, the effect of prejudicing the general budget of the Union by charging an unjustified item of expenditure to the general budget;
Economic operator means any natural or legal person or other entity taking part in the implementation of IPA II assistance;
Systemic irregularity means any irregularity that may be of a recurring nature, with a high probability of occurrence in similar types of operations, which result from a serious deficiency in the effective functioning of the management and control systems, including a failure to establish appropriate procedures in accordance with applicable rules;
Fraud means any intentional act or omission relating to: the use or presentation of false, incorrect or incomplete statements or documents, which has as its effect the misappropriation or wrongful retention of funds from the general budget of the Union or budgets managed by, or on behalf of, the European Union, non-disclosure of information in violation of a specific obligation with the same effect or the misapplication of such funds for purposes other than those for which they were originally granted;
Suspected fraud means an irregularity giving rise to the initiation of administrative or judicial proceedings at national level in order to establish the presence of intentional behaviour, in particular fraud, as referred to above;
Active corruption means the deliberate action of whosoever promises or gives, directly or through an intermediary, an advantage of any kind whatsoever to an official for himself or for a third party for him to act or to refrain from acting in accordance with his duty or in the exercise of his functions in breach of his official duties in a way which damages or is likely to damage the financial interests of the Union;
Passive corruption means the deliberate action of a civil servant, who, directly or through an intermediary, requests or receives advantages of any kind whatsoever, for himself or a third party, or accepts a promise of such advantage, to act or to refrain from acting in accordance with his duty or in the exercise of his functions in breach of his official duties in a way which damages or is likely to damage the financial interests of the Union;
Conflict of interests means where the impartial and objective exercise of the functions of a financial actor or other person is compromised for reasons involving family, emotional life, political or national affinity, economic interest or any other shared interest with a recipient;
Primary administrative or judicial finding means a first written assessment by a competent authority, either administrative or judicial, concluding on the basis of specific facts that an irregularity has been committed, without prejudice to the possibility that this conclusion may subsequently have to be revised or withdrawn as a result of developments in the course of the administrative or judicial procedure.
The definitions listed in this article shall not be construed as introducing new types of crime to the Republic of Serbia penal code or changes there to.
(1) The Commission and the IPA II beneficiary shall set up an IPA monitoring committee no later than six months after the entry into force of the first Financing Agreement. This committee shall also fulfil the responsibilities of the IPA monitoring committee under Regulation (EC) No 1085/2006.
(2) The IPA monitoring committee shall review the overall effectiveness, efficiency, quality, coherence, coordination and compliance of the implementation of all actions towards meeting the objectives set out in the Financing Agreements and the country strategy papers. For this purpose, it shall, where relevant, base itself on the information provided by the sectoral monitoring committees.
The IPA monitoring committee may make proposals to the Commission, the NIPAC and the NAO for ensuring better coherence and coordination of IPA II assistance as provided for in the country strategy papers and, if relevant, the multi-country strategy papers or in the IPA II Regulation, and to enhance the overall efficiency, effectiveness, impact and sustainability of such assistance. It may also make recommendations for corrective actions to the relevant sectoral monitoring committee(s) in order to ensure the achievement of IPA II objectives and enhance the efficiency and effectiveness of the IPA II assistance. For this purpose, it shall, where relevant, take into account the conclusions and recommendations drawn in monitoring and evaluations launched by either the Commission and/or the IPA II beneficiary.
The IPA monitoring committee shall adopt its rules of procedure in agreement with the NIPAC, the NAO and the Commission.
The IPA monitoring committee shall be composed of representatives of the Commission, the NIPAC and other relevant national authorities and bodies of the IPA II beneficiary and, where relevant, international organisations, including international financial institutions and other stakeholders, such as civil society and private sector organisations. The representatives of stakeholders shall be chosen according to rules and criteria defined in the rules of procedure of the IPA monitoring committee and in agreement with the Commission. A representative of the Commission and the NIPAC shall co-chair the IPA monitoring committee meetings.
The IPA monitoring committee shall meet at least once a year. Ad hoc meetings may also be convened at the initiative of the Commission or of the IPA II beneficiary, in particular on a thematic basis.
Where under direct management sectoral monitoring committees, as referred to in Article 53, are not set up, the IPA monitoring committee shall fulfil the functions listed in paragraph 3 of that Article.
Article 53 Sectoral monitoring committee
Under indirect management by the IPA II beneficiary, sectoral monitoring committees shall be set up by the IPA II beneficiary by policy area or by programme, including at sector level where appropriate, no later than six months after the entry into force of the first Financing Agreement related to the respective policy area or programme following the consultation with the Commission. When appropriate, sectoral monitoring committees may be set up on an ad hoc basis under other implementation methods.
Each sectoral monitoring committee shall review the effectiveness, efficiency, quality, coherence, coordination and compliance of the implementation of the actions in the policy area or programme and their consistency with the relevant national and, whenever relevant, regional sector strategies. It shall measure progress in relation to achieving the objectives of the actions and their expected outputs, results and impact by means of indicators related to a baseline situation, as well as progress with regard to financial execution.
Supported by the reports provided by the operating structure(s), the sectoral monitoring committees shall in particular:
review the progress towards meeting the objectives, achieving the planned outputs and results, and assessing the impact and sustainability of the on-going programmes and actions while ensuring coherence with the on-going policy dialogue, the related national and regional sector strategies and multi-country and/or regional activities in the country;
review annual implementation reports, including financial execution of the actions;
examine relevant findings and conclusions as well as proposals for remedial follow-up actions stemming from the on-the-spot checks, monitoring and evaluations if available;
discuss any relevant aspects of the functioning of the management and control systems;
discuss any problematic issues and actions;
if necessary, consider or make proposals to amend programmes and any other corrective action to ensure the achievement of the objectives of the actions and enhance the efficiency, effectiveness, impact and sustainability of IPA II assistance;
review information, publicity, transparency, visibility and communication measures taken, in accordance with Articles 23 and 24.
Other specific provisions may be laid down in the Sectoral or Financing Agreements.
Operational conclusions, including any recommendations, will be drawn at the end of the sectoral monitoring committees meetings. These conclusions shall be subject to adequate follow-up and a review in the following committee meetings and shall be the basis for reporting to the IPA monitoring committee on progress made in accordance with Article 52(2).
Each sectoral monitoring committee shall adopt its rules of procedure, to be drawn up in consultation with the operating structure, the NIPAC and the Commission.
The sectoral monitoring committee shall be composed of representatives of relevant national authorities and bodies, other stakeholders such as economic, social and environmental partners and, where relevant, international organisations, including international financial institutions and civil society. The Commission shall participate in the work of the committee. The representatives of the stakeholders shall be chosen according to the rules and criteria defined in the rules of procedure. A senior representative of the IPA II beneficiary shall chair the sectoral monitoring committee meetings. Depending on the policy area or programme, the Commission may co-chair the committee meetings.
The sectoral monitoring committees shall meet at least twice a year. Ad hoc meetings may also be convened.
During the implementation of programmes and actions pursuant to Regulation (EC) No 1085/2006 and to the IPA II Regulation, sectoral monitoring committees established pursuant to Article 19 of the IPA II Implementing Regulation shall also consider the work undertaken by sectoral monitoring committees established pursuant to Regulation (EC) No 1085/2006, in particular regarding programmes and actions in the relevant IPA component or policy area or sector.
Article 54 Other monitoring activities
The IPA II beneficiary shall apply transparent, non-discriminatory and effective review procedures concerning the actual implementation of the tasks entrusted including regular, systematic and properly planned ex-post monitoring reviews to assess the relevance, efficiency, effectiveness, impact and sustainability of the IPA II assistance.
Other monitoring platforms may be set up where appropriate. Their activities and outcomes shall be reported to the IPA monitoring committee.
TITLE II EVALUATION
IPA II assistance shall be subject to evaluations, in accordance with Article 30(4) of the Financial Regulation, with the aim of improving its relevance, coherence, quality, efficiency, effectiveness, Union added value, consistency and synergy with the relevant policy dialogue.
The objectives of evaluation shall include:
assessing the conditions for the implementation of the assistance, its performance, both prospective and actual, and its consistency with the policy objectives set out in view of achieving long-term, impacts and objectives;
assessing the relevance of agreed result and impact indicators to achieve long-term, global impacts and objectives;
assessing the programming process and monitoring system and, where appropriate, implementation arrangements;
achieving accountability of the assistance to the institutions of the EU and to the public with respect to the value for money and the use of funds;
drawing useful lessons aiming at improving the quality and design of future policies and interventions.
For these purposes, evaluations shall be completed in a timely manner and their findings shall be taken into account in the following programming and implementation cycle, as well as in the decision on resource allocation.
Evaluations may be carried out at policy, strategic, thematic, sectoral, programme and operational level as well as at country or regional level.
Ex-ante evaluations may be carried out. These evaluations shall aim to optimise the allocation of budgetary resources under programmes and improve programming quality. They shall identify and appraise the disparities, gaps and potential for development, the goals to be achieved, the results expected, the quantified targets, the coherence, if necessary, of the strategy proposed and the quality of the procedures for implementation, monitoring, evaluation and financial management.
Interim evaluations shall be carried out where appropriate, in accordance with Article 18 of the Rules of Application of the Financial Regulation. The interim evaluation shall assess the performance of the assistance and results obtained and lessons learned in terms of the human and financial resources allocated in order to verify that they are consistent with the objectives set. In addition, the Commission may carry out evaluations of the strategy papers at country or regional level.
Ex-post evaluations shall assess the relevance, Union added value, efficiency, effectiveness, impact and sustainability of IPA II assistance in view of achieving the set objectives.
Evaluations shall take into account the objective of sustainable development and the relevant Union legislation. The longer-term impacts and the sustainability of effects of the IPA II assistance shall be evaluated in accordance with the rules and procedures applicable at that time.
The results of evaluations shall be taken into account by the IPA monitoring committee and the sectoral monitoring committees.
The Commission shall develop evaluation methods, including quality standards and objective and measurable indicators. The IPA II beneficiary shall follow such methods when carrying out the evaluations.
Article 56 Evaluations by the Commission
When the Commission undertakes evaluations in accordance with Article 12 and 17 of the Common Implementing Regulation, the IPA II beneficiary shall support the Commission in providing all the data and information necessary, in line with the international commitments on aid effectiveness, to permit the monitoring and evaluation of the actions concerned, including indicators to measure progress on a country level as provided for in the country strategy papers.
An IPA II beneficiary which has been entrusted budget implementation tasks of IPA II assistance shall be responsible for conducting, evaluations of the programmes it manages, in accordance with Article 55.
The IPA II beneficiary shall, in consultation with the Commission, draw up an evaluation plan presenting the evaluation activities which it intends to carry out in the different phases of the implementation.
TITLE III REPORTING
By 15 February of the following financial year, the NIPAC shall provide the Commission with an annual report on the implementation of IPA II assistance. The report shall follow the model attached to the Financing Agreement and shall include in particular:
involvement of the IPA II beneficiary in programming, monitoring and evaluation, communication and visibility efforts;
problems encountered in meeting the required conditionalities and in ensuring sustainability, related measures taken/planned, main horizontal problems encountered and mitigating measures taken, problems encountered during implementation of activities;
information on the indicators set up in the country strategy papers and in the programming documents specified in Section III of this Framework Agreement.
Any other reporting requirements may be set out in the Sectoral or Financing Agreements.
In addition to the requirements referred to in Article 58, the NIPAC shall, with copy to the NAO and the audit authority provide the Commission with an annual report on the implementation of the entrusted budget implementation tasks by 15 February of the following financial year. The report shall be based on information provided by the operating structures, shall follow the model attached to the Financing Agreement and shall include in particular:
a summary of main achievements;
a summary of any significant problems encountered in implementing the budget implementation tasks entrusted and any subsequent measures taken;
quantitative and qualitative information on the progress made in implementing the objectives, results, indicators set up in the country strategy papers and programming documents specified in Section III;
recommendations for corrective/further actions.
By 15 February of the following financial year, the NAO shall, with copy to the NIPAC and the audit authority, provide the Commission with:
annual financial reports or statements on accrual basis as specified in the Financing Agreement, drawn up in accordance with the format of the annual financial reports or statements attached to the Financing Agreement, which clearly distinguishes costs accepted and payments made.
an annual management declaration per programme drawn up in accordance with Annex C to this Agreement and covering:,
the overall responsibility for the financial management of EU funds in the Republic of Serbia and for the legality and regularity of the underlying transactions;
the responsibility for the effective functioning of the management and internal control systems under IPA II;
If the confirmations required in accordance with Annex C to this Agreement, are not available, the NAO shall inform the Commission of the reasons and the potential consequences along with the actions taken or being planned to remedy the situation and to protect the interests of the European Union; and
a summary of the reports on the internal audits and of controls carried out by the management structure, providing a sound basis for the management declaration. Such summary shall include an analysis of the nature and extent of errors and weaknesses identified in systems, corrective action taken or planned as well as follow-up given to the reports issued by the audit authority.
By 15 March of the following financial year, the audit authority shall submit an audit opinion to the Commission and the Government of the Republic of Serbia with a copy to the NIPAC and the NAO, accompanied by the annual activity report of the audit authority, as detailed in point (ii) of Clause (5)(3)(b) of Annex A and in Annexes D and E to this Agreement.
At the end of the implementation of each programme and by the deadline set in the Financing Agreement, the NIPAC shall – based on the reports from the operating structures referred to in Article 60(1) – submit a final report which shall cover the whole period of implementation and may include the last annual report.
The NIPAC shall submit a final report on the implementation of IPA II assistance which shall cover the whole period of implementation of the programmes adopted from 1 January 2014 to 31 December 2020.
The NAO shall report regularly on the data concerning the financial implementation using the electronic transmission of data. The detailed provision on the frequency, format and type of data transmitted shall be determined in the Financing Agreements.
Article 60 Reports by the operating structures under indirect management by the IPA II beneficiary
The operating structures shall deliver all the necessary information to the NIPAC and the NAO for the purposes of the reports referred to in Articles 58 and 59.
Depending on the action or programme under its responsibility, the operating structure may be required to draw up a comprehensive annual report covering the full financial year, to be submitted by the NIPAC to the Commission, after examination by the responsible sectoral monitoring committee. Any reporting requirements additional to those set in paragraph 1 shall be set out in the Sectoral or Financing Agreements.
Article 61 Language
All reports, assessments and any other documents relating to the preparation or implementation of IPA II programmes to be provided to the Commission shall be drafted in English.
IPA II assistance may be implemented under indirect management through multi-annual action programmes with split commitments as referred to in Article 189(3) of the Financial Regulation and Article 6(3) of the Common Implementing Regulation. Such programmes shall be prepared by the Commission on the basis of sector operational programme(s) or action documents as appropriate, drafted by the relevant operating structures. The sector operational programmes or action documents shall be established in close consultation with the Commission and the relevant stakeholders.
The sector operational programmes shall contain all the information required by the related Commission instructions, including inter alia:
an assessment of medium term needs and objectives;
an overview of the consultation of the relevant stakeholders;
a description of the chosen strategic actions;
a financial table specifying, for each year, for each action and, in an indicative way, for each related activity the total amount of the Union contribution;
the proposed evaluation and monitoring modalities;
an indicative list of major projects, if any;
where relevant, a description of the national structures and authorities for the management and control of the operational programme, in accordance with Article 10 and Annex A to this Agreement.
As part of a multi-annual action programme with split commitments referred to under paragraph 1 assistance may finance major projects. For the purpose of this Article, a „major project“ means a project comprising of a series of works, activities or services which is intended, in itself, to accomplish a definite and indivisible task of a precise economic or technical nature, which has clearly identified goals and whose total cost exceeds EUR 10 million.
Major projects shall be submitted to the Commission for approval by the IPA II beneficiary. The decision approving the project shall define the physical object and the eligible expenditure. It shall be followed by a bilateral agreement with the IPA II beneficiary, laying down those elements.
When submitting a major project to the Commission, the IPA II beneficiary shall provide all the information required by the related Commission instructions, including inter alia:
information on the entity responsible for implementation;
information on the nature of the investment;
a timetable for the implementation;
an assessment of the overall socio-economic balance of the operation;
an analysis of the environmental impact and
a financing plan.
For the purposes of this Article „activity“ means a component of an action which can be clearly identified by its costs and EU contribution, as well as type of financing (e.g. procurement, grant, etc.) selected by the operating structures of the programmes concerned, or under their responsibility, that contributes to the objectives of an action. In the context of financial instruments, an activity is constituted by the financial contributions from a programme to financial instruments and the subsequent financial support provided by those financial instruments.
In case of major projects as referred to in paragraph 3, expenditure shall not be eligible before the Commission Decision approving the major project has been adopted.
In the framework of multi-annual programmes with split commitments, the Commission shall be entitled to request the prior submission of proposals also for activities that do not fall under the definition of major projects. Concerning these activities, expenditure shall not be eligible before the Commission has communicated formally to the IPA II beneficiary that the activity has been approved.
As regards the activities to be funded under IPA II assistance under multi-annual action programmes with split commitments as referred to in paragraph 1 which generate net revenue after their completion, the eligible expenditure shall be reduced in advance taking into account the potential of the activity to generate net revenue over a specific reference period that covers both implementation of the activity and the period after its completion.
For the purposes of this paragraph „net revenue“ means cash in-flows directly paid by users for the goods or services provided by the activity, such as charges borne directly by users for the use of infrastructure, sale or rent of land or buildings, or payments for services less any operating costs and replacement costs of short-life equipment incurred during the corresponding period. Operating cost-savings generated by the activity shall be treated as net revenue unless they are offset by an equal reduction in operating. Where not all the investment cost directly related and necessary for the activity are eligible for funding under IPA II assistance, the net revenue shall be allocated pro rata to the eligible and non-eligible parts of the investment cost. The detailed provisions for calculation of the net revenue shall be set in the respective Financing Agreement.
This Article does not apply to multi-annual rural development programmes with split commitments.
SECTION VIII PROVISIONS ON CROSS-BORDER COOPERATION PROGRAMMES
Assistance under this Section shall aim at promoting good neighbourly relations, fostering Union integration and promoting socio-economic development through joint local and regional initiatives.
Cross-border cooperation shall provide assistance to the following:
Cross-border cooperation between one or more Member States and one or more IPA II beneficiaries;
Cross-border cooperation between two or more IPA II beneficiaries;
Cross-border cooperation where countries eligible under the European Neighbourhood Instrument participate in IPA II Cross-border cooperation programmes.
This Section shall apply to cross-border cooperation referred to in points (b) and (c) of paragraph 2. The rules applicable to cross-border cooperation referred to in point (a) of paragraph 2 shall be set up in the financing agreements to be concluded pursuant to Article 8 of this Agreement.
Article 64 Additional definitions for cross-border cooperation
For the purposes of this Section the following definitions shall apply:
„operation“ means a project, contract, action or group of projects selected by the contracting authority of the programme concerned, or under its responsibility, contributing to the objectives of a thematic priority or thematic priorities to which it relates;
„beneficiary“ means a public or private body responsible for initiating or initiating and implementing operations;
„public expenditure“ means any public contribution to the financing of operations the source of which is the budget of national, regional or local public authorities, the budget of the Union related to IPA II assistance, the budget of associations of public authorities or public law bodies with a public service mission.
Article 65 Aid intensity and rate of IPA II assistance
The Commission decision adopting a cross-border cooperation programme shall fix the co-financing rate and the maximum amount of IPA II assistance, based either on:
total eligible expenditure, including public and private expenditure, or
public eligible expenditure
The Union co-financing rate at the level of each thematic priority shall not be less than 20% and not higher than 85% of the eligible expenditure. The co-financing rate for technical assistance referred to in Article 72 will be 100%.
TITLE II RULES FOR PROGRAMMING
A maximum of four thematic priorities as listed in Annex J to this Agreement shall be selected by the participating countries for each cross-border cooperation programme.
The cross-border cooperation programmes shall also include a specific budget allocation for technical assistance operations as indicated in Article 72.
Article 67 Geographical coverage
The participating countries and the Commission shall agree on the list of eligible regions which shall be included in the relevant cross-border cooperation programme.
Cross-border cooperation programmes shall be drawn up in accordance with the model programme provided by the Commission and shall be prepared jointly by the participating countries.
For each selected thematic priority, the participating countries shall agree on the specific objectives, expected results, targets and indicators and the types of activities to be supported including the identification of the main target groups and beneficiaries.
The cross-border cooperation programme shall be submitted to the Commission for approval by electronic means, by the IPA II beneficiary where the contracting authority is located.
The Commission shall assess the consistency of cross-border cooperation programmes with the IPA II Implementing Regulation and their effective contribution to the selected thematic priorities defined in Annex J to this Agreement, and the objectives set out in the strategy papers.
The Commission shall make observations within three months of the date of submission of the cross-border cooperation programme. The participating countries shall provide to the Commission all necessary additional information and, where appropriate, revise the proposed cross-border cooperation programme.
When approving the cross-border cooperation programme following its formal submission, the Commission has to ensure that any of its observations have been adequately taken into account.
At the initiative of the participating countries or of the Commission in agreement with the participating countries cross-border cooperation programmes may be amended.
Requests for amendment of cross-border cooperation programmes submitted by the participating countries shall be duly substantiated and shall in particular set out the expected impact of the changes to the cross-border cooperation programme on achieving its objectives. These requests shall be accompanied by the revised programme. Paragraphs (3) to (6) shall apply to amendments of cross-border cooperation programmes.
Amendments can be requested in one or more of the following cases:
following the mid-term review of the strategy papers leading to changes in the strategies affecting substantially the cross border cooperation programmes, including changes in the location of the contracting authority or the financial plan;
following significant socio-economic changes in the programme area;
in order to take account of major changes in Union, national or regional priorities;
following the results of the evaluations referred to in Article 55.
Article 69 Bilateral Arrangements between participating countries for the management of cross-border cooperation programmes implemented under indirect management
Under indirect management the participating countries shall conclude for the whole duration of the cross-border cooperation programme a bilateral arrangement setting out their respective responsibilities for implementing the relevant cross-border cooperation programme. The bilateral arrangement shall include inter alia:
description of the main implementation structures and their roles and responsibilities;
description of the management, financial, control and audit arrangements for the cross-border cooperation programme;
arrangements concerning the main implementation procedures including process for the selection of operations and the arrangements for cross-border cooperation programme and operations level monitoring;
arrangements for ensuring the legality and regularity of the expenditure incurred by the beneficiaries, and for ensuring that the verifications referred to in Clause 4(3)(b)(x) of Annex A to this Agreement are carried out;
remedial measures in case of implementation difficulties;
arrangements for guaranteeing the sound financial management of the funds allocated to the cross-border cooperation programme, including recovery of amounts unduly paid;
arrangements for exemption of taxes referred to in Article 28.
TITLE III OPERATIONS
Operations selected under a cross-border cooperation programme shall deliver clear cross-border impacts and benefits.
Operations under cross-border cooperation programmes shall be selected by the contracting authority through calls for proposals covering the whole eligible area.
Participating countries may also identify operations outside call for proposals. In that event, the operations shall be specifically mentioned in the cross-border cooperation programme referred to in Article 68.
Operations selected for cross-border cooperation shall involve beneficiaries from at least two participating countries. Beneficiaries shall cooperate in the development and implementation of operations. In addition, they shall cooperate in either the staffing or the financing of operations or both.
An operation may be implemented in a single participating country, provided that cross-border impacts and benefits are identified.
Article 71 Beneficiaries
FOR CROSS-BORDER COOPERATION PROGRAMMES REFERRED TO IN point (b) of Article 63(2), the beneficiaries shall be established in an IPA II beneficiary participating in the programme. For cross-border cooperation programmes referred to in point (c) of Article 63(2), the beneficiaries shall be established in an IPA II beneficiary or in a country under the European Neighbourhood Instrument participating in the programme.
One of the beneficiaries of an operation in a cross-border cooperation programme shall be designated by all the grant beneficiaries as the lead beneficiary.
The lead beneficiary shall assume responsibility for ensuring the financial implementation of the entire operation, monitor that the operation is implemented in accordance with the conditions set out in the contract and lay down the arrangements with other beneficiaries to guarantee the sound financial management of the funds allocated to the operation, including the arrangements for recovering amounts unduly paid.
Article 72 Technical assistance
Each cross-border cooperation programme shall include a specific budget allocation for technical assistance operations.
The amount of IPA II assistance to be allocated to technical assistance shall be limited to 10% of the total amount allocated to the cross-border cooperation programme.
Technical assistance operations may include inter alia:
preparation, management, monitoring, evaluation, information, communication, networking, complaint resolution, control and audit activities related to the implementation of the cross-border cooperation programme;
activities to reinforce the administrative capacity for implementing the cross-border cooperation programme;
actions for the reduction of the administrative burden for beneficiaries, including electronic data exchange system, and actions to reinforce the capacity of, and exchange best practices between, authorities in the participating countries and of beneficiaries to administer and use IPA II assistance.
These actions may concern preceding and subsequent programming periods.
By way of derogation from Article 31, the expenditure for technical assistance to support the preparation of a cross-border cooperation programme and the setting up of management and control systems may be eligible before the date of adoption of the Commission decision for the approval of the cross-border cooperation programme, but not earlier than 1 January 2014.
TITLE IV IMPLEMENTATION
Cross-border cooperation programmes shall be implemented under direct or indirect management.
Cross-border cooperation programmes shall be managed by one contracting authority as defined in the Commission decision approving the relevant cross-border cooperation programme.
TITLE V PROGRAMME STRUCTURES AND AUTHORITIES AND THEIR RESPONSIBILITIES
The following structures referred to in Article 10 shall be involved in the management of cross-border cooperation programmes in IPA II beneficiaries:
NIPACs of the countries participating in the cross-border cooperation programme and, where applicable, the territorial cooperation coordinators;
the NAO and the management structure of the participating IPA II beneficiary in which the contracting authority is located when the cross-border programme is implemented in indirect management;
the operating structures in all the participating countries which shall cooperate closely in the programming and implementation of the relevant cross-border cooperation programme. In case of indirect management the operating structure shall include a contracting authority;
the audit authority when the cross-border programme is implemented in indirect management.
The participating countries shall establish a Joint Monitoring Committee (hereinafter referred to as ‘JMC’) which shall also fulfil the role of the sectoral monitoring committee referred to in Article 53.
A Joint Technical Secretariat (hereinafter referred to as ‘JTS’) shall be set up to assist the Commission, the operating structures and the JMC.
Article 75 NIPAC
The NIPACs of the participating countries are jointly responsible for ensuring that the objectives set out in the proposed cross-border cooperation programmes are consistent with the objectives in the IPA II strategy papers.
Operating structure(s) shall be established within the administration of each participating country to prepare, implement and manage the cross-border cooperation programmes. The same operating structure may be used for more than one cross-border cooperation programme.
In indirect management, the operating structure of the country entrusted with budget implementation tasks for a given cross-border cooperation programme shall also include a contracting authority.
The operating structures of the participating countries shall co-operate closely in tasks of mutual interest. They shall jointly fulfil the following functions and assume the following responsibilities:
prepare the cross-border cooperation programmes in accordance with Article 68, or revisions thereof;
prepare a bilateral arrangement in accordance with Article 69 in case of indirect management and ensure its implementation;
cooperate in ensuring that the tasks referred to in paragraphs 4 and 5 of this Article are fulfilled;
ensure participation to JMC meetings and other bilateral meetings;
nominate their representative(s) to the JMC;
set up the Joint Technical Secretariat (JTS) and ensure that it is adequately staffed;
prepare and implement the strategic decisions of the JMC;
support the work of the JMC and provide it with the information required to carry out its tasks, in particular data relating to the progress of the operational programme in achieving the specific objectives and targets per thematic priority as set up in the cross-border cooperation programme;
establish a system to gather reliable information on the cross-border cooperation programme’s implementation;
draw up the annual and final implementation reports as referred to in Article 80;
prepare and implement a coherent plan on communication and visibility;
draw up an annual work plan for the JTS, to be approved by the JMC;
If the cross-border cooperation programme is implemented under indirect management, the operating structure of the IPA II beneficiary where the contracting authority is located shall, in addition to the provisions in Clause 4 of Annex A to this Agreement:
nominate the evaluation committee members and ensure that the evaluation committee includes one more voting member from the country where the contracting authority is not located, while the contracting authority will nominate, as it is its prerogative, the chair and the secretary of the committee;
carry out operational follow-up and management of the operations in close cooperation with the other participating country.
If the operating structure of the IPA II beneficiary where the contracting authority is located cannot carry out the verifications as set out in Clause 4(3)(b)(x) of Annex A to this Agreement throughout the programme area, the participating countries shall agree on how such management verification functions shall be carried out. The arrangements for conducting such verifications shall be spelled out in the bilateral arrangement referred to in Article 69.
Article 77 Audit Authority
The audit authority for the cross border cooperation programme shall be the one from the country where the contracting authority is located.
The functions of the audit authority shall be those referred to in Clause 5 of Annex A to this Agreement.
Where the audit authority referred to in paragraph 1 does not have the authorisation to directly carry out its functions in the whole territory covered by the cross-border cooperation programme, it shall be assisted by a group of auditors comprising a representative of each country participating in the cross-border cooperation programme. The group of auditors shall be chaired by the audit authority of the IPA II beneficiary where the contracting authority for the cross-border cooperation programme is located. The specific arrangements for conducting such functions shall be spelled out in the bilateral arrangement referred to in Article 69.
Article 78 Joint Monitoring Committee (JMC)
The participating countries shall establish a JMC no later than six months from the entry into force of the first Financing Agreement.
Each participating country shall appoint its representatives to the JMC.
The JMC shall be composed of representatives of, the NIPACs or the territorial cooperation coordinators as appropriate, and representatives of the participating countries (national, regional, local authorities) including the cross-border cooperation operating structures, and where relevant other stakeholders such as civil society organisations. The Commission shall participate in the work of the JMC in an advisory capacity.
The participating country in which the contracting authority is not located shall chair the JMC.
The JMC shall meet at least twice a year. Ad-hoc meetings may also be convened at the initiative of the participating countries or the Commission.
The JMC shall adopt its rules of procedure to be drawn up in consultation with the operating structures and the Commission.
Each participating country has equal voting rights regardless of the number of representatives it has appointed.
The JMC shall:
be responsible for identifying the thematic priorities, specific objectives, target beneficiaries and specific focus of each call for proposals which shall be endorsed by the Commission;
examine and provide an advisory opinion on the list of operations selected through calls for proposals before the grant award decision. The contracting authority shall adopt the final decision on the award of grants;
review the progress made in relation to achieving the specific objectives, expected results and targets per thematic priority as set out in the cross-border cooperation programme, on the basis of the information provided by the operating structures of the participating countries. Progress shall be monitored against the indicators set up in the cross-border cooperation programme;
examine relevant findings and conclusions as well as proposals for remedial follow-up actions stemming from the on-the-spot checks, monitoring and evaluations if available;
approve any proposal to revise the cross-border cooperation programme. Whenever needed, it can make proposals to amend the cross-border cooperation programme as referred to in Article 68, to ensure the achievement of the objectives of the cross-border cooperation programme and enhance the efficiency effectiveness, impact and sustainability of the IPA II assistance. The JMC can also make recommendations as to how to improve the implementation of the cross-border cooperation programme;
examine and approve the communication and visibility plan for the cross-border cooperation programme;
examine and approve the evaluation plan referred to in Article 57(2);
examine and approve the annual and final reports on implementation referred to in Article 80;
examine and approve the annual work plan of the Joint Technical Secretariat.
The JMC shall report to the IPA Monitoring Committee of the country where the contracting authority is located.
Article 79 Joint Technical Secretariat (JTS)
A JTS for each cross border cooperation programme shall be set up to assist the Commission, the operating structures and the JMC. It shall be located in the country in which the contracting authority is located. The JTS may have an antenna office in the other participating country.
The operation of the JTS shall be financed from the technical assistance budget.
The JTS shall be staffed with nationals from both countries participating in the cross-border cooperation programme.
The JTS shall be managed by the operating structure where the contracting authority is located.
Each year a work plan for the JTS shall be prepared by the operating structures and sent to the JMC for examination and approval.
The JTS may be responsible, inter alia, for the following tasks:
organise meetings of the JMC, including draft and distribute minutes;
assist potential applicants in partner search and project development, organising information days and workshops; develop and maintain a network of stakeholders;
advise grant beneficiaries in project implementation;
support the work of the evaluation committees;
prepare, conduct and report on monitoring visits to cross-border cooperation operations;
establish a system for gathering reliable information on the cross-border cooperation programme implementation;
provide inputs to annual and final implementation reports on the cross–border programme;
plan and implement information campaigns and other activities related to raising public awareness on the cross-border cooperation programme including the publication of publicity material on the cross-border programme and maintenance of the cross-border cooperation programme website.
TITLE VI REPORTING
In accordance with Article 60, the operating structures shall prepare an annual- and a final implementation report for each cross-border cooperation programme for the purposes of the reporting requirements in Articles 58 and 59. The final report may include the last annual report. The report shall follow the model attached to the Financing Agreement and shall include inter alia:
the progress made in implementing the cross-border programme and in particular in achieving the specific objectives per thematic priorities, including quantitative and qualitative elements indicating progress in relation to targets;
information on the steps taken to ensure the quality and effectiveness of implementation, in particular:
(i) monitoring measures, including data collection arrangements, and where applicable evaluation measures;
(ii) a summary of any significant problems encountered in implementing the cross-border programme and any corrective actions taken;
(iii) recommendations for corrective actions.
measures taken to ensure visibility of and publicise the cross-border programme;
detailed information about the financial execution of the cross-border programme.
The information referred to in point (d) shall be provided by the contracting authority of the programme and be included in the reports only under indirect management.
After examination and approval of the JMC, the reports shall be sent to the NIPAC and the NAO as appropriate, of the participating IPA II beneficiary where the contracting authority is located, for submission to the NIPAC of the other participating countries and to the Commission in the framework of the reporting requirements as set out in Articles 58 and 59.
SECTION IX FINAL PROVISIONS
Exchange of information and documents between the Commission and the IPA II beneficiary concerning programmes, action documents, and their amendments as well as documentation relating to implementation of actions shall to the extent possible be made by electronic means. The arrangements concerning the exchange of data shall be agreed between the Commission and the IPA II beneficiary and set out in the Sectoral or Financing Agreement.
(1) Any question relating to the execution or interpretation of this Agreement shall be subject to consultation between the Parties to this Agreement leading, where necessary, to an amendment of this Agreement.
(2) Where there is a failure to carry out an obligation set out in this Agreement which has not been the subject of remedial measures taken in due time, the Commission may suspend the financing of activities under IPA II.
(3) The IPA II beneficiary may renounce in whole or in part the implementation of IPA II assistance. To this aim, the IPA II beneficiary shall provide advance notice of at least 6 months. The Parties to this Agreement shall set out the details of the said renunciation in an exchange of letters or by amending the relevant Financing Agreement, as the case may be.
Differences arising out of the interpretation or execution of this Framework Agreement shall be settled amicably through consultation as provided for under Article 82. The Parties shall communicate their positions and any solution that they consider possible in writing. A Party shall reply to a request sent by the other Party for an amicable settlement within 30 days. Upon expiry of this period, or if an attempt to reach an amicable settlement has not led to an agreement within 60 days since the first request, any of the Parties may notify the other one that it considers the procedure of amicable settlement have failed.
Where no amicable settlement can be reached, either Party may refer the matter to arbitration by the Permanent Court of Arbitration pursuant to the Permanent Court of Arbitrations Arbitration Rules 2012 in force at the date of entry into force of this Agreement.
The language to be used in the arbitration proceedings shall be English. The appointing authority shall be the Secretary-General of the Permanent Court of Arbitration following a written request submitted by either Party. The parties agree to abide by the arbitration award. The Arbitrator’s decision shall be binding on all Parties and there shall be no appeal.
Article 84 Disputes with third parties
(1) Without prejudice to the jurisdiction of any court designated in an IPA II-funded contract as the competent court for disputes arising out of a contract between the parties to it, the Union shall enjoy in the territory of the Republic of Serbia immunity from suit, including arbitration except as provided for in Article 83 of this Agreement, and legal process with respect to any dispute between the European Commission and/or the IPA II beneficiary and a third party, or between third parties, which directly or indirectly relates to the provision of IPA II assistance to the IPA II beneficiary under this Agreement, except where the Union has expressly waived its immunity.
(2) The IPA II beneficiary shall in any legal or administrative proceedings before a court, tribunal or administrative instance in the Republic of Serbia uphold this immunity and take a position which fully considers the interests of the Union. Where necessary, the IPA II beneficiary and the Commission shall proceed with advance consultations on the position to take.
(1) Any communication in connection with this Agreement shall be made in writing and in the English language. Every communication shall be signed and be supplied as an original document, or scanned original document.
(2) Any communication in connection with this Agreement shall be sent to the following addresses:
For the Commission:
European Commission
DG Neighbourhood and Enlargement Negotiations /D
Rue de la Loi 15
B-1049 Brussels, Belgium
Fax: +32 229 68727
e-mail: [email protected]
For the IPA II beneficiary:
Minister without portfolio responsible for European integration
National IPA Coordinator (NIPAC)
Nemanjina 11, Belgrade, Serbia
Fax: +381 11 3617 597
E-mail: [email protected]
The Annexes to this Agreement shall be an integral part of this Framework Agreement.
This Agreement shall enter into force on the day on which the last of the Parties informs the other one in writing of its approval in accordance with the national legislation or procedure of the Party.
Framework Agreements signed between the Commission and the Republic of Serbia shall remain applicable to assistance adopted under previous pre-accession instruments, until such assistance is completed in accordance with the terms of the relevant Framework Agreements.
Any amendment agreed to by the Parties shall be in writing and will form part of this Agreement. Such amendment shall come into effect in accordance with the procedure set out in paragraph 1 of Article 87.
(1) This Agreement shall be in force for an indefinite period unless terminated by written notification by either of the Parties. Termination shall take effect 3 months after the date of written notification.
(2) On termination of this Agreement, any assistance still in the course of execution shall be terminated except for the respect of acquired rights under specific IPA funded contracts.
This Agreement is drawn up in duplicate in the English language.
Signed, for and on behalf of the Government of the Republic of Serbia, in Belgrade on
by………………………….
Ms Jadranka Joksimovic
Minister in charge of European Integration
Signed, for and on behalf of the Commission, in Brussels on
by………………………..
Mr Jean-Eric Paquet
Director
ANNEX A
Functions and responsibilities of the structures, authorities and bodies in accordance with Article 10 of this Framework Agreement
Preliminary remark:
This list shows the main functions and common responsibilities of the structures, authorities and bodies concerned. It is not to be considered exhaustive. It supplements the core part of this Agreement.
Clause 1 The National IPA Coordinator (NIPAC)
The NIPAC shall be established by the IPA II beneficiary. The NIPAC shall be a high-ranking representative of the government or the state administration of the IPA II beneficiary with the appropriate authority. In addition to the functions and responsibilities under Articles 6(2), 16(2), 59 and 75 of this Agreement, where budget implementation tasks are entrusted to the IPA II beneficiary, the NIPAC shall:
take measures to ensure that the objectives set out in the actions or programmes for which budget implementation tasks have been entrusted are appropriately addressed during the implementation of IPA II assistance.
In accordance with Article 57 of this Agreement, coordinate the drawing up of an evaluation plan in consultation with the Commission presenting the evaluation activities to be carried out in the different phases of the implementation as per provisions of Article 55 of this Agreement.
Clause 2 The National Authorising Officer (NAO)
The NAO shall be established by the IPA II beneficiary. The NAO shall be a high-ranking representative of the government or the national administration of the IPA II beneficiary with the appropriate authority.
The NAO shall bear the overall responsibility for the financial management of IPA II assistance in the Republic of Serbia and for ensuring the legality and regularity of expenditure. The NAO shall in particular be responsible for:
the management of IPA II accounts and financial operations;
the effective functioning of the internal control systems for the implementation of IPA II assistance in accordance with Annex B to this Agreement.
While carrying out these functions the NAO may carry out on the spot verifications.
For the purpose of paragraph 2(a), the NAO, supported by the National Fund, shall in particular fulfil the following tasks:
draw up and submit to the Commission statements of expenditure detailing:
incurred and paid costs;
and where applicable, include information on pre-financing in the payment requests, and certify that these result from reliable accrual based accounting systems as established in compliance with point (b), are accurate and based on verifiable supporting documents, and have been subject to verifications by the operating structures and by the management structure. At the closure of a programme, the NAO shall provide a final statement of expenditure;
ensure that there is an accrual based accounting system which records and stores, in computerised form, accounting records for each action/activity/operation and which supports all the data required for drawing up payment requests and annual financial reports or statements. Such system shall provide accurate, complete and reliable information in a timely manner and shall also include records of amounts recoverable, amounts recovered and amounts withdrawn following cancellation of all or part of the IPA II assistance for a programme or action;
ensure the transfer of funds to the operating structures or recipients;
verify, where applicable, the existence and correctness of the co-financing elements and ensure the existence of sufficient resources in the National Fund to cope with possible shortages due to late transfer of funds from the Commission or recovery orders issued by it;
make financial adjustments required in connection with irregularities according to Article 51, in accordance with Article 17 of the IPA II Implementing Regulation and Article 42 of this Agreement and recover the Union contribution paid to the recipient in accordance with national recovery procedures in case of situations referred to in Article 51(5) and, as provided for in Article 41 of this Agreement;
take account, when drawing up and submitting financial reports or statements and payment requests as referred to above under point (a) of paragraph (3), of the results of all audits carried out by or under the responsibility of the audit authority;
be the contact point for the flow of financial information between the Commission and the IPA II beneficiary and for any questions in connection with the financial provisions of this Agreement.
For the purpose of paragraph 2(b), the NAO, supported by the NAO support office, shall in particular fulfil the following tasks:
provide assurance about the legality and regularity of underlying transactions;
put into place effective and proportionate anti-fraud measures taking into account the risks identified and ensure reporting in accordance with Article 51(2) while keeping the Anti-fraud coordination service referred to in Article 50(2) informed of such reporting;
be responsible for monitoring the continuous fulfilment by the management structure and the operating structures of the applicable requirements set out in points (a), (b) and (d) of Article 12(3) and Annex B to this Agreement and in case of failure to satisfy these requirements for informing the Commission without delay and taking any appropriate safeguard measures regarding payments made or contracts signed;
ensure the existence as well as effective functioning of the internal control systems for the implementation of IPA II assistance;
ensure reporting on the management and control systems and review the programming and implementation capacities of staff within operating structures involved in the programming and implementation of the actions;
ensure that a reporting and information system is put in place and functioning;
follow-up the findings of audit reports from the audit authority, drawn up in accordance with Clause 5(2) of Annex A of this Agreement. While doing so the NAO shall:
decide whether any improvements to the management and internal control systems are required, record the decisions in that respect and ensure the timely implementation of those improvements;
make adjustments to the payment requests to the Commission, if necessary;
take account, when drawing up the management declaration as referred to in point (b) of Article 59(2), of the results of all audits carried out by or under the responsibility of the audit authority;
immediately notify the Commission of any substantial change concerning the management and control systems for examination and approval in advance of their implementation;
coordinate, whenever relevant, the preparation of consolidated action plans addressing any outstanding weaknesses detected in the management and control systems.
The NAO shall draw up and submit to the Commission, by 15 February of the following financial year the documents provided for in Article 59(2) of this Framework Agreement.
Clause 3 The management structure
The management structure shall be composed of a National Fund and a support office for the NAO. The tasks and responsibilities of the National Fund and the support office shall be adequately segregated.
The National Fund shall be accountable to the NAO and shall be located in a national level ministry of the IPA II beneficiary with central budgetary competence and shall act as central treasury entity. It shall support the NAO in fulfilling his/her tasks, in particular those of management of IPA II accounts and financial operations referred to under Clause 2(3) of this Annex and shall be in charge of tasks of financial management of IPA II assistance, under the responsibility of the NAO.
The National Fund shall in particular be in charge of:
holding and organising the central IPA bank accounts;
requesting funds and receiving all payments from the Union budget;
authorising the transfer of such payments to the operating structures or to the recipients;
returning funds to the Union budget following recovery orders issued by the Commission;
support NAO in preparing financial reporting to the Commission;
operating computer based accrual accounting system that provides accurate, complete and reliable information in a timely manner.
Where appropriate, exchange of information with the Commission concerning financial transactions shall be made by electronic means, using procedures agreed upon between the Commission and the IPA II beneficiary.
The NAO support office shall be accountable to the NAO and shall assist the NAO in fulfilling the tasks referred to under Clause 2(4) and (5) of this Annex.
Clause 4 The operating structure(s)
Operating structure(s) shall be established, within the administration of the IPA II beneficiary to prepare, implement and manage the IPA II assistance.
The operating structure shall be responsible for preparation, implementation, information and visibility referred to in Articles 23 and 24 of this Agreement, monitoring and reporting of programmes, and evaluation thereof whenever relevant, in accordance with the principle of sound financial management. It shall be responsible for ensuring the legality and regularity of the expenditure incurred in the implementation of the programmes under its responsibility.
The operating structure shall fulfil the following functions and assume the following responsibilities:
As regards the management of a programme, the operating structure shall:
monitor the implementation of the programme, propose amendments, as needed, and provide to the sectoral monitoring committee information on the progress of the programme in achieving its objectives, in particular being based on set milestones and related indicators (targets), as well as financial data;
deliver all the necessary information for the purposes of the reports drawn up by the NIPAC and the NAO and submitted to the Commission as provided for in Article 59 of this Agreement. It may be required to draw up a comprehensive annual report covering the full financial year, to be submitted by the NIPAC to the Commission, after examination by the responsible sectoral monitoring committee;
share within the operating structure any information that is relevant to the execution of the tasks allocated and to the implementation of actions;
be responsible for drawing up an evaluation plan and conducting, as appropriate, ex-ante, interim and ex-post evaluations of the programmes it manages, following the provisions of Article 55 of this Agreement.
As regards the selection and control of actions and financial management, the operating structure shall in accordance with the relevant Articles of this Agreement:
ensure that actions are selected for funding and approved in accordance with the procedures and criteria applicable to the policy area or programme;
arrange for procurement and grant award procedures and contracting;
set up procedures to ensure retention of all documents regarding procurement, grant award, contracting, financial management, controls and audits required to ensure an adequate audit trail;
make payments to, and recovery from, the recipients of IPA II assistance;
ensure that all bodies within the operating structure involved in the implementation of actions maintain either a separate accounting system or an adequate accounting codification for all transactions relating to an action;
ensure that the NAO receives all necessary information on the procedures and management verifications carried out in relation to expenditure;
set up an accrual based accounting system which records and stores, in computerised form, accounting records for each action/ activity and which supports all the data required for drawing up payment request and annual financial report or statement and making commitments and payments and monitoring the implementation of the action;
set up a system for timely reporting of irregularities and for effective and proportionate anti-fraud measures, taking into account the risks identified;
set up a system for the recognition of all amounts due and for the recording in a debtors’ ledger of all such debts, including irregularities, prior to their receipt.
verify that the expenditure incurred, paid and declared to the NAO complies with applicable Union and national law, the programme, the conditions for support of the action and the conditions of the contract, the goods or services have been delivered, and the payment requests by the recipient are correct.
These management verifications shall cover administrative, financial, technical and physical aspects of each action and shall include:
full administrative verification of the supporting documents in respect of each commitment and payment;
physical on-the-spot verifications, the frequency and scope of which shall take into account, inter alia, the type of action, the amount of public expenditure involved and the level of risk identified;
ensure internal audit of the bodies within the operating structure;
ensure compliance with information, publicity, transparency, visibility and communication requirements as provided for in Articles 23 and 24 of this Framework Agreement;
The bodies within the operating structure shall record arrangements between them formally in writing. The heads of these bodies shall be clearly designated and shall be responsible for the assigned tasks. The IPA II beneficiary shall enable them to exercise their duties and responsibilities. They shall be accountable to the head of the operating structure, where applicable.
Clause 5 The Audit Authority
The IPA II beneficiary shall provide for an audit authority which shall be independent from the NIPAC, the NAO, the management structure and the operating structure(s) and be ensured the necessary financial autonomy. It shall comply with internationally accepted auditing standards. A head of the audit authority shall be appointed by the IPA II beneficiary. S/he shall possess adequate competence, knowledge and experience in the field of audit to carry out the required tasks.
The audit authority shall carry out audits on the management and control system(s), on actions, transactions and on the annual accounts in line with internationally accepted auditing standards and in accordance with an audit strategy. Further guidance and definitions from the Commission may complement those standards.
Under the responsibility of its head, the audit authority shall in particular fulfil the following functions and assume the following responsibilities:
prepare an audit strategy on a tri-annual basis, following the model in Annex G to this Agreement, which will be up-dated annually. The audit strategy shall set out the audit methodology, the sampling methods for audits of actions and transactions and the planning of audits. The audits shall aim at verifying:
the completeness, accuracy and veracity of the annual financial reports or statements and the underlying annual accounts;
the efficient and effective functioning of the management, control and supervision systems;
the legality and regularity of the underlying transactions.
The audit authority shall submit the audit strategy for the following three years by end of November each year to the Commission with a copy to the NAO. Where a common management and control system applies to more than one programme, a single audit strategy may be prepared for the programmes or actions concerned.
draw up and submit to the Commission and the Government of the Republic of Serbia, with a copy to the NIPAC and the NAO reports and opinions as follows:
by 15 March each year, an annual audit opinion in accordance with the second subparagraph of Article 60(5) of the Financial Regulation and following the model set out in Annex E to this Agreement, on the annual financial reports or statements and the underlying annual accounts for the preceding financial year, covering their completeness, accuracy and veracity and on the functioning of the management, control and supervision system and the legality and regularity of the underlying transactions;
by 15 March each year, together with the annual audit opinion, an annual audit activity report following the model in Annex D to this Agreement and setting out the findings from the audits carried out in accordance with the audit strategy during the period concerned and supporting the annual audit opinion. The annual audit activity report shall set out, inter alia, any deficiencies found in the management, control and supervision systems and any corrective measures taken or planned by the NAO, National Fund and/or the operating structures concerned;
an opinion on any final statement of expenditure that the NAO has submitted to the Commission for the closure of any programme or of any part thereof. Such opinion shall address the validity of the final payment application and the accuracy of the financial information. Where appropriate, a final audit activity report shall support the opinion. The opinion on any final statement of expenditure shall follow the model provided in Annex F to this Agreement. The audit authority shall send the opinion within three months of the submission of the relevant final statement of expenditure by the NAO.
Further specific requirements for the audit strategy and/or the reports and opinions mentioned under point b) may be set out in the Sectoral or Financing Agreements.
ANNEX B
INTERNAL CONTROL FRAMEWORK
Standard list of areas and related requirements as referred to in point (a) of Article 12(3)
1. Control environment
(a) Ethics and integrity policies
demonstrating commitment by the organization to integrity and ethical values
ensuring the culture for the organisation required by top management is understood throughout the organisation
ensuring that procedures exist to identify and avoid conflicts of interests
(b) Supervision by management of tasks delegated to subordinates
ensuring that oversight procedures and structures are developed, including reporting from subordinate actors
ensuring that accountability is supported by proactive and continued supervision
(c) Establishment of structures, reporting lines, and authorities and responsibilities
ensuring that structures are defined and established at all levels in a way to enable achievement of assigned objectives and that tasks and functions to entities are allocated respectively
ensuring that all entities and individuals have proper legal bases and full legal authority to carry out their assigned tasks and functions
ensuring that reporting lines are designed within and between the entities to guarantee necessary flow of information to manage the activities of each entity and to enable accountability over all levels of organisation
ensuring that authority and the level of responsibility is defined and assigned based on demonstrated competence and allocated tasks:
Senior management – retains authority over significant decisions, reviews management’s assignments, establishes directives, guidance and control to enable management and other staff to understand and carry out their internal control responsibilities
Management – guides and facilitates the execution of senior management directives and instructions at their respective entity level
Personnel – understands the entity’s standards of conduct, assessed risks to objectives, and the related control activities at their respective levels, the expected information and communication flow, and monitoring activities relevant to their achievement of the objectives
Outsourced service providers – adhere to management’s definition of the scope of authority and responsibility for all non-employees engaged
(d) Staff planning, recruitment, retention, training and appraisal
ensuring that adequate numbers and quality of staff are in place at all levels to reach the objectives
ensuring that no member of staff is in doubt as to the extent of their responsibilities with the view of achieving the set objectives
ensuring that mission statements, job descriptions, etc. are up to date and known to all staff
ensuring that staff in „sensitive posts“ are identified and that appropriate controls (including, where appropriate, rotation policies) are applied to „sensitive posts“
(e) Accountability for allocated tasks and responsibilities
establishing performance measures, incentives, and other rewards appropriate at all levels considering the achievement of objectives
ensuring regular performance evaluation of staff at all levels and exercising appropriate follow-up, for example in terms of reward or disciplinary actions
ensuring that pressure is applied in the organisation positively to ensure achievement of objectives and negative pressures, for example in terms of unrealistic performance targets or conflicting objectives, are avoided
2. Risk management
(a) Objective setting
ensuring that objectives are set at all levels with sufficient clarity to enable identification and assessment of risks relating to objectives
ensuring that operational objectives provide a clear focus to allow allocation of required resources to attain desired performance goals
ensuring that external and internal reporting objectives encompass aspects of reliability, timeliness and transparency of reports
ensuring that compliance objectives reflect that all activities are carried out in line with applicable rules and regulations
(b) Risk identification, assessment and response
ensuring that risks are identified comprehensively at all levels and that risk identification encompasses all significant internal and external factors to the entity
ensuring that adequate risk assessment is carried out, after risk identification, including an estimation of likelihood and impact of identified risks
ensuring that management defines and implements adequate risk response to identified and assessed risks to mitigate any negative impact on reaching the objectives
(c) Fraud risk
ensuring that potential for fraud and irregularities is considered when assessing risks to the achievement of objectives
ensuring that irregularities noted lower down in the organisation are reported appropriately and followed-up, including protection for „whistle-blowers“
(d) Identification and assessment of changes affecting the system of internal controls
ensuring that management identifies and assesses important changes, both internal and external, that can affect the effectiveness of internal controls and have impact on the organisation’s achievement of objectives
3. Control activities
(a) Selection and development of control activities
ensuring that control activities that contribute to the mitigation of risks to the achievement of objectives are identified and developed at all levels of the organisation
ensuring that a single manager is accountable for all aspects of the transaction in cases of commitments or payments engaged to third parties
ensuring that the control activities include, inter alia, the following:
Before a transaction is authorised, the aspects of this transaction have to be verified by at least one member of staff other than the one(s) who initiated the transaction. For the same file the same person cannot do initiation and verification (four eyes principle).
Rules for each type of procurement and grant calls ensuring appropriate legal framework for all such commitment processes
Procedures, including checklists, for each step of procurement and grant calls (e.g. technical specifications, evaluation committees, reporting of exceptions etc.) ensuring each member of staff is clear as to their responsibilities in these areas
Publicity rules and procedures ensuring that the legislative requirements are fulfilled
Payment procedures, including procedures for confirmation of output delivery, and/or eligibility conditions, ‘on-the-spot’ where necessary, ensuring that payments are made only for justified payment requests, which fulfil all contractual requirements
Procedures for monitoring delivery of co-financing ensuring that the legal requirements are fulfilled
Budgetary procedures to ensure availability of funds in all cases guaranteeing that the organisation can fulfil its contractual commitments
Procedures for continuity of operations ensuring that significant risks to continuity (e.g. concerning loss of data, absence of individuals etc.) are identified and contingency plans put in place
Accounting procedures ensuring complete, accurate and transparent accounting following internationally accepted accounting principles
Reconciliation procedures ensuring that wherever required accounting balances are reconciled against third-party information
Reporting of exceptions, inter alia, exceptions to normal procedures approved at appropriate level, unapproved exceptions and control failures whenever identified ensuring variations to normal practices are always recorded and logged and reviewed at appropriate levels
Archiving procedures ensuring that documents will be available for review throughout the required periods for which they must be kept
Segregation of duties ensuring that different tasks in the life of the same operation are allocated to different staff to ensure automatic cross-checking controls
(b) Security control activities
ensuring adequate security procedures (IT and otherwise) that assets and data are kept secure from unauthorized interference and physical damage
ensuring that appropriate access rights are in place both in terms of physical access and electronic access at all levels
(c) Policies and procedures related to control activities
ensuring that written policies and procedures exist establishing what is expected at all levels and specifying detailed actions
ensuring that clear responsibility and accountability exists for the execution of control activities
ensuring that policies and procedures include the timing when a control activity, and any corrective activity, is to be performed
ensuring that in conducting a control activity, matters identified for follow-up are properly investigated and required corrective action is taken
ensuring that control activity is carried out by competent personnel and with a continued focus on the risks which are to be mitigated by the activity
ensuring that the management and senior management, where appropriate, periodically reassess policies and procedures and related control activities for continued relevance and effectiveness
4. Information and communication
(a) Information to support functioning of internal controls
ensuring that processes are in place at all levels to identify the information required and expected to support the functioning of the other components of internal control and the achievement of the organisation’s objectives
ensuring that information is obtained from all relevant sources including both internal and external sources
ensuring that information is captured from relevant sources and processed into meaningful, actionable information to meet defined information requirements
ensuring that produced information is timely, current, accurate, valid, complete, sufficient, accessible, protected, and verifiable and retained in order to be used in assessment of internal controls and achievement of objectives
(b) Internal communication
ensuring that processes are in place to communicate required information to enable all staff, including management, to understand and carry out their internal control responsibilities
ensuring that communication exists between senior management and other levels of the organisation so that senior management have the information needed to fulfil its role with respect to the organisation’s objectives
ensuring that separate communication channels, such as „whistle-blower“ hotlines, are in place and serve as fail-safe mechanism to enable anonymous or confidential communication when normal channels are inoperative or ineffective
ensuring that the chosen method of communication considers the timing, recipient, and nature of information
(c) External communication
ensuring that processes are in place to communicate required information in a relevant format and timely to external parties, including the European Commission, the European Court of Auditors, etc.
ensuring inbound communication channels to allow input from external parties providing all levels of organisation, including the senior management, with relevant information
ensuring that relevant information from external parties, including the European Commission, the European Court of Auditors, etc., reaches the relevant levels of the organisation, including the senior management
ensuring that separate communication channels, e.g. in case of denunciations or „whistle-blowing“, are in place and enable anonymous or confidential communication up to the level of senior management
ensuring that the method of communication considers the timing, recipient, and nature of communication as well as legislative and regulatory requirements and expectations.
5. Monitoring of internal control framework
(a) On-going and specific monitoring
ensuring that on-going and specific monitoring is developed and performed to ascertain that the components of internal control are present and functioning at all levels
ensuring that senior management is provided with results of the functioning of their systems at subordinate levels
ensuring that on-going monitoring is carried out by the responsible management at the level of each entity in the organisation
ensuring that regular specific monitoring is carried out by internal audit function to provide higher management with independent review of the subordinate systems
(b) Assessment, recording and communication of internal control deficiencies
ensuring that responsible management and senior management, as appropriate, assess the results of on-going and specific monitoring
ensuring that deficiencies are communicated to parties responsible for taking corrective action and to senior management, as appropriate
ensuring that management and senior management, as appropriate, tracks whether deficiencies are remedied adequately and within established deadlines.
ANNEX C
Model Management Declaration
I, the undersigned (name, first name, title or function), National Authorising Officer of the Republic of Serbia, for the programme (name of the programme, CCI) based on the implementation of the (name of programme) during the year (year), based on my own judgment and on all information available to me, including the results from my direct supervision and the work of the internal audit. Also from audits and controls in relation to the expenditure included in the payment applications submitted to the Commission during the year (year) , and taking into account my obligations under Commission Implementing Regulation (EU) No 447/2014 and in particular Article 9 thereof
hereby declare that:
the information in the annual financial reports or statements is properly presented, complete and accurate in accordance with Article 23(1)(b) of Commission Implementing Regulation (EU) No 447/2014;
the expenditure entered in the annual financial reports or statements was used for its intended purpose, in accordance with Commission Implementing Regulation (EU) No 447/2014, and the principle of sound financial management;
the management and control system put in place for the programme gives the necessary guarantees concerning the legality and regularity of the underlying transactions.
I have supervised the operation of the internal control system relating to the implementation of IPA II assistance and related to the Financing Agreement [ref. of the FA].
I confirm that irregularities identified in final audit or control reports in relation to the financial year in accordance with Clause 5(2) of Annex A of the Framework Agreement, have been appropriately treated in accordance with Clause 2(4)(g) of the Framework Agreement. Where necessary, adequate follow-up was given to deficiencies in the management and control system reported in those reports or is on-going as regards the following required remedial actions: ….. (if appropriate indicate which remedial actions are still on-going, at the date of signing the declaration).
I also confirm that expenditure which is subject to an ongoing assessment of its legality and regularity has been excluded from the declaration of expenditure and financial statements pending conclusion of the assessment, for possible inclusion in a payment request in a subsequent year.
Furthermore, I confirm that effective and proportionate anti-fraud measures are in place and take account of the risks identified and that I am not aware of any undisclosed matter related to the implementation of the programme which could be damaging to the reputation or the financial interest of the Union.
(Place and date of issue)
_______________________________________________________
Signature
(Name and official title or function of the National Authorising Officer)
ANNEX D
Model Annual Audit Activity Report
addressed to
– the European Commission, Directorate–General- the Government of the Republic of Serbia- copy to the National IPA Coordinator (NIPAC) of the Republic of Serbia and- copy to the National Authorising Officer (NAO) of the Republic of Serbia
1. INTRODUCTION
1.1 Details of the responsible audit authority and other bodies that have been involved in preparing the report.
1.2 Reference period (i.e. the year) and the scope of the audits (including the expenditure declared to the Commission for the year concerned).
1.3 Identification of the sector/policy area(s) covered by the report and of its/their operating structure and management structure.
1.4 Description of the steps taken to prepare the report and to draw the audit opinion.
2. SUBSTANTIAL CHANGES IN MANAGEMENT AND CONTROL SYSTEMS
2.1 Details of any substantial changes in the management and control systems, and confirmation of its compliance with Article 7 of Commission Implementing Regulation (EU) No 447/2014 based on the audit work carried out by the audit authority under Article 12 of Commission Implementing Regulation (EU) No 447/2014.
2.2 The dates from which these changes apply, the dates of notification of the changes to the audit authority, as well as the impact of these changes on the audit work are to be indicated.
3. CHANGES TO THE AUDIT STRATEGY
3.1 Details of any changes that have been made to the audit strategy or are proposed, and of the reasons for them. In particular, indicate any change to the sampling method used for the audit of operations (see paragraph 5 below).
3.2 The audit authority differentiates between the changes made or proposed at a late stage, which do not affect the work done during the reference period and the changes made during the reference period, that affect the audit work and results.
Only the changes compared to the previous version of the audit strategy are included.
4. SYSTEMS AUDITS
4.1 Details of the bodies that have carried out systems audits, including the audit authority itself.
4.2 Summary table of the audits carried out, with the indication of the authorities/bodies audited, the assessment of the key requirements for each authority/body, issues covered and a comparison to the audit planning. The summary includes the programme (name and CCI), the authority/body that has carried out the system audits, the date of the audit, the scope of audit including scope limitations and the authorities/bodies audited. Horizontal thematic audits are also reported in this section.
Audit period 1. Programme (CCI and title) 2. Audit Body 3. Audited Body(ies) 4. Date of the audit 5. Scope of the audit 6. Principal findings and conclusions 6. PLANNED RESOURCES
6.1 Provide the organisation chart of the audit authority.
6.2 Indication of planned resources to be allocated in relation to the next year and the two subsequent years.
6.3 Indication of the qualifications and experience required for the staff performing audits, and training requirements, where applicable.
ANNEX H
Reporting on suspected fraud and other irregularities concerning the Instrument for Pre-accession Assistance (IPA II)
Clause 1 Definitions
For the purposes of the reporting of suspected fraud and other irregularities the definitions laid down in Article 51 of this Agreement, on the protection of the financial interest of the Union, shall apply.
Clause 2 Initial reporting
The IPA II beneficiary shall report any suspected fraud and other irregularities which have been the subject of a primary administrative or judicial finding without delay to the Commission and keep the latter informed of the progress of administrative and legal proceedings.
In that report the IPA II beneficiary shall in all cases give details concerning the following:
the IPA II Instrument and the policy area concerned, the name and the number of the programme and the action or operation concerned;
the identity of the natural and legal persons involved or of any other participating entities and their role, except where this information is irrelevant for the purposes of combating irregularities, given the nature of the irregularity concerned;
the identification of the region or area where the operation has been carried out using the appropriate information such as NUTS level;
the provision(s) which have been infringed;
the date and source of the first information leading to suspicion that an irregularity has been committed;
the practices employed in committing the irregularity;
where appropriate, whether the practice gives rise to a suspicion of fraud;
the manner in which the irregularity was discovered;
where appropriate, the IPA II beneficiary and Member States and/or third countries involved;
the period during which, or the moment at which, the irregularity was committed;
the date on which the primary administrative or judicial finding on the irregularity was established;
the total amount of eligible expenditure specified by Union contribution, national contribution and private contribution;
the expenditure affected by the irregularity specified by Union contribution and National contribution;
the amount which would have been unduly paid had the irregularity not been identified according to Union contribution and national contribution;
the nature of the irregular expenditure;
the suspension of payments, where applicable, and the possibility of recovery.
Where some of the information referred to in paragraph 1, and in particular information concerning the practices employed in committing the irregularity and the manner in which it was discovered, is not available or needs to be rectified, the IPA II beneficiary shall as far as possible supply the missing or correct information to the Commission without delay.
If national provisions provide for the confidentiality of investigations, communication of the information shall be subject to the authorisation of the competent tribunal or court.
Clause 3 Urgent cases
Each IPA II beneficiary shall immediately report to the Commission and, where necessary, to the Member States or other IPA II beneficiaries concerned, any irregularities discovered or supposed to have occurred, where it is feared that they may very quickly have repercussions outside its territory.
Clause 4 Follow-up reporting
In addition to the information referred to in Clause 2, the IPA II beneficiary shall provide the Commission without delay with reference to any previous report made pursuant to that Clause, with details concerning the initiation, conclusion or abandonment of any procedures for imposing administrative or criminal penalties related to the reported irregularities as well as of the outcome of such procedures.
With regard to irregularities for which penalties have been imposed, the IPA II beneficiary shall also indicate the following:
whether the penalties are of an administrative or a criminal nature;
whether the penalties result from a breach of Union or national law;
the provisions in which the penalties are laid down;
the reasons for any abandonment of recovery procedures;
whether fraud was established.
At the written request of the Commission, the IPA II beneficiary shall provide additional information in relation to a specific irregularity or group of irregularities.
Clause 5 Electronic transmission
The information referred to in Clause 2, 3 and 4(1) shall be sent in the English language, by electronic means, using the module provided by the Commission for this purpose via a secure connection.
Clause 6 Use of information
The Commission may use any information of a general or operational nature communicated by IPA II beneficiaries under these provisions to perform risk analyses and may, on the basis of the information obtained, produce reports and develop early-warning systems serving to identify risks more effectively.
Clause 7 Use of the euro
The euro shall be used as currency for reporting of irregularities. The IPA II beneficiary shall convert the amounts of expenditure incurred in national currency into euro. Those amounts shall be converted into euro using the monthly accounting exchange rate of the Commission in the month during which the expenditure was registered in the accounts of the operating structure of the programme or action concerned. The exchange rate shall be published electronically by the Commission each month.
Where the amounts relate to expenditure registered in the accounts of the national authority during a period of more than one month, the exchange rate in the month during which expenditure was last registered may be used. Where the expenditure has not been registered in the accounts of the national authority, the most recent accounting exchange rate published electronically by the Commission shall be used.
Clause 8 Protection of personal data
The IPA II beneficiaries and the Commission shall take all necessary measures to prevent any unauthorised disclosure of, or access to, the information referred to in Clause 2, 3 and 4 (1).
The information referred to in Clauses 2, 3 and 4 (1) may not be sent to persons other than those in the IPA II beneficiary or within the Union institutions whose duties require that they have access to it, unless the IPA II beneficiary supplying such information has expressly so agreed.
Any personal data included in the information referred to in Clauses 2, 3 and 4 (1) shall be processed only for the purpose specified in that provisions.
ANNEX I
Thematic priorities for assistance
Assistance may, as appropriate, address the following thematic priorities:
(a) Compliance with the principle of good public administration and economic governance. Interventions in this area shall aim at: strengthening public administration, including professionalisation and de-politicisation of the civil service, embedding meritocratic principles and ensuring adequate administrative procedures; enhancing the capacity to strengthen macroeconomic stability and supporting progress towards becoming both a functioning market economy and a more competitive economy; supporting participation in the multilateral fiscal surveillance mechanism of the Union and systematic cooperation with international financial institutions on fundamentals of economic policy, as well as strengthening public financial management.
(b) Establishing and promoting from an early stage the proper functioning of the institutions necessary in order to secure the rule of law. Interventions in this area shall aim at: establishing independent, accountable and efficient judicial systems, including transparent and merit-based recruitment, evaluation and promotion systems and effective disciplinary procedures in cases of wrongdoing; ensuring the establishment of robust systems to protect the borders, manage migration flows and provide asylum to those in need; developing effective tools to prevent and fight organised crime and corruption; promoting and protecting human rights, rights of persons belonging to minorities – including Roma as well as lesbian, gay, bisexual, transgender and intersex persons – and fundamental freedoms, including freedom of the media.
(c) Strengthening the capacities of civil society organisations and social partners’ organisations, including professional associations, in beneficiaries listed in Annex I of the IPA II Regulation and encouraging networking at all levels among Union-based organisations and those of beneficiaries listed in Annex I of the IPA II Regulation, enabling them to engage in an effective dialogue with public and private actors.
(d) Investment in education, skills and lifelong learning. Interventions in this area shall aim at: promoting equal access to quality early-childhood, primary and secondary education; reducing early school-leaving; adapting vocational education and training (VET) systems to labour market demands; improving the quality and relevance of higher education; enhancing access to lifelong learning and supporting investment in education and training infrastructure; particularly with a view to reducing territorial disparities and fostering non-segregated education.
(e) Fostering employment and supporting labour mobility. Interventions in this area shall aim at: sustainable integration of young people not in employment, education or training (NEET) into the labour market, including through measures stimulating investment in quality job creation; supporting integration of the unemployed; and encouraging higher participation in the labour market of all under-represented groups. Other key areas of intervention shall be to support gender equality, the adaptation of workers and enterprises to change, the establishment of a sustainable social dialogue and the modernisation and strengthening of labour market institutions.
(f) Promoting social inclusion and combating poverty. Interventions in this area shall aim at: integrating marginalised communities such as the Roma; combating discrimination based on sex, racial or ethnic origin, religion or belief, disability, age or sexual orientation; and enhancing access to affordable, sustainable and high quality services, such as health care and social services of general interest, including through the modernisation of social protection systems.
(g) Promoting sustainable transport and removing bottlenecks in key network infrastructures, in particular by investing in projects with high European added value. The identified investments should be prioritised according to their contribution to mobility, sustainability, reduced greenhouse gas emissions, relevance to connections with Member States, and coherence with the Single European Transport Area.
(h) Improving the private-sector environment and competitiveness of enterprises, including smart specialisation, as key drivers of growth, job creation and cohesion. Priority shall be given to projects which improve the business environment.
(i) Strengthening research, technological development and innovation, in particular through improving the research infrastructure, an enabling environment and promotion of networking and collaboration.
(j) Contributing to the security and safety of food supply and the maintenance of diversified and viable farming systems in vibrant rural communities and the countryside.
(k) Increasing the ability of the agri-food sector to cope with competitive pressure and market forces as well as to progressively align with the Union rules and standards, while pursuing economic, social and environmental goals in balanced territorial development of rural areas.
(l) Protecting and improving the quality of the environment, contributing to the reduction of greenhouse gas emissions, increasing resilience to climate change and promoting climate action governance and information. IPA II funding shall promote policies to support the shift towards a resource-efficient, safe and sustainable low-carbon economy.
(m) Promoting reconciliation, peace-building and confidence-building measures.
ANNEX J
Thematic priorities for assistancefor territorial cooperation
Assistance for cross-border cooperation may, as appropriate, address the following thematic priorities:
(a) promoting employment, labour mobility and social and cultural inclusion across borders through, inter alia: integrating cross-border labour markets, including cross-border mobility; joint local employment initiatives; information and advisory services and joint training; gender equality; equal opportunities; integration of immigrants’ communities and vulnerable groups; investment in public employment services; and supporting investment in public health and social services;
(b) protecting the environment and promoting climate change adaptation and mitigation, risk prevention and management through, inter alia: joint actions for environmental protection; promoting sustainable use of natural resources, resource efficiency, renewable energy sources and the shift towards a safe and sustainable low-carbon economy; promoting investment to address specific risks, ensuring disaster resilience and developing disaster management systems and emergency preparedness;
(c) promoting sustainable transport and improving public infrastructures by, inter alia, reducing isolation through improved access to transport, information and communication networks and services and investing in cross-border water, waste and energy systems and facilities;
(d) encouraging tourism and cultural and natural heritage;
(e) investing in youth, education and skills through, inter alia, developing and implementing joint education, vocational training, training schemes and infrastructure supporting joint youth activities;
(f) promoting local and regional governance and enhancing the planning and administrative capacity of local and regional authorities;
(g) enhancing competitiveness, the business environment and the development of small and medium-sized enterprises, trade and investment through, inter alia, promotion and support to entrepreneurship, in particular small and medium-sized enterprises, and development of local cross-border markets and internationalisation;
(h) strengthening research, technological development, innovation and information and communication technologies through, inter alia, promoting the sharing of human resources and facilities for research and technology development.
OKVIRNI SPORAZUM IZMEĐU REPUBLIKE SRBIJE I EVROPSKE KOMISIJE O PRAVILIMA ZA SPROVOĐENJE FINANSIJSKE POMOĆI EVROPSKE UNIJE REPUBLICI SRBIJI U OKVIRU INSTRUMENTA ZA PRETPRISTUPNU POMOĆ (IPA II)
Evropska komisija (u daljem tekstu: Komisija),
u ime i za račun Evropske unije,
sa jedne strane,
i
Republika Srbija, koju zastupa Vlada Republike Srbije, (u daljem tekstu: Korisnik IPA II),
sa druge strane,
i zajedno, (u daljem tekstu: Strane)
s obzirom na to:
da su dana 11. marta 2014. godine, Evropski parlament i Savet usvojili Uredbu (EU) br. 231/2014 kojom se uspostavlja Instrument za pretpristupnu pomoć (u daljem tekstu: IPA II Uredba). Ovaj instrument predstavlja pravni osnov za pružanje finansijske pomoći korisnicima koji su navedeni u Aneksu I IPA II Uredbe (u daljem tekstu: Korisnici IPA II) radi podrške u usvajanju i sprovođenju političkih, institucionalnih, pravnih, administrativnih, socijalnih i ekonomskih reformi, neophodnih u procesu usklađivanja sa vrednostima Unije i postepenog usaglašavanja sa pravilima, standardima, politikama i praksama Unije zbog sticanja članstva u Evropskoj uniji.
da su dana 11. marta 2014. godine, Evropski parlament i Savet usvojili su Uredbu (EU) br. 236/2014 kojom se utvrđuju zajednička pravila i procedure za sprovođenje instrumenata Unije kojima se finansira njeno spoljno delovanje (u daljem tekstu: Zajednička Uredba o sprovođenju).
da je dana 2. maja 2014. godine, Komisija usvojila Uredbu o sprovođenju IPA II (EU) br. 447/2014 sa posebnim pravilima za sprovođenje Uredbe (EU) 231/2014 Evropskog parlamenta i Saveta o uspostavljanju Instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA II), (u daljem tekstu „Uredba o sprovođenju IPA II“) kojom se utvrđuju odredbe koje će se primenjivati na upravljanje i kontrolu.
da je korisnik IPA II kvalifikovan za IPA II, kao što je predviđeno IPA II Uredbom.
da član 8. IPA II Uredbe predviđa zaključivanje Okvirnih sporazuma između Komisije i korisnika IPA II.
da je stoga neophodno da se utvrde pravila za sprovođenje finansijske pomoći Unije u okviru IPA II.
SPORAZUMELE SU SE KAKO SLEDI:
Član 1. Tumačenje
Izrazi koji se koriste u ovom sporazumu imaju, osim u slučaju da je u ovom sporazumu izričito drugačije određeno, isto značenje koje im je dodeljeno u IPA II Uredbi, Zajedničkoj Uredbi o sprovođenju i u Uredbi o sprovođenju IPA II.
Pozivanja na ovaj sporazum predstavljaju pozivanja na Sporazum sa izmenama, dopunama ili zamenama njegovih odredbi koje se mogu usvojiti, osim u slučaju da je u ovom sporazumu izričito drugačije određeno.
Sva pozivanja na propise Evropskog parlamenta i Saveta ili na propise Komisije predstavljaju pozivanja na te propise sa izmenama, dopunama, ili zamenama koje se mogu usvojiti.
4) Naslovi u ovom sporazumu nemaju pravni značaj i ne utiču na njegovo tumačenje.
Član 2. Delimično nevažeće odredbe i nenamerne praznine
Ako neka odredba ovog sporazuma postane nevažeća, odnosno ako ovaj sporazum sadrži nenamerne praznine, to nema uticaja na važnost drugih odredbi ovog sporazuma. Ugovorne strane će eventualnu nevažeću odredbu zameniti važećom odredbom koja je najpribližnija svrsi i nameni odredaba ovog sporazuma. Ugovorne strane će popuniti svaku eventualnu nenamernu prazninu odredbom koja u najvećoj meri odgovara svrsi i nameni ovog sporazuma u saglasnosti sa IPA II Uredbom i Uredbom o sprovođenju IPA II.
Član 3. Definicije
Za potrebe ovog sporazuma primenjuju se sledeće definicije:
a) „Program” predstavlja akcioni program, pojedinačnu, posebnu meru ili meru podrške kako je predviđeno članom 2. i 3. Zajedničke Uredbe o sprovođenju;
b) „Sektorski sporazum” predstavlja sporazum zaključen između Komisije i korisnika IPA II koji se odnosi na određenu oblast politike ili program IPA II, kojim se utvrđuju pravila i procedure koje treba primeniti u konkretnom slučaju a koja nisu sastavni deo ovog sporazuma kao ni Finansijskih sporazuma;
v) „Finansijski sporazum” predstavlja godišnji ili višegodišnji sporazum zaključen između Komisije i korisnika IPA II u cilju sprovođenja finansijske pomoći Evropske unije kroz aktivnosti u okviru Uredbe o sprovođenju IPA II;
g) „Države učesnice” su korisnici IPA II pojedinačno ili korisnici IPA II zajedno sa državom članicom (državama članicama) Evropske unije ili sa državama korisnicama Instrumenta evropskog susedstva a koje učestvuju u višegodišnjem programu prekogranične saradnje zajednički pripremljenim od strane država učesnica;
(d) „Primalac“ je korisnik bespovratne pomoći (uključujući i tvining izvođača), izvođač u okviru ugovora o uslugama, nabavci i radovima, korisnik programa prekogranične saradnje, ugovorna strana u okviru sporazuma o delegiranju u okviru indirektnog upravljanja, ili bilo koje fizičko ili pravno lice koje prima pomoć u okviru IPA II;
đ) „Finansijska godina” podrazumeva period od 1. januara do 31. decembra jedne konkretne godine.
Član 4. Svrha i obim
U cilju promovisanja saradnje između Strana i pružanja pomoći Korisniku IPA II u progresivnom usklađivanju sa standardima i politikama Unije, kao i sa pravnim tekovinama EU, u cilju sticanja članstva u Uniji, Strane su saglasne da sprovedu aktivnosti u okviru sledećih oblasti politika koje su relevantne za korisnice IPA II radi postizanja ciljeva navedenih u članu 1. i 2. IPA II Uredbe:
a) reforme u okviru pripreme za članstvo u Uniji, izgradnja institucija i jačanje kapaciteta;
b) društveno-ekonomski i regionalni razvoj;
v) zapošljavanje, socijalna politika, obrazovanje, promovisanje rodne ravnopravnosti, kao i razvoj ljudskih resursa;
g) poljoprivreda i ruralni razvoj;
d) regionalna i teritorijalna saradnja.
Aktivnosti se finansiraju i realizuju u skladu sa pravnim, administrativnim i tehničkim okvirom koji se postavlja ovim Sporazumom, a dalje razrađuje u Sektorskim sporazumima i/ili Finansijskim sporazumima.
Ako Evropski fond za regionalni razvoj doprinosi programima ili merama utvrđenim u skladu sa IPA II Uredbom za prekograničnu saradnju između korisnika IPA II i država članica Evropske unije u skladu sa članom 9. stav 2. IPA II Uredbe, takva pomoć se sprovodi u skladu sa Uredbom o sprovođenju IPA II.
Ako IPA II pomoć doprinosi programima ili merama transnacionalne i međuregionalne saradnje uspostavljenim na osnovu Uredbe (EU) br. 1299/2013 Evropskog parlamenta i Saveta u skladu sa članom 9. stav 3. IPA II Uredbe, takva pomoć se sprovodi u skladu sa tom uredbom.
Ako IPA II pomoć doprinosi programima ili merama prekogranične saradnje uspostavljenim na osnovu Uredbe (EU) br. 232/2014 Evropskog parlamenta i Saveta, a u skladu sa članom 9. stav 4. IPA II Uredbe , takva pomoć se sprovodi u skladu sa tom uredbom.
Kada je to svrsishodno, IPA II pomoć može doprineti programima i merama koje predstavljaju sastavni deo makro-regionalnih strategija.
Administracija države korisnika IPA II sprovešće sve neophodne korake kako bi se olakšalo sprovođenje srodnih programa.
Član 5. Opšti principi finansijske pomoći
Za finansijsku pomoć koju pruža EU u okviru IPA II važe sledeći principi:
a) pomoć će poštovati načela doslednosti, komplementarnosti, koordinacije, partnerstva i koncentracije;
b) pomoć će biti usaglašena sa politikama Unije i podržavati progresivno usklađivanje sa pravnim tekovinama EU;
v) pomoć će biti saglasna budžetskim načelima koja su utvrđena Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 Evropskog parlamenta i Saveta (u daljem tekstu: „Finansijska uredba”) i Uredbom Komisije (EU) br. 1268/2012 (u daljem tekstu: „Pravila za sprovođenje Finansijske uredbe”);
g) pomoć će biti usaglašena sa potrebama identifikovanim u procesu proširenja i apsorpcionim kapacitetima Korisnika IPA II. U obzir će biti uzeta iskustva stečena prilikom sprovođenja ranijih programa;
d) korisniku će biti pružena snažna podrška prilikom preuzimanja odgovornosti za programiranje i sprovođenje pomoći i biće obezbeđena adekvatna vidljivost mera koje preduzima EU;
đ) aktivnosti moraju biti pažljivo planirane i moraju imati jasne i proverljive ciljeve koje treba ostvariti u okviru određenog perioda; postignuti rezultati će biti ocenjeni na osnovu primene konkretnih, merljivih, dogovorenih, realnih i vremenski opredeljenih pokazatelja;
e) bilo kakva diskriminacija zasnovana na polu, rasnom ili etničkom poreklu, religiji ili veri, invaliditetu, starosti ili seksualnoj opredeljenosti mora biti sprečena tokom sprovođenja pomoći;
ž) Ciljevi pretpristupne pomoći treba bi da budu usklađeni sa načelom održivog razvoja, uključujući ublažavanje i prilagođavanje klimatskim promenama.
Pomoć korisnicima IPA II obezbeđuje se u skladu sa okvirom politike proširenja koju utvrđuju Evropski savet i Savet ministara, kao i uzimajući u obzir Komunikaciju o Strategiji proširenja i Izveštaj o napretku koji su sadržani i u godišnjem paketu proširenja Komisije, kao i u relevantnim rezolucijama Evropskog parlamenta.
U skladu sa specifičnim ciljevima navedenim u članu 2. stav 1. IPA II Uredbe, tematski prioriteti za pružanje pomoći u skladu sa potrebama i kapacitetima korisnika IPA II navedeni su u Aneksu I ovog sporazuma. Svaki od ovih tematskih prioriteta može da doprinese postizanju jednog ili više specifičnih ciljeva.
U skladu sa specifičnim ciljevima navedenim u članu 2. stav 1. tačka g) IPA II Uredbe, pomoć Evropske unije obezbeđuje podršku prekograničnoj saradnji između korisnika IPA II, kao i između korisnika IPA II i država članica Evropske unije, ili država učesnica Instrumenta evropskog susedstva, u cilju promovisanja dobrosusedskih odnosa, podsticanja integracije Unije i promovisanja društveno-ekonomskog razvoja. Tematski prioriteti podrške teritorijalnoj saradnji navedeni su u Aneksu I ovog sporazuma.
IPA II pomoć obezbeđuje se na osnovu indikativnih strateških dokumenata za države korisnice ili indiktivnih strateških dokumenata za više država korisnica (u daljem tekstu: strateški dokumenti), koji su uspostavljeni za period trajanja višegodišnjeg finansijskog okvira Evropske unije od 2014. do 2020. godine, i koje je pripremila Komisija u saradnji sa korisnicima IPA II.
Pružanje IPA II pomoći biće uslovljeno ispunjavanjem obaveza korisnika IPA II koje proizilaze iz ovog sporazuma, kao i iz sektorskih sporazuma i finansijkih sporazuma, ukoliko oni postoje.
Član 6. Načelo vlasništva
Vlasništvo nad programiranjem i sprovođenjem IPA II pomoći ima prevashodno korisnik IPA II.
Korisnik IPA II imenuje nacionalnog IPA koordinatora (NIPAK), koji će biti glavni partner Komisije za sveukupan proces: strateškog planiranja, koordinacije programiranja, praćenja sprovođenja, vrednovanja i izveštavanja o IPA II pomoći.
NIPAK je dužan da:
(a) obezbedi koordinaciju u okviru administracije korisnika IPA II kao i koordinaciju sa drugim donatorima i da osigura povezanost između korišćenja IPA II pomoći i opšteg procesa pristupanja;
(b) koordinira učešće korisnika IPA II u odgovarajućim programima teritorijalne saradnje, odnosno programima prekogranične saradnje iz člana 27. Uredbe o sprovođenju IPA II, i ako je potrebno, u programima transnacionalne ili međuregionalne saradnje koja se uspostavlja i sprovodi na osnovu Uredbe (EU) br. 1299/2013, kao i u programima prekogranične saradnje koja se uspostavlja i sprovodi na osnovu Uredbe (EU) br. 232/2014. NIPAK može da delegira ove koordinacione poslove koordinatoru teritorijalne saradnje ili operativnoj strukturi po potrebi;
(v) nastoji da osigura da administracija korisnika IPA II preduzme sve neophodne korake radi olakšavanja sprovođenja srodnih programa.
Nacionalni IPA koordinator mora biti visoko rangirani predstavnik Vlade ili državne uprave korisnika IPA II, sa adekvatnim nadležnostima.
Kako bi obezbedile adekvatnu osnovu za upravljanje pretpristupnom pomoći i nacionalnim fondovima, Komisija i korisnik IPA II uspostaviće dijalog o upravljanju javnim finansijama. U tom smislu, Komisija će proceniti nivo usklađenosti uprave korisnika IPA II sa načelima otvorenog i uređenog sistema za upravljanje javnim finansijama. Ukoliko uprava samo delimično ispunjava takve zahteve, korisnik IPA II i Komisija dogovoriće se o potrebnim merama za otklanjanje uočenih nedostataka.
Član 7. Metode sprovođenja
IPA II pomoć u Republici Srbiji će sprovoditi Komisija u skladu sa Finansijskom uredbom, i to prema:
a) direktnom upravljanju od strane odeljenja Komisije, uključujući i njene kadrove u okviru Delegacija Unije i/ili putem izvršnih agencija kao što je definisano u članu 58. stav 1. tačka a. Finansijske uredbe
b) indirektnom upravljanju, pri čemu Komisija poverava poslove sprovođenja budžeta za određene programe ili akcije korisniku IPA II, kao što je definisano u članu 58. stav 1. tačkama ž. i v. Finansijske uredbe, zadržavajući ukupnu konačnu odgovornost za opšte sprovođenje budžeta u skladu sa članom 58. stav 2. Finansijske uredbe;
v) indirektnom upravljanju, od strane subjekata koji nisu korisnici IPA II, kao što je definisano u članu 58. stav 1. tačkama ii., iii., v. do vii. tačke v. Finansijske uredbe;
g) deljenom upravljanju sa državama članicama Evropske unije, kao što je definisano u članu 58. stav 1. tačka b. Finansijske uredbe za programe prekogranične saradnje koje uključuju države članice Evropske unije i sprovode se u skladu sa Uredbom o sprovođenju IPA II.
Član 8. Finansijski sporazumi
Ukoliko odluka o finansiranju to zahteva, Komisija i korisnik IPA II zaključuju Finansijski sporazum u skladu sa članom 6. Uredbe o sprovođenju IPA II.
Finansijski sporazumi uređuju, pored ostalog, uslove na osnovu kojih će se vršiti upravljanje IPA II pomoći, uključujući primenljive metode sprovođenja, iznos i nivo pomoći, rokove za sprovođenje, kao i pravila o prihvatljivosti troškova.
Ukoliko se programi sprovode prema indirektnom upravljanju od strane korisnika IPA II, Finansijski sporazumi moraju da sadrže odgovarajuće odredbe člana 40. Pravila o primeni Finansijske uredbe, kao i, ukoliko je tako određeno, odredbe koje definišu prethodne (ex ante) kontrole od strane Delegacije Unije ili od strane Komisije u pogledu ključnih procedura koje se odnose na dodelu bespovratnih sredstava i javne nabavke, kao i odredbe koje se odnose na kontrole i nadzor, a koje vrši Delegacija Unije ili Komisija.
Kada su u pitanju programi prekogranične saradnje koji su uspostavljeni između korisnika IPA II, ili između korisnika IPA II i država učesnica Instrumenta evropskog susedstva, Komisija i sve države učesnice mogu da potpišu jedan finansijski sporazum u okviru određenog programa.
Pravila koja se primenjuju u okviru sprovođenja programa prekogranične saradnje između jedne ili više država članica Evropske unije i jednog ili više korisnika IPA II definišu se u okviru finansijskog sporazuma za dati program prekogranične saradnje koji potpisuju korisnik IPA II, Komisija, i gde je primenljivo, država članica Evropske unije koja je domaćin tela za upravljanje tim programom prekogranične saradnje.
U skladu sa članom 26. Uredbe (EU) br. 1299/2013, uslovi sprovođenja programa, koji uređuju finansijsko upravljanje, programiranje, praćenje, vrednovanje i kontrola učešća trećih država kroz doprinos IPA II sredstava transnacionalnim i međuregionalnim programima saradnje uspostavljenim i sprovedenim pod gore pomenutom Uredbom između članica EU i jednog ili više korisnika IPA II, biće predviđeni odgovarajućim programom saradnje i, gde je to potrebno, finansijskim sporazumom između Komisije, vlada ovih trećih država i države članice Evropske unije koja je domaćin tela za upravljanje odnosnog programa saradnje, pri čemu se mora obezbediti usklađenost sa pravilima Kohezione politike Unije.
Ovaj okvirni sporazum se primenjuje na sve sektorske i finansijske sporazume zaključene između strana uključenih u finansijsku pomoć u okviru IPA II. Ukoliko postoje, sektorski sporazumi u vezi sa datom oblašću politike ili programa primenjuju se na sve finansijske sporazume zaključene u okviru te oblasti politike ili programa. Ako ne postoji Finansijski sporazum, primenjuju se pravila iz ovog sporazuma.
Član 9. Sektorski sporazumi
Više informacija o programima ruralnog razvoja u oblasti politike poljoprivrede i ruralnog razvoja koje upotpunjuju ovaj sporazum, biće navedeno u odgovarajućim sektorskim sporazumima, koji će, pored ostalog, definisati mere na osnovu kojih će se pomoć sprovoditi.
Član 10. Uspostavljanje lica i tela za indirektno upravljanje od strane korisnika IPA II
U slučaju indirektnog upravljanja, korisnik IPA II uspostavlja sledeća lica i tela:
a) Nacionalni IPA koordinator (NIPAK);
b) Nacionalni službenik za odobravanje (NAO);
v) operativne strukture.
Operativna struktura za programe ruralnog razvoja u okviru oblasti politike poljoprivrede i ruralnog razvoja mora da sadrži sledeća posebna tela, koja deluju u okviru bliske saradnje:
Upravljačko telo, kao javni organ koji deluje na nacionalnom nivou, nadležno za pripremu i sprovođenje programa, uključujući izbor mera i njihovu promociju, koordinaciju, evaluaciju, praćenje, kao i izveštavanje o odnosnom programu, kojim upravlja visoko rangirani zvaničnik sa isključivim nadležnostima; i
IPA Agencija za ruralni razvoj (IPARD), sa funkcijama slične prirode kao agencija za plaćanje u državama članicama Evropske unije, zadužena za promociju i odabir projekata, kao i za odobravanje, kontrolu i utvrđivanje/obračun obaveza i plaćanja i za izvršavanje plaćanja.
NAO uspostavlja upravljačku strukturu koja obuhvata Nacionalni fond i funkciju za podršku NAO.
Korisnik IPA II osigurava postojanje Revizorskog tela.
Korisnik IPA II dužan je da obezbedi adekvatnu podelu nadležnosti između i unutar struktura i tela iz stava 1) do 3) ovog člana. Dužnosti su odvojene kada su različiti zadaci koji se odnose na transakciju dodeljeni različitom osoblju, čime se doprinosi obezbeđivanju uslova za pravilno sprovođenje svakog posebnog zadatka.
Član 11. Funkcije i odgovornosti lica i tela
Licima i telima iz člana 10. biće dodeljene funkcije i odgovornosti kako je navedeno u Aneksu A ovog sporazuma, te su u obavezi da budu usklađeni sa okvirom interne kontrole Aneksa B ovog sporazuma.
Korisnik IPA II bez odlaganja obaveštava Komisiju o značajnim promenama koje se tiču struktura i tela navedenih u članu 10. ovog sporazuma.
Dodeljivanje specifičnih funkcija i odgovornosti za određene oblasti politika ili programe, može biti predviđeno sektorskim ili finansijskim sporazumima i to u skladu sa osnovnim pristupom koji je opredeljen za dodelu funkcija i odgovornosti kako je predviđeno u Aneksu A ovog sporazuma.
Kada je u slučaju indirektnog upravljanja od strane korisnika IPA II određenim licima i/ili subjektima dodeljena odgovornost za aktivnost u vezi sa upravljanjem, sprovođenjem, kontrolom, nadzorom, praćenjem, vrednovanjem, izveštavanjem ili revizijom programa, korisnik IPA II će omogućiti tim licima i/ili subjektima obavljanje poslova u vezi sa tom odgovornošću. Ovo uključuje, posebno, slučajeve gde ne postoji odnos hijerarhije između tih lica i/ili subjekata i tela koja učestvuju u konkretnoj aktivnosti. Korisnik IPA II dužan je da tim licima i/ili subjektima obezbedi ovlašćenja za uspostavljanje:
a) formalnih radnih dogovora sa pomenutim telima;
b) odgovarajućeg sistema razmene informacija sa odnosnim organima, uključujući i ovlašćenje da traže informacije i pravo pristupa dokumentima i osoblju na terenu, ukoliko je neophodno;
v) standarda koji moraju biti ispunjeni i procedura koje treba slediti.
Član 12. Uslovi za poveravanje zadataka u vezi sa izvršavanjem budžeta korisniku IPA II
Komisija poverava zadatke u vezi sa izvršavanjem budžeta korisniku IPA II potpisivanjem finansijskog sporazuma.
Pri upravljanju sredstvima IPA II, korisnik IPA II poštuje načela odgovornog finansijskog upravljanja, transparentnosti i sprečavanja diskriminacije, i obezbeđuje vidljivost pomoći dobijene u okviru IPA II. Prilikom upravljanja sredstvima IPA II, korisnik IPA II garantuje nivo zaštite finansijskih interesa Evropske unije koji je jednak nivou zaštite finansijskih interesa Unije koji je predviđen Finansijskom uredbom, uzimajući u obzir posebno:
a) prirodu poverenih zadataka i iznose pomoći;
b) finansijske rizike;
v) nivo garancija koje proističu iz domaćih sistema, pravila i procedura, uz mere koje Komisija preduzima u cilju nadzora i podrške u sprovođenju poverenih zadataka.
U cilju zaštite finansijskih interesa Unije, korisnik IPA II:
a) uspostavlja i osigurava funkcionisanje delotvornog i efikasnog sistema interne kontrole;
b) koristi računovodstveni sistem koji pravovremeno i redovno pruža tačne, potpune i pouzdane podatke u kojem su jasno naznačeni prihvaćeni troškovi i izvršene isplate;
v) osigurava da lica i tela navedeni u članu 10. st. 1. i 2. podležu nezavisnoj eksternoj reviziji, koja se sprovodi u skladu sa međunarodno priznatim revizorskim standardima i koju sprovodi revizorsko telo koje je funkcionalno nezavisno od struktura i tela koja su subjekti revizije;
g) primenjuje adekvatna pravila i postupke za obezbeđivanje finansijske podrške u okviru IPA II pomoći putem dodele bespovratnih sredstava, kroz javne nabavke i putem finansijskih instrumenata.
Korisnik IPA II, takođe:
a) obezbeđuje naknadno (ex-post) objavljivanje informacija o primaocima pomoći IPA II u skladu sa članom 23 ovog sporazuma;
b) obezbeđuje dovoljnu zaštitu podataka o ličnosti u skladu sa Direktivom 95/46/EK Evropskog parlamenta i Saveta i Uredbom (EK) broj 45/2001 Evropskog parlamenta i Saveta.
U slučaju značajnih izmena u okviru sistema ili pravila korisnika IPA II ili procedura koje se odnose na upravljanje sredstvima Unije poverenih korisniku IPA II, korisnik IPA II o tome bez odlaganja obaveštava Komisiju. Komisija vrši pregled finansijskih sporazuma zaključenih sa korisnikom IPA II kako bi osigurala kontinuirano ispunjenje zahteva definisanih u stavu 3.
Član 13. Poveravanje zadataka u vezi sa izvršavanjem budžeta
U ime korisnika IPA II, NAO je nadležan za dostavljanje zahteva Komisiji za poveravanje zadataka u vezi sa izvršavanjem budžeta u okviru datog programa ili mere.
Pre dostavljanja zahteva navedenog u stavu 1, NAO osigurava da upravljačka struktura i odgovarajuća operativna struktura (operativne strukture) ispunjavaju zahteve definisane u tačkama a), b) i g) člana 12. stav 3. i zahteve definisane u aneksu B uz ovaj sporazum. Pri tome NAO može da se rukovodi rezultatima prethodne (ex-ante) procene sprovedene u vezi sa procesom nacionalne akreditacije o kojoj je odlučeno u skladu sa Uredbom Saveta (EZ) broj 1085/2006 ili prethodnim Finansijskim sporazumom.
Kada NAO nije u mogućnosti da se osloni na prethodnu (ex-ante) procenu, zahtev se potkrepljuje revizorskim mišljenjem o upravljačkoj strukturi i o operativnoj strukturi (operativnim strukturama), koje priprema eksterni revizor koji je nezavisan od organa i tela navedenih u članu 10. st.1. i 2. ovog sporazuma, a koje se zasniva na procenama sprovedenim u skladu sa međunarodno priznatim revizorskim standardima.
Uz zahtev se dostavlja potvrda, koju sastavljaju NAO, NIPAK i rukovodilac revizorskog tela, o spremnosti da obavljaju funkcije i nadležnosti koje su im poverene Aneksom A ovog Sporazuma.
Pre nego što poveri zadatke u vezi sa izvršenjem budžeta u okviru IPA II pomoći, Komisija razmatra zahtev pomenut u stavu 1. ovog člana i vrši proveru uspostavljenih struktura i tela navedenih u članu 10. i, za potrebe ex-ante procene u skladu sa članom 61. stav 1.Finansijske uredbe, pribavlja dokaze da su ispunjeni zahtevi definisani u tačkama a) do g) člana 12. stav 3. i u Aneksu B uz ovaj sporazum. Ova provera od strane Komisije može uključiti i provere na terenu.
U svrhu poveravanja zadataka u vezi sa izvršavanjem budžeta u okviru IPA II pomoći, Komisija se može osloniti na prethodnu (ex-ante) procenu sprovedenu u vezi sa prethodnim finansijskim sporazumom zaključenim sa korisnikom IPA II ili na prethodnu (ex-ante) procenu sprovedenu u vezi sa prenošenjem ovlašćenja za upravljanje o kojem je rešeno u skladu sa Uredbom (EZ) broj 1085/2006. Na zahtev Komisije, korisnik IPA II dostavlja dodatne dokaze ukoliko se navedene procene ne odnose na sve postvljene zahteve.
Član 14. Mere u slučaju neusklađenosti upravljačkih i operativnih struktura sa zahtevima iz tačaka a), b) i g) člana 12. stav 3. i Aneksa B ovog sporazuma
Pošto Komisija poveri zadatke u vezi sa izvršavanjem budžeta, NAO prati da li upravljačka struktura i operativna struktura (operativne strukture) kontinuirano ispunjavaju relevantne zahteve definisane u tačkama a), b) i g) člana 12. stav 3. i u Aneksu B ovog sporazuma. U slučaju nepoštovanja navedenih zahteva, NAO bez odlaganja o tome informiše Komisiju, uz dostavljanje kopije NIPAK-u, i preduzima adekvatne mere zaštite u vezi sa izvršenim isplatama ili potpisanim ugovorima.
2) Takođe, NAO preduzima neophodne korake kako bi osigurao ponovno ispunjenje zahteva navedenih u stavu 1.
Član 15. Suspenzija ili obustavljanje delova Finansijskog sporazuma koji se odnose na poverene zadatke u vezi sa realizacijom budžeta
Komisija prati usklađenost sa članom 12. stav 3. i članom 51. stav 1. ovog sporazuma i može preduzeti adekvatne korektivne mere, uključujući suspenziju ili obustavljanje delova finansijskog sporazuma u bilo kom trenutku, u slučaju neispunjavanja zahteva.
U slučaju da Komisija suspenduje ili obustavi delove finansijskog sporazuma koji se odnose na poverene zadatke u vezi sa izvršavanjem budžeta, primenjuju se sledeće odredbe:
a) Komisija može prekinuti prenos sredstava korisniku IPA II;
b) nove pravne obaveze koje operativna struktura preuzme nakon obaveštenja o suspenziji ili obustavljanju ne smatraju se prihvatljivim u okviru IPA II pomoći;
v) bez zadiranja u bilo koje druge finansijske korekcije, Komisija može vršiti finansijske korekcije, koje su utvrđene u članu 43. ovog sporazuma, a u vezi sa transakcijama na koje se odrazilo prethodno nepoštovanje zahteva koji se odnose na poveravanje zadataka u vezi sa izvršavanjem budžeta.
Sektorskim ili finansijskim sporazumom mogu se propisati dodatne odredbe u vezi sa suspenzijom ili obustavljanjem delova koji se odnose na poverene zadatke u vezi sa izvršavanjem budžeta.
Član 16. Programiranje pomoći
IPA II pomoć se pruža na osnovu strateških dokumenata, koje ustanovljava Komisija u partnerstvu sa korisnikom IPA II a koji se odnose na period trajanja višegodišnjeg finansijskog okvira Unije. Ova pomoć realizuje se kroz programe i mere navedene u članovima 2. i 3. Zajedničke uredbe o sprovođenju. Sprovođenje se, po pravilu, vrši putem godišnjih ili višegodišnjih programa, specifičnih za pojednačnu državu ili kroz programe za više država, kao i putem programa prekogranične saradnje uspostavljenih u skladu sa strateškim dokumentima koje priprema korisnik IPA II i/ili Komisija, a usvaja Komisija.
Godišnji ili višegodišnji programi, odnosno programi specifični za pojedinačnu državu ili programi za više država, zasnivaju se na akcionim dokumentima osim ukoliko je drugačije predviđeno u ovom sporazumu. Akcione dokumente pripremaju relevantna nacionalna tela koje odredi korisnik IPA II, osim u slučaju programa za više država koje priprema Komisija u konsultacijama sa korisnicima IPA II. NIPAK osigurava usklađenost ciljeva definisanih u akcijama ili programima koje predlaže korisnik IPA II sa ciljevima nacionalnih strateških dokumenata i u obzir uzima relevantnie makroregionalne strategije i strategije koje se odnose na morske basene. U slučaju kada programska dokumenta priprema korisnik IPA II, NIPAK koordinira pripremu dokumenata i dostavlja ih Komisiji.
U skladu sa članom 5. stav 6. IPA II Uredbe, Komisija podstiče saradnju između relevantnih zainteresovanih strana u toku pripreme pomoći. U skladu sa načelom vlasništva iz člana 6. ovog sporazuma, korisnik IPA II obezbeđuje da su relevantne zainteresovane strane, uključujući organizacije civilnog društva i lokalne vlasti, adekvatno konsultovane i da imaju pravovremeni pristup relevantnim informacijama čime im je omogućena smislena uloga u procesu programiranja, u saradnji sa Komisijom kada je to svrsishodn.
Pomoć može biti dodeljena u cilju podrške učešća korisnika IPA II u programima i agencijama Unije. Učešće korisnika IPA II u programima Unije vrši se u skladu sa specifičnim uslovima definisanim za svaki konkretan program u sporazumu zaključenom između Komisije i korisnika IPA II, a koji su u skladu sa sporazumima kojim se definišu opšta načela učešća korisnika IPA II u programima Unije.
IPA II pomoć u okviru programa ruralnog razvoja u oblasti politike koja se odnosi na poljoprivredu i ruralni razvoj, pruža se na osnovu relevantnih prioriteta definisanih indikativnim strateškim dokumentima, pripremljenim za svaku od država korisnica, kroz unapred definisani skup mera koji se dodatno precizira sektorskim sporazumom. Sprovođenje se vrši kroz višegodišnje programe ruralnog razvoja sastavljene na nacionalnom nivou za celokupan period sprovođenja IPA II, kao programi sa podeljenim obavezama u skladu sa članom 189. stav 3. Finansijske uredbe,. Program priprema Upravljačko telo skladu sa odredbama člana 10. stav 1. tačka v), podtačka (i) ovog sporazuma i dostavlja ga Komisiji nakon konsultacija sa odgovarajućim zainteresovanim stranama.
Pomoć u okviru programa ruralnog razvoja doprinosi realizaciji sledećih ciljeva:
a) povećanje bezbednosti hrane kod korisnika IPA II i sposobnosti poljoprivredno-prehrambenog sektora da podnese konkurenciju i da postepeno usklađuje ovaj sektor sa standardima Unije, posebno onim koji se tiču higijene i životne sredine, a uz nastojanje da se osigura i uravnoteženi teritorijalni razvoj ruralnih oblasti, radi realizacije prioriteta Unije u oblasti ruralnog razvoja, kroz razvoj ljudskog i fizičkog kapitala;
b) usmeravanje ulaganja kroz sisteme upravljanja i kontrole koji su usklađeni sa standardima dobrog upravljanja u okviru moderne javne uprave, pri čemu relevantne nacionalne strukture primenjuju standarde jednake onim u sličnim organizacijama država članica Evropske unije.
Član 17. Usvajanje i izmene programa
Nakon usvajanja, ako je to potrebno, program može biti izmenjen i dopunjen u skladu sa članom 2. Zajedničke uredbe o sprovođenju kako bi u obzir bile uzete nove informacije i rezultati koji se odnose na sprovođenje predmetnih akcija, uključujući i rezultate procena u okviru procesa praćenja i vrednovanja, kao i potrebe za prilagođavanjem iznosa raspoložive pomoći. Svaki predlog za izmenu i dopunu programa koji dostavlja korisnik IPA II mora biti adekvatno potkrepljen i mora uključivati najmanje sledeće informacije: tekst izmenjenog i dopunjenog programa, razloge za predloženu izmenu i dopunu, očekivane efekte izmena i dopuna i izmenjene tabele sa finansijskim podacima i podacima o akcijama/aktivnostima/merama, u slučaju da su predložene izmene i dopune finansijskog karaktera.
Korisnik IPA II predlaže izmene programa kada je to neophodno da bi se na odgovarajući način odrazile izmene relevantnih propisa Unije ili kada to zahtevaju izmene uslova za sprovođenje.
Primenjivaće se detaljne odredbe o pripremi, usvajanju i izmenama programa kako je predviđeno relevantnim dokumentima i uputstvima koje priprema Komisija.
Član 18. Pravila koja se odnose na javne nabavke i dodelu bespovratnih sredstava
Upravljanje se za sve oblasti politika IPA II pomoći vrši u skladu sa pravilima koja se odnose na spoljno delovanje kako je određeno u Naslovu IV Drugog dela Finansijske uredbe i u Pravilima za sprovođenje Finansijske uredbe.
Svi ugovori o uslugama, o nabavci dobara i o radovima, kao i sporazumi o dodeli bespovratnih sredstava, dodeljuju se i sprovode u skladu sa procedurama i standardnim dokumentima koje definiše i objavljuje Komisija za potrebe sprovođenja spoljnih akcija, a koji su na snazi u trenutku pokretanja odnosne procedure, osim ako nije drugačije definisano u sektorskom ili finansijskom sporazumu.
Rezultati tenderskih postupaka, kao i informacije o dodeli bespovratnih sredstava i nagrada objavljuju se u skladu sa pravilima pomenutim u stavu 1. i dodatno definisanim u članu 23.
U slučaju indirektnog upravljanja od strane korisnika IPA II, NAO dostavlja Komisiji plan javnih nabavki/finansijske projekcije za program ili akciju koja se sprovodi u skladu sa finansijskim sporazumom, u roku od mesec dana od stupanja odnosnog finansijskog sporazuma na snagu. Ova obaveza se ne primenjuje na IPA II pomoć za programe ruralnog razvoja u okviru oblasti politike poljoprivreda i ruralni razvoj.
U pogledu javnih nabavki, nacionalni zakon korisnika IPA II kojim se prenose odredbe Direktive 2014/24/EU smatra se ekvivalentnim pravilima koje primenjuje Komisija u skladu sa Finansijskom uredbom. Komisija može prihvatiti da se takav nacionalni zakon primenjuje za potrebe realizacije pomoći u okviru IPA II u skladu sa uslovima relevantnih odredaba Finansijskog sporazuma.
Član 19. Pravila o državljanstvu i poreklu u slučaju postupaka javne nabavke, dodele bespovratnih sredstava i druge pomoći
U postupcima dodele ugovora o nabavci, bespovratnih sredstava i druge podrške za akcije finansirane u okviru IPA II mogu učestvovati sva fizička lica koja su državljani, ili pravna lica sa sedištem u sledećim državama (u daljem tekstu: prihvatljive države), kao i međunarodne organizacije:
a) države članice Evropske unije, korisnici IPA II, ugovorne strane Sporazuma o evropskom ekonomskom prostoru i partnerske države obuhvaćene Instrumentom za vropsku susedsku politiku, i
b) države za koje Komisija utvrdi recipročni pristup spoljnoj pomoći. Recipročni pristup može biti dodeljen, na ograničen period od najmanje jedne godine, kada država odobri učešće pod jednakim uslovima subjektima iz Unije i iz drugih država koje se smatraju prihvatljivim u okviru IPA II. Pre nego što odluči o recipročnom pristupu i njegovom trajanju, Komisija se konsultuje sa korisnikom IPA II.
Pravna lica uključuju organizacije civilnog društva, kao što su nevladine neprofitne organizacije i nezavisne političke fondacije, organizacije na nivou zajednice i privatne sektorske neprofitne agencije, ustanove i organizacije i njihove mreže na lokalnom, nacionalnom, regionalnom i međunarodnom nivou ukoliko mogu preuzeti zakonska prava i obaveze u skladu sa relevantnim nacionalnim zakonima.
Ako akcije zajednički sufinansira partner ili drugi donator, ili se sufinansirnje vrši kroz poverenički fond koji uspostavi Komisija, države koje su prihvatljive prema pravilima tog partnera, drugog donatora ili države članice ili su utvrđene konstitutivnim aktom povereničkog fonda takođe mogu uzeti učešće.
Ako se sprovođenje vrši indirektnim upravljanjem preko jednog od poverenih tela navedenih u tačkama (ii) do (viii) člana 58 (1) Finansijske uredbe, države koje su prihvatljive u skladu sa pravilima tog tela takođe mogu uzeti učešće.
Ako se akcija zajednički finansirana iz IPA II i drugog instrumenta namenjenog za spoljne akcije, uključujući Evropski razvojni fond, države utvrđene u okviru IPA II i drugog navedenog instrumenta smatraju se prihvatljivim za potrebe ovih akcija.
U slučaju globalnih, regionalnih ili prekograničnih akcija finansiranih iz IPA II, države, teritorije i regioni obuhvaćeni akcijom mogu se smatrati prihvatljivim za potrebe takve akcije.
Poreklo robe nabavljene u okviru ugovora o nabavci, ili u skladu sa sporazumom o dodeli bespovratnih sredstava, finansiranog u okviru IPA II mora biti iz prihvatljive države.
Međutim, roba može imati poreklo iz bilo koje države kada je iznos vrednosti robe koja se nabavlja niži od minimalnog iznosa za sprovođenje konkurentnog pregovaračkog postupka u okviru javnih nabavki.
Termin „poreklo” u ovom sporazumu ima isto značenje kao u članovima 23. i 24 Uredbe Saveta (EEZ) broj 2913/92.
Pravila definisana ovim članom ne pimenjuju se i ne postavljaju ograničenja u pogledu nacionalne pripadnosti fizičkih lica koja su zaposlena ili na drugi način u pravnom odnosu sa prihvatljivim izvođačem ili, gde je to slučaj, podizvođačem.
U cilju promovisanja lokalnih kapaciteta, tržišta i nabavke, prioritet se daje lokalnim i regionalnim izvođačima kada Finansijska uredba predviđa dodelu ugovora na osnovu postupka jedinstvene ponude. U svim drugim slučajevima, učešće lokalnih i regionalnih izvođača tretiraća se u skladu sa relevantnim odredbama Finansijske uredbe.
Prihvatljivost u smislu ovog člana može biti dodatno ograničena u finansijskom sporazumu u pogledu nacionalne pripadnosti, geografske lokacije ili prirode učesnika, kada takva ograničenja zahteva specifična priroda i ciljevi akcije i kada su ona neophodna za delotvorno sprovođenje akcije, a posebno se odnosi na učešće u postupcima dodele u slučaju akcija prekogranične saradnje kao što je navedeno u članu 63 ovog sporazuma.
Komisija može prihvatiti kao prihvatljive ponuđače, učesnike i kandidate iz neprihvatljivih država, odnosno robu neprihvatljivog porekla, u slučaju hitnosti ili nepostojanja proizvoda i usluga na tržištima datih država, ili u drugim adekvatno obrazloženim slučajevima kada bi pravila o prihvatljivosti onemogućila ili izuzetno otežala realizaciju projekta, programa ili akcije.
Fizička i pravna lica koja dobiju ugovor primenjuju važeće propise o životnoj sredini uključujući i multilateralne sporazume o životnoj sredini, kao i međunarodno priznate osnovne standarde u oblasti rada.
Član 20. Učešće u programima i agencijama Unije
U slučaju učešća u programima i agencijama Unije, sprovođenje podrazumeva uplatu sredstava korisnika IPA II u budžet programa ili agencije. Konkretni državni program ili program za više država može predvideti doprinos trošku učešća korisnika IPA II u programima i agencijama Unije.
Član 21. Načela za sprovođenje budžetske podrške korisniku IPA II
Komisija može odlučiti da korisniku IPA II dodeli budžetsku podršku. Ovakva podrška sprovodi se kroz direktno upravljanje. Uz budžetsku podršku može biti obezbeđena komplementarna podrška kroz direktno upravljanje, zatim kroz indirektno upravljanje od strane korisnika IPA II ili kroz indirektno upravljanje preko drugih subjekata, u skladu sa primenljivim pravilima.
Uplaćivanje budžetske podrške biće uslovljeno zadovoljavajućim napretkom u postizanju ciljeva dogovorenih sa korisnikom IPA II i koji su definisani Finansijskim sporazumom.
Detaljne odredbe o kriterijumima prihvatljivosti koji podrazumevaju stabilan makroekonomski okvir, odgovorno upravljanje javnim finansijama, transparentnost i nadzor budžeta i postojanje nacionalnih/sektorskih politika i reformi, kao i procena rizika i priprema, sprovođenje i praćenje budžetske podrške definišu se u relevantnim dokumentima i uputstvima koje priprema Komisija i koji se primenjuju za potrebe sprovođenja pomoći u okviru IPA II kroz budžetsku podršku.
Član 22. Načela sprovođenja tvininga
Akcije mogu biti sprovedene kroz tvining kada je administracija odabrane države članice saglasna da pruži traženu stručnu podršku u javnom sektoru. Tvining se uspostavlja u obliku bespovratnih sredstava namenjenih za nadoknadu troškova države članice (ili država članica) Evropske unije uključene u aktivnosti i može biti korišćen posebno za obezbeđivanje dugoročnog angažovanja savetnika u oblasti pretpristupnog procesa radi pružanja savetodavnih usluga sa punim radnim vremenom administraciji korisnika IPA II, u daljem tekstu: Stalni tvining savetnik (STS). Korisnik IPA II obezbeđuje adekvatan kancelarijski prostor za potrebe STS.
Bespovratna sredstva za sprovođenje tvininga odobravaju se u skladu sa relevantnim odredbama o bespovratnim sredstvima sadržanim u Prvom delu, Naslov VI Finansijske uredbe i Pravila za sprovođenje Finansijske uredbe.
Za sprovođenje svih vrsta tvininga, Komisija je usvojila tvining priručnik koji se redovno ga ažurira.
Član 23. Informisanje, javnost i transparentnost
Korisnik IPA II posvećen je obezbeđivanju što veće transparentnosti i odgovornosti u realizaciji pomoći, uključujući i informisanje javnosti o obimu i nameni pomoći, i predstavljanju informacija na način koji omogućava međunarodnu uporedivost i jednostavan pristup, razmenu i objavljivanje informacija. Svaki učesnik u realizaciji pomoći IPA II poštuje zahteve koji se odnose na informisanje, javnost i transparentnost i obezbeđuje adekvatnu vidljivost Evropske unije u sprovođenju akcija.
U slučaju indirektnog upravljanja od strane korisnika IPA II, operativne strukture su odgovorne za objavljivanje informacija o primaocima pomoći IPA II i to na sledeći način:
a) Objavljivanje se vrši u skladu sa standardnom prezentacijom, na za to određenom i lako pristupačnom mestu na internet stranici korisnika IPA II. Ako nije moguće izvršiti takvo objavljivanje na internetu, informacije se objavljuju na drugi adekvatan način, uključujući i službeni glasnik korisnika IPA II.
b) Objavljivanje se vrši najkasnije do 30. juna u godini nakon finansijske godine u kojoj su dodeljena sredstva.
v) Korisnik IPA II obaveštava Komisiju o adresi internet stranice na kojoj je informacija objavljena. Ako je informacija objavljena na neki drugi adekvatan način, korisnik IPA II detaljno obaveštava Komisiju o primenjenom načinu objavljivanja. Upućivanje na odgovarajuću lokaciju objavljuje se na za to određenom mestu na internet stranici Komisije.
g) Operativne strukture osiguravaju blagovremeno informisanje primaoca o tome da će njegovo ime biti navedeno na spisku primalaca koji s obajvljuje. Svi podaci o ličnosti navedeni na spisku obrađuju se u skladu sa odredbama Uredbe (EZ) broj 45/2001, uz dužno poštovanje odredaba o poverljivosti i bezbednosti.
Korisnik IPA II objavljuje ime i lokaciju primaoca, dodeljeni iznos i prirodu i svrhu dodeljenog ugovora. Lokacija u slučaju pravnog lica podrazumeva adresu. Lokacija u slučaju fizičkog lica jeste region na nivou NUTS 2.
Informacije navedene u drugom stavu objavljuju se samo za nagrade, bespovratna sredstva i ugovore koji su dodeljeni na osnovu konkursa, postupaka za dodelu bespovratnih sredstava ili postupaka javnih nabavki. Informacije se ne objavljuju u slučaju ugovora čija je vrednost niža od iznosa navedenog u članu 137. stav 2. Pravila sprovođenja Finansijske uredbe.
U pogledu podataka koji se odnose na fizička lica, imena se zamenjuju izrazom ”fizičko lice” dve godine nakon isteka finansijske godine u kojoj su sredstva dodeljena. Isto važi za lične podatke koji se odnose na pravna lica čiji zvanični naziv ukazuje na jedno ili više fizičkih lica.
Objavljivanje imena fizičkih lica ne vrši se ako postoji rizik da se ovim objavljivanjem krše njihova osnovna prava ili ugrožavaju njihovi poslovni interesi.
Korisnik IPA II dostavlja Komisiji spisak podataka koji treba da bude objavljen u vezi sa fizičkim licima, uz obrazloženje o razlozima za eventualna izuzeća od objavljivanja, budući da Komisija za takav spisak daje prethodno odobrenje. Kada je to potrebno, Komisija dopunjava informacije o lokaciji fizičkog lica ograničavajući se na region na nivou NUTS 2.
Objavljivanje ugovora ne mora se vršiti ako objavljivanje može ugroziti poslovne interese izvođača ili korisnika bespovratnih sredstava. Korisnik IPA II dostavlja spisak sa odgovarajućim obrazloženjima Komisiji koja daje prethodno odobrenje za izuzeće od objavljivanja.
U slučaju indirektnog upravljanja od strane korisnika IPA II, relevantna tela, u skladu sa postupcima i standardnim dokumentima koje Komisija priprema i objavljuje za potrebe sprovođenja spoljnih akcija, a koji su na snazi u trenutku pokretanja datog postupka, pripremaju obaveštenje o dodeli ugovora pošto je ugovor potpisan i dostavljaju ga Komisiji na objavljivanje, osim ako je drugačije opredviđeno Finansijskom uredbom i dodatno određeno u sektorskim sporazumima. Obaveštenje o dodeli ugovora može objaviti i korisnik IPA II u relevantnim medijima.
Strateška dokumenta i programi, kao i njihove izmene i dopune, smatraju se javnim dokumentima, kada god je to moguće, i stavljaju se na uvid opštoj javnosti i civilnom društvu.
Član 24. Vidljivost i komunikacije
Komisija i korisnik IPA II dogovaraju koherentan plan aktivnosti u smislu vidljivosti i komunikacija radi unapređenja dostupnosti i aktivnog objavljivanja informacija o programima i akcijama u okviru pomoći IPA II u Republici Srbiji. Procedure za sprovođenje ovih aktivnosti definišu se u sektorskim ili finansijskim sporazumima.
U slučaju direktnog upravljanja, sprovođenje aktivnosti pomenutih u stavu 1. ovog člana u nadležnosti su Komisije koja ih obavlja uz podršku korisnika IPA II.
U slučaju indirektnog upravljanja od strane korisnika IPA II, kao i kod programa prekogranične saradnje navedenih u tačkama b) i v) člana 63(2) ovog sporazuma, sprovođenje aktivnosti navedenih u stavu 1. ovog člana je u nadležnosti operativne strukture/operativnih struktura korisnika IPA II.
Aktivnosti koje se preduzimaju u smislu vidljivosti i komunikacija treba da predstave na koji način određena akcija doprinosi realizaciji programom dogovorenih ciljeva i procesu pristupanja, a cilj ovih aktivnosti je i povećanje opšte informisanosti javnosti o akcijama koje se finansiraju i ciljevima koji se žele postići kao i porast podrške javnosti za te akcije i ciljeve. Cilj aktivnosti koje se preduzimaju u smislu vidljivosti i komunikacija jeste i informisanje relevantne javnosti o dodatnoj vrednosti i efektima programa i akcija Unije. Aktivnosti u smislu vidljivosti posebno promovišu i transparentnost i odgovornost za korišćenje sredstava.
Korisnik IPA II izveštava odbor za praćenje IPA i sektorske odbore za praćenje o sprovedenim aktivnostima u smuslu vidljivosti i komunikacija.
Član 25. Zaštita podataka
Korisnik IPA II obezbeđuje zaštitu podataka o ličnosti u razumnoj meri. Podaci o ličnosti podrazumevaju sve informacije koje se odnose na fizičko lice. Aktivnosti koje se vrše u vezi sa podacima o ličnosti, kao što su prikupljanje, beleženje, organizovanje, skladištenje, prilagođavanje ili izmena, pribavljanje, konsultovanje, korišćenje, objavljivanje, brisanje ili uništavanje, zasnivaju se na pravilima i procedurama korisnika IPA II i vrše se u onoj meri koja je neophodna za sprovođenje pomoći u okviru IPA II.
Korisnik IPA II posebno preduzima adekvatne tehničke i organizacione mere bezbednosti u vezi sa rizicima koji su svojstveni takvim aktivnostima i prirodi informacija koje se odnose na fizička lica, u cilju:
a) sprečavanja pristupa neovlašćenih lica računarskim sistemima koji vrše takve operacije, a posebno radi sprečavanja neovlašćenog čitanja, kopiranja, izmene ili uklanjanja medija za skladištenje podataka; kao i radi sprečavanja neovlašćenog unosa podataka i neovlašćenog objavljivanja, izmene ili brisanja skladištenih podataka;
b) obezbeđivanja da ovlašćeni korisnici sistema informacionih tehnologija koji vrše takve operacije mogu pristupiti isključivo podacima za koje imaju pravo pristupa;
v) uspostavljanja svoje organizacione strukture na način da prethodno navedeni zahtevi budu ispunjeni.
Član 26. Poverljivost
Korisnik IPA II saglasan je da dokumenta u posedu subjekata navedenih u članu 58. stav 1. tačka v) podtačke (ii) do (iii) Finansijske uredbe kojima je Komisija poverila zadatke u vezi sa realizacijom budžeta, mogu biti dostavljena Komisiji od strane takvog subjekta isključivo u svrhu praćenja izvršenja odnosnih zadataka. Komisija poštuje uslove koji se odnose na poverljivost podataka koji su dogovoreni između korisnika IPA II i datog subjekta u skladu sa odredbama ovog sporazuma.
Ne dovodeći u pitanje član 50. ovog sporazuma, korisnik IPA II i Komisija moraju očuvati poverljivost dokumenata, informacija ili drugog materijala koji se odnose na sprovođenje pomoći IPA II a koji se smatraju poverljivim.
Strane ovog sporazuma moraju pribaviti međusobna prethodna odobrenja u pisanoj formi pre javnog objavljivanja ovakvih informacija.
Strane ovog sporazuma obavezne su da sprovode odredbe koje se odnose na poverljivost do isteka pet godina od završetka perioda izvršenja.
Član 27. Dodeljivanje opreme i objekata za sprovođenje programa i izvršenje ugovora
U cilju delotvornog sprovođenja programa u okviru IPA II , korisnik IPA II preduzima sve neophodne mere da bi obezbedio:
a) da, u slučaju tenderskih postupaka za usluge, nabavke i radove, kao i u slučaju dodeljivanja bespovratnih sredstava i sprovođenja tviniga, fizička ili pravna lica koja ispunjavaju uslove za učestvovanje u postupku u skladu sa članom 19. ovog sporazuma imaju pravo na privremeno uspostavljanje kancelarije i boravak onda kada važnost ili dužina trajanja ugovora to nalaže. Ovo pravo može se steći tek nakon pokretanja odgovrajuće procedure, a uživaće ga upravni i stručni kadar uključujući i Stalnog tvining savetnika, koji je neophodan za obavljanje studija i drugih pripremnih radnji potrebnih za sastavljanje ponuda. To pravo ističe mesec dana nakon odluke o dodeljivanju ugovora;
b) da ponuđači i kandidati mogu da dostave svoje ponude/prijave/predloge bez suočavanja sa preprekama kao što su dodatni pravni, administrativni ili carinski zahtevi koji sprečavaju ravnopravan tretman ponuđača ili kandidata, osim ukoliko su dati zahtevi utemeljeni u osnovnom programskom dokumentu koji je usvojila Komisija;
v) da osoblju koje učestvuje u sprovođenju pomoći u okviru IPA II i članovima njihove najuže porodice budu dodeljene povlastice, privilegije i izuzeća koji nisu ništa manji od onih koji se obično dodeljuju drugom međunarodnom i nerezidentnom osoblju zaposlenom u Republici Srbiji, na osnovu bilo kojih drugih bilateralnih ili multilateralnih sporazuma ili aranžmana o pomoći i tehničkoj saradnji;
g) da se osoblju koje učestvuje u sprovođenju pomoći u okviru IPA II i članovima njihove uže porodice dozvoli ulazak u Republiku Srbiju, nastanjivanje u Republici Srbiji, rad u njoj i napuštanje Republike Srbije, u meri u kojoj je to opravdano prirodom odnosnog ugovora;
d) da budu izdate sve dozvole neophodne za uvoz robe, prvenstveno profesionalne opreme, potrebne za izvršenje odnosnog ugovora, u skladu sa važećim zakonima, pravilima i propisima korisnika IPA II;
đ) da uvoz koji se obavlja na osnovu IPA II bude izuzet od svih dažbina
e) da budu izdate sve dozvole neophodne za ponovni izvoz gore pomenutih dobara, kada odnosni ugovor bude u potpunosti izvršen;
ž) da budu izdata ovlašćenja za uvoz ili za kupovinu strane valute neophodne za sprovođenje odnosnog ugovora, kao i da na izvođače posla budu bez diskriminacije primenjivani nacionalni propisi o kontroli razmene stranih sredstava plaćanja, bez obzira na njihovu nacionalnost ili mesto stanovanja;
z) da budu izdate sve dozvole neophodne da bi u zemlju porekla bila preneta finansijska sredstva primljena na osnovu aktivnosti koja se finansira iz IPA II, a u skladu sa propisima o kontroli prometa stranih sredstava plaćanja koji su na snazi u Republici Srbiji;
i) da transakcije koje su neophodne za izvršenje ugovora finansiranih u okviru IPA II budu izuzete od postupaka koji zahtevaju transfer plaćanja za robu, odnosno usluge njihovim izvođačima u inostranstvu putem banaka ili finansijskih ustanova koje posluju u Republici Srbiji.
Korisnik IPA II obezbeđuje punu saradnju svih relevantnih organa. On isto tako obezbeđuje pristup preduzećima u državnom vlasništvu i drugim vladinim institucijama koje učestvuju ili je nužno da učestvuju u sprovođenju programa ili u izvršenju ugovora.
Nakon stupanja na snagu ovog sporazuma, korisnik IPA II usvaja ili menja i dopunjuje zakonodavstvo, odnosno neophodna akta kako bi se primenili svi zahtevi u smislu procedura utvrđenih ovim članom, pri čemu je potrebno ove procedure učiniti što je više moguće jednostavnim, razumnim i vremenski efikasnim.
Član 28. Pravila o porezima, carinskim dažbinama i drugim fiskalnim troškovima
Izuzev ako nije drugačije predviđeno u sektorskom ili finansijskom sporazumu, porezi, carinske i uvozne dažbine ili drugi troškovi koji imaju istovetno dejstvo nisu prihvatljivi u okviru IPA II. Ovo pravilo takođe važi za sufinansiranje koje obezbeđuje korisnik IPA II i primaoci IPA II pomoći.
Primenjuju se sledeće odredbe:
a) dozvoljava se uvoz u Republiku Srbiju za izvođače iz Unije bez primenjivanja carinskih ili uvoznih dažbina, poreza na dodatu vrednost (PDV), akciza i drugih posebnih poreza na potrošnju ili drugih sličnih poreza, dažbina ili nameta koji imaju istovetno dejstvo. Ovo izuzeće odnosi se samo na uvoz u vezi sa robom koju obezbeđuje, odnosno uslugama koje pruža, odnosno radovima koje izvršava izvođač iz Unije u okviru ugovora sa Unijom. Republika Srbija osigurava da se pomenuti uvoz vrši na mestu ulaska radi isporuke ugovaračima/izvođačima EU u skladu sa odredbama ugovora radi neposrednog korišćenja potrebnog za redovno izvršenje ugovora, bez bilo kakvih kašnjenja ili sporova u vezi sa namirivanjem gore pomenutih dažbina, poreza i troškova.
b) Izvođači iz Unije izuzeti su od plaćanja PDV za bilo koju uslugu pruženu, odnosno robu dostavljenu, odnosno radove izvršene u sklopu ugovora Unije. Roba koju je dostavio ili usluge koje je pružio ili radovi koje je izvršio izvođač za izvođača iz Unije takođe su izuzeti od plaćanja PDV u meri u kojoj su u vezi sa ciljevima i delatnostima u sklopu ugovora Unije.
v) Izuzeće predviđeno tačkom b) ovog stava u načelu se primenjuje putem prethodnog (ex-ante) izuzeća. Ukoliko to nije tehnički, odnosno praktično izvodljivo, primenjuje se putem povraćaja/odbijanja.
Ako je primenljivo prethodno (ex-ante) izuzeće, izvođač iz Unije, odnosno izvođač koji dostavlja robu, odnosno pruža usluge, odnosno izvršava radove za izvođača iz Unije, izdaje fakturu bez uračunatog PDV, pri čemu korisnik IPA II osigurava da unapred postoje delotvoran mehanizam i postupci prethodnog (ex-ante) izuzeća od plaćanja PDV.
Ako je primenljiv postupak za povraćaj, izvođač iz Unije i izvođači izvođača iz Unije mogu da dobiju povraćaj PDV neposredno od poreske uprave nakon podnošenja pisanog zahteva poreskoj upravi uz neophodnu dokumentaciju koja se zahteva u skladu sa zakonom Republike Srbije za povraćaj PDV.
Izvođač iz Unije i izvođači izvođača iz Unije imaju pravo na prebijanje ili odbitak svakog ulaznog PDV plaćenog u vezi sa robom dostavljenom, odnosno uslugama pruženim, odnosno radovima izvršenim u sklopu IPA II pomoći koji su izuzeti od PDV, u skladu sa ovim sporazumom, u odnosu na sav PDV koji naplate tokom uobičajenih poslovnih transakcija mimo IPA II.
Poreska uprava izvršava svaki zahtev za izuzeće, povraćaj poreza i prebijanje u roku od najviše 30 kalendarskih dana, bez troškova osim minimalnih i razumnih administrativnih taksi;
g) dobit ili prihodi ostvareni na osnovu ugovora sa Unijom oporezuju se u Republici Srbiji u skladu sa nacionalnim/lokalnim poreskim sistemom. Međutim, fizička i pravna lica, uključujući strano osoblje i STS, rezidente ili osnovane u državi članici Evropske unije ili drugoj zemlji prihvatljivoj na osnovu IPA II van korisnika IPA II, koji izvršavaju ugovore Unije, izuzeti su od poreza na dobit ili prihode u Republici Srbiji , uključujući porez po odbitku i prelazne ili privremene poreze.
Dodela bespovratnih sredstava od strane Unije korisniku bespovratnih sredstava neće se tumačiti kao dobit ili prihod korisnika tih bespovratnih sredstava. Tamo gde je ostvarena dobit na osnovu ugovora o bespovratnim sredstvima, Evropska komisija će imati pravo da povrati procenat dobiti u skladu sa uslovima odnosnog ugovora. Preostala dobit će biti oporeziva u skladu sa nacionalnim/lokalnim poreskim sistemom.
d) Troškovi izvođača iz Unije oslobođeni su posebnih poreza na potrošnju, akciza ili drugih poreza i dažbina koje imaju istovetno dejstvo u pogledu troškova u vezi sa robom koju je dostavio, odnosno uslugama koje je pružio, odnosno radovima koje je izvršio dati izvođač iz Unije u sklopu ugovora sa Unijom.
đ) Lica koja imaju koristi od akcija, odnosno ugovora, odnosno aktivnosti izvršenih u sklopu IPA II izuzeta su od „poreza na nasleđe i prenos” i drugih poreza ili dažbina sa istovetnim dejstvom nastalih na osnovu robe, odnosno prava, odnosno izgrađenih objekata, odnosno sredstava prenetih na njih bez bilo kakvih razmatranja u okviru IPA II.
e) Lične stvari i predmeti za domaćinstvo koje radi lične upotrebe uvoze fizička lica (i članovi njihove uže porodice), izuzev onih koja su angažovani lokalno, koja izvršavaju zadatke definisane ugovorima o uslugama, odnosno radovima, odnosno bespovratnim sredstvima, odnosno tvining ugovorima ili sporazumima, izuzeti su od plaćanja carinskih dažbina, uvoznih dažbina, poreza i nameta i/ili drugih fiskalnih nameta koji imaju istovetno dejstvo, odnosno od nesrazmernih zahteva za obezbeđenje, s tim što se navedene lične stvari i predmeti za domaćinstvo ponovo izvoze ili prodaju u državi, u skladu sa propisima koji su na snazi u Republici Srbiji nakon isteka ugovora.
ž) Ugovori koje finansira Unija, ugovori koje potpisuju izvođači iz Unije, kao i partneri u konzorcijumu ili zajedničkom preduzeću ili su-korisnici bespovratnih sredstava i pridružena pravna lica, ne podležu dažbinama za overu ili registraciju, niti drugim dažbinama sa istovetnim dejstvom u Republici Srbiji. Ovo izuzećee takođe važi za i transakcije (uključujući dodelu prava) i dokumenta u vezi sa plaćanjima na ime izvođača iz Unije, uključujući ugovore zaključene između korisnika bespovratnih sredstava/zajma (uključujući njihove partnere, povezane pravne subjekte ili korisnike pod-granta/zajma) i njihove izvođače (uključujući njihove zaposlene ili angažovane eksperte) i ugovore zaključene za sporedne i privremene troškove u okviru ugovora za pružanje usluga i ugovora za izvršenje radova.
z) Za potrebe ovog sporazuma, izraz „izvođač iz Unije” tumači se kao fizičko i pravno lice, koje pruža usluge, odnosno dobavlja robu, odnosno izvršava radove u sklopu ugovora Unije. Izraz „izvođač iz Unije“ takođe se odnosi na korisnike bespovratnih sredstava/zajmova (uključujući partnere, povezana pravna lica i korisnike pod-grantova/zajmova kao i izvođače u okviru tvininga), partnere u konzorcijumu ili zajedničkom preduzeću ili su-korisnike bespovratnih sredstava, izvođače i STS u sklopu tvining ugovora, kao i izvođače u okviru Instrumenta za tehničku pomoć i razmenu informacija (TAIEX).
i) Izraz „ugovor Unije” označava svaki ugovor ili ugovor o bespovratnim sredstvima, uključujući ugovore o pod-grantu/zajmu i sporazume o delegiranju u okviru indirektnog upravljanja kojima se finansira aktivnost u sklopu IPA II, uključujući sufinansiranje od strane Korisnika IPA II ili primalac IPA II pomoći, koji potpisuje Evropska komisija ili Korisnik IPA II ili Korisnik bespovratnih sredstava. Izraz „ugovor Unije” takođe obuhvata odredbe o pomoći u sklopu TAIEX i učešće u programima Unije.
j) Izvođači iz EU koji sprovode ugovor Unije takođe su izuzeti od plaćanja sledećih dažbina:
(i) poseban porez na komunikaciju;
(ii) porezi za motorna vozila;
(iii) posebne dažbine koje u kontekstu izvršenja ugovora primenjuju organi regionalne ili lokalne vlasti ili posebni odbori, a koje nisu srazmerne troškovima uključenim u izvršenje ugovora ili koje imaju istovetno dejstvo kao porezi.
Po potrebi, korisnik IPA II usvaja ili menja i dopunjuje svoja podzakonska akta, odnosno akta kojima se omogućuje primena poreskih odredaba ovog sporazuma neposredno nakon njegovog stupanja na snagu.
Pravila i postupci navedeni u ovom članu takođe važe i za sve slične poreze, dažbine, tarife i namete sa istovetnim dejstvom koji mogu biti uspostavljeni nakon stupanja na snagu ovog sporazuma pored već postojećih, ili kao zamena postojećim obavezama.
U slučaju sukoba odredaba ovog člana sa nacionlanim zakonodavstvom IPA II Korisnika, važe odredbe ovog sporazuma. U slučaju pristupanja Uniji, korisnik IPA II nastavlja da primenjuje odredbe članova 27. i 28. ovog sporazuma osim u meri u kojoj nisu u skladu sa obavezama prema relevantnim pravnim tekovinama Unije.
Član 29. Prihvatljivost troškova
Troškovi koji se finansiraju u sklopu IPA II Uredbe ne smeju se finansirati iz bilo kog drugog izvora u sklopu budžeta Unije.
Troškovi koji nastanu kod primalaca i sva plaćanja koja izvrši korisnik IPA II pre zaključivanja Finansijskog sporazuma i potpisivanja relevantnih ugovora i izmena i dopuna, nisu prihvatljivi za finansiranje u sklopu IPA II Uredbe.
3) Sledeći troškovi nisu prihvatljivi za finansiranje u sklopu IPA II Uredbe:
a) nabavka zemljišta i postojećih objekata, osim ukoliko je to opravdano prirodom akcija predviđenih u finansijskoj odluci;
b) drugi troškovi koji su predviđeni kao neprihvatljivi u skladu sa Sektorskim sporazumima ili Finansijskim sporazumima.
4) Konačni datum za prihvatljivost troškova utvrđuje se Finansijskim sporazumima.
Član 30. Intenzitet pomoći i nivo doprinosa Unije
Pomoć IPA II podržava napore Korisnika IPA II u sprovođenju reformi kao što je navedeno u članu 1. IPA II Uredbe. Za posebne programe i samostalne akcije može biti potreban finansijski doprinos kako korisnika IPA II, tako i Unije.
U slučaju da je potreban finansijski doprinos i korisnika IPA II i Unije, doprinos Unije se obračunava u odnosu na prihvatljive troškove, kako je utvrđeno u sektorskim odnosno finansijskim sporazumima.
Član 31. Prihvatljivost troškova u okviru indirektnog sistema upravljanja
Za programe ruralnog razvoja u oblasti politike poljoprivrede i ruralnog razvoja važe sledeće posebne odredbe:
a) Troškovi za tehničku pomoć za podršku u pripremi programa ruralnog razvoja i uspostavljanje sistema upravljanja i kontrole mogu biti prihvatljivi za finansiranje i pre datuma usvajanja odluke Komisije za odobrenje programa ruralnog razvoja, ali ne pre 1. januara 2014. godine;
b) Investicioni projekti na osnovu programa ruralnog razvoja biće prihvatljivi za finansiranje od strane Unije pod uslovom da ne pretrpe značajne promene u roku od pet godina od dana završnog plaćanja od strane operativne strukture;
v) U slučaju standardnih jediničnih troškova, kao i kod paušalnih iznosa javnog doprinosa koji ne prelaze 100.000 evra i kod finansiranja po proporcionalnoj stopi, utvrđenoj primenom procenta u pogledu jedne ili više definisanih kategorija troškova, Evropska unija finansira samo iznose koji su određeni za svaku meru shodno odgovarajućim programima i u skladu sa načinom koji utvrdi nadležna IPARD agencija pre raspisivanja konkursa.
Član 32. Revizorski trag
Nacionalni službenik za odobravanje će obezbediti da sve relevantne informacije budu raspoložive kako bi bio uspostavljen dovoljno detaljan revizorski trag. Te informacije će obuhvatati dokumentovane dokaze o odobravanju zahteva za plaćanje, o računovodstvenim procedurama i o plaćanju takvih zahteva, kao i dokaze o obradi avansa, garancija i dugova.
Član 33. Plaćanje doprinosa Unije
Plaćanje doprinosa Unije vršiće se u okviru raspoloživih sredstava.
Plaćanja se realizuju u formi pretfinansiranja, među plaćanja i izmirenja konačnog salda. U slučaju posebnih programa i samostalnih akcija, kada se doprinosi zahtevaju i od Unije i od strane korisnika IPA II, plaćanje doprinosa Unije za finansiranje odnosnih akcija obračunavaće se primenom stope sufinansiranja utvrđene u odluci o finansiranju u odnosu na prihvatljive troškove potvrđene u skladu sa odredbom 2. stav 4. tačka a) Aneksa A ovog sporazuma, i u skladu sa maksimalnim iznosom doprinosa Unije kako je određeno u odluci o finansiranju.
Do 15. januara i 15. jula svake godine, korisnik IPA II dostavlja Komisiji projekciju svojih očekivanih zahteva za plaćanje za odnosnu finansijsku godinu, kao i za narednu finansijsku godinu, a koji će se odnositi na sve oblasti politika i na sve programe u okviru IPA II. Komisija može zatražiti ažuriranje projekcije, po potrebi.
Komisija će izvršiti plaćanja Nacionalnom fondu u roku od 90 dana po ispunjavanju uslova iz članova 34., 35. ili 37. ovog sporazuma. Ovaj rok za podnošenje zahteva za plaćanje može biti prekinut od strane Komisije ukoliko Komisija zahteva dostavljanje relevantnih dokumenata neophodnih za razjašnjavanje bilo kojih elemenata u vezi sa završnim računom, uključujući i podatke o izveštavanju o nepravilnostima u skladu sa članom 51. stav 2. i Aneksom Ž ovog sporazuma.
Iznosi navedeni u programima koje je korisnik IPA II podneo, zatim u izjavama o troškovima, zahtevima za plaćanje i troškovima navedenim u izveštajima o sprovođenju, biće predstavljeni u evrima. Korisnik IPA II će obezbediti da za potrebe trezorskih tokova između Komisije i Korisnika IPA II, kurs za konverziju između evra i nacionalne valute bude mesečna obračunska vrednost evra koju odredi Komisija za mesec u toku kojeg je plaćeni trošak evidentiran na računima Nacionalnog fonda ili odnosne Operativne strukture navedene u relevantnom Finansijskom sporazumu.
Komisija će, u zavisnosti od raspoloživosti budžetskih aproprijacija, vršiti plaćanja Nacionalnom fondu u evrima na evro račun, u skladu sa odredbama članova 34, 35. i 37. ovog sporazuma i u skladu sa sektorskim i/ili finansijskim sporazumima. Evro račun će se otvarati za svaki program i koristiće se isključivo za transakcije u vezi sa tim programom.
Korisnik IPA II će obezbediti da primaoci dobiju ukupan iznos javnog doprinosa u predviđeno vreme i u punom iznosu. Neće se nametnuti bilo kakva specifična dažbina ili druga dažbina sa istovetnim dejstvom koja bi umanjila ove iznose za primaoce, a javni doprinos i sredstva finansirana na ovaj način ne podležu bilo kakvoj administrativnoj ili sudskoj konfiskaciji, zapleni ili sličnim odbicima.
U slučajevima kada je saldo na evro računu navedenom u stavu 6. ovog člana nedovoljan da pokrije zahteve za plaćanje koje podnesu primaoci koji čekaju na plaćanje od Komisije, korisnik IPA II će koristiti nacionalna sredstva za pretfinansiranje doprinosa Unije. U tim slučajevima, nacionalna sredstva se smatraju fondovima Unije i stav 6. ovog člana se primenjuje u trenutku kada se puno plaćanje nacionalnog doprinosa, ako ga ima, i doprinos Unije koji je pretfinansiran iz nacionalnih sredstava, evidentira na računima Nacionalnog fonda.
Pomoć IPA II može finansirati samo troškove koji nastanu za korisnika IPA II i koje korisnik IPA II plati u skladu sa pravilima o prihvatljivosti, kako je to određeno u Finansijskoj uredbi, zatim u Pravilima za sprovođenje Finansijske uredbe, Zajedničkoj uredbi o sprovođenju, Uredbi o sprovođenju IPA II i članovima 29, 30. i 31. ovog sporazuma i, ako je primenljuvo, u skladu sa odredbama sektorskih ili finansijskih sporazuma.
Razmena informacija koje se tiču finansijskih transakcija između Komisije i struktura i organa navedenih u članu 10. ovog sporazuma, vršiće se, ako je primenljivo, elektronskim putem korišćenjem procedura dogovorenih između Komisije i korisnika IPA II.
Član 34. Pretfinansiranje
Minimalni zahtevi koji važe za zahteve za plaćanje iznosa pretfinansiranja su sledeći:
a) Nacionalni službenik za odobravanje je obavestio Komisiju o otvaranju odgovarajućeg evro računa;
b) relevantni finansijski sporazum je zaključen i na snazi.
Detaljne odredbe o obračunavanju plaćanja pretfinansiranja za godišnje i višegodišnje programe bliže se uređuju u sektorskim i/ili finansijskim sporazumima.
Ukupan iznos pretfinansiranja isplaćuje se najkasnije prilikom završetka programa, osim ako je drugačije određeno u sektorskom ili finansijskom sporazumu.
Član 35. Među plaćanja
Minimalni zahtevi koji važe za među plaćanja su sledeći:
a) Nacionalni službenik za odobravanje je dostavio Komisiji zahtev za plaćanje, uključujući i završni račun gde su bliže navedeni nastali i plaćeni troškovi, i uključujući informacije o pretfinansiranju, kada je to relevantno. Zahtev za plaćanje takođe treba da sadrži relevantne informacije o sprovođenju, kako je bliže navedeno u sektorskom ili finansijskom sporazumu;
b) gornje granične vrednosti za doprinos Unije, kako je predviđeno u Odluci o finansiranju, uzete su u obzir;
v) Nacionalni IPA koordinator je dostavio Komisiji godišnji izveštaj o sprovođenju u skladu sa članom 59. stav 1 ovog sporazuma, uključujući i najnoviji izveštaj;
g) Revizorsko telo je dostavilo Komisiji, u skladu sa članom 5. stav 3. tačka b) Aneksa A ovog sporazuma, najnovije godišnje revizorsko mišljenje i godišnji izveštaj o aktivnostima revizije;
d) relevantni finansijski sporazum je na snazi;
đ) sve informacije koje je tražila Komisija su dostavljene.
Ne dovodeći u pitanje godišnje revizorsko mišljenje i ispitivanje i prihvatanje odluke o obračunu, ako se učini da se nije postupalo u skladu sa važećim pravilima, ili da se sredstva nisu ispravno koristila, plaćanja se mogu obustaviti ili prekinuti u skladu sa članom 60. stav 4. Finansijske uredbe i postupkom određenim u članovima 39. i 40. ovog sporazuma.
Član 36. Ispitivanje i prihvatanje obračunskih postupaka
Svrha ispitivanja i prihvatanja obračunskog postupka jeste da se obezbedi da troškovi koji nastanu i koje isplati korisnik IPA II u okviru indirektnog sistema upravljanja, a koji se mogu naplatiti iz budžeta Unije, budu u skladu sa važećim pravilima Unije, kao i da su obračuni potpuni, tačni i istiniti.
Ispitivanje i prihvatanje obračunskog postupka sastoji se od sledećeg:
(a) analiza završnog računa, koji podnosi Nacionalni službenik za odobravanje;
(b) analiza konačnog izveštaja o sprovođenju u skladu sa članom 59. stav 4. ovog sporazuma ;
(v) analiza mišljenja koje je dostavilo revizorsko telo o završnom računu, pri čemu se uz ovo mišljenje, po potrebi, dostavlja i izveštaj o aktivnostima revizije;
(g) analiza relevantnih dokumenata navedenih u sektorskom ili finansijskom sporazumu i, po potrebi, provere na terenu od strane Komisije, pri čemu se ne primenjuju bilo kakva ograničenja ili zabrane, u pogledu sadržaja ovih finansijskih izveštaja ili bilansa, kao i odnosnih transakcija, uključujući provere izvršene sa primaocima;
(d) Komisija ustanovljava iznos troškova koji su prihvatljivi za budžet Unije, po postupku inter partes, ako je potrebno, i po obaveštavanju Korisnika IPA II;
(đ) obračun finansijske korekcije koja je nastala na osnovu razlike između prijavljenih troškova i troškova koji su priznati kao prihvatljivi za budžet Unije;
(e) nadoknada ili otplata salda koje vrši Komisija na osnovu razlike između troškova koji su priznati kao prihvatljivi za budžet Unije i iznosa već isplaćenih korisniku IPA II.
Ispitivanje i prihvatanje obračunskih postupaka navedenih u stavu 2. ovog člana ne dovodi u pitanje mogućnost da Komisija povrati neprihvatljive troškove u kasnijoj fazi na osnovu revizija ili inspekcija izvršenih tokom sprovođenja ili posle sprovođenja programa.
Član 37. Izravnanje konačnog salda
1) Minimalni zahtevi za izravnanje konačnog salda su sledeći:
a) Nacionalni službenik za odobravanje je dostavio Komisiji konačan zahtev za plaćanje, po potrebi, i završni račun;
b) Nacionalni IPA koordinator je dostavio Komisiji konačni izveštaj o sprovođenju u skladu sa članom 59. stav 4 ovog sporazuma;
v) Revizorsko telo je dostavilo Komisiji, u skladu sa članom 5. stav 3. tačka b) podtačka (iii) Aneksa A ovog sporazuma, mišljenje o završnom računu, zajedno sa, po potrebi, konačnim izveštajem o revizorskoj aktivnosti;
g) relevantni finansijski sporazum je na snazi;
d) Komisija je završila ispitivanje i prihvatanje obračunskih postupaka, kako je predviđeno u članu 36. ovog sporazuma.
Tamo gde nema zahteva za konačno plaćanje, Nacionalni službenik za odobravanje mora da dostavi Komisiji konačnu izjavu o finansijskom stanju.
Član 38. Otkazivanje neiskorišćenih sredstava u slučaju višegodišnjih programa sa podeljenim obavezama
Komisija će automatski otkazati deo budžetske obaveze za program koji do 31. decembra pete godine po ustanovljavanju budžetske obaveze nije iskorišćen u svrhu pretfinansiranja ili vršenja među plaćanja, ili za koji Nacionalni službenik za odobravanje nije podneo završni račun ili zahtev za plaćanje. U sektorskom ili finansijskom sporazumu može se odrediti raniji krajnji rok.
Komisija će pravovremeno obavestiti Nacionalnog službenika za odobravanje kada god postoji rizik otkazivanja neiskorišćenih sredstava kako je određeno u stavu 1.ovog člana.
Član 39. Prekid plaćanja
1) Bez obzira na rokove za plaćanja određene u članu 33. stav 4 ovog sporazuma, Komisija može prekinuti plaćanja Korisniku IPA II, u celosti ili delimično, radi vršenja daljih provera u sledećim slučajevima:
a) kada Komisija dođe do saznanja preko proverenih informacija da je došlo do značajnog propusta u funkcionisanju sistema interne kontrole ili da su troškovi koje je potvrdio nadležni subjekt povezani sa ozbiljnim nepravilnostima i da nisu ispravljeni;
b) da je prekid neophodan radi sprečavanja nastanka značajne štete po finansijske interese Unije.
2) Komisija može ograničiti prekid samo na onaj deo troškova obuhvaćenih zahtevom za plaćanje na koji utiču elementi navedeni u stavu 1. ovog člana. Komisija će odmah obavestiti korisnika IPA II o razlozima za prekid i tražiće korisnikov hitan stav u tom pogledu, kao i da ispravi situaciju ako je potrebno. Komisija će okončati prekid čim se preduzmu neophodne mere.
Član 40. Obustava plaćanja
Komisija može da obustavi plaćanja ka Korisniku IPA II, a posebno kada se utvrde sistemske greške koje dovode u pitanje pouzdanost sistema interne kontrole subjekta u pitanju, kao i zakonitost i regularnost odnosnih transakcija.
Korisniku IPA II pružiće se mogućnost da predstavi svoj stav u roku od dva meseca pre nego što Komisija donese odluku o obustavi u skladu sa stavom 1. ovog člana.
Komisija će okončati obustavu kada korisnik IPA II preduzme neophodne mere da ispravi sistemske greške.
U slučaju da korisnik IPA II ne preduzme takve mere, Komisija može doneti odluku da obustavi doprinos IPA II programu u celini ili delimično, u skladu sa članom 43. ovog sporazuma.
Član 41. Povraćaj novčanih sredstava
1) Svaki slučaj predviđen članom 51. stav 5 ovog sporazuma, koji nastane u bilo kom trenutku tokom realizacije pomoći IPA II ili prilikom revizije, imaće kao posledicu povraćaj novčanih sredstava Komisiji koji će morati da izvrši korisnik IPA II.
2) Nacionalni službenik za odobravanje izvršiće povraćaj doprinosa Unije isplaćenog Korisniku IPA II o trošku onih koji su se našli u bilo kojoj situaciji određenoj u članu 51. stav 5 ovog sporazuma ili koji su imali koristi od toga, u skladu sa nacionalnim procedurama za povraćaj javnih sredstava. Ako Nacionalni službenik za odobravanje ne uspe da izvrši povraćaj celokupnog ili delimičnog iznosa novčanih sredstava, to neće sprečiti Komisiju da nadoknadi novčana sredstva od Korisnika IPA II
Član 42. Finansijske ispravke Korisnika IPA II
Nacionalni službenik za odobravanje izvršiće finansijske ispravke kad god se utvrdi bilo koja od situacija navedenih u članu 51. stav 5. ovog sporazuma u akcijama ili programima, i to tako što će otkazati celokupan ili delimičan iznos doprinosa Unije namenjen odnosnim akcijama ili programima. Nacionalni službenik za odobravanje uzeće u obzir prirodu i težinu nepravilnosti, kao i finansijski gubitak doprinosa Unije.
Član 43. Finansijske korekcije Komisije
Da bi se osiguralo da se novčana sredstva IPA II koriste u skladu sa važećim pravilima, Komisija će primeniti ispitivanje i prihvatanje obračunskih postupaka, kako je to određeno u članu 36. ovog sporazuma i mehanizme za finansijske korekcije u skladu sa članom 17. Uredbe o sprovođenju IPA II i kako je bliže određeno u sektorskim ili finansijskim sporazumima.
Finansijska korekcija može nastati na osnovu sledećeg:
a) utvrđivanja bilo koje od situacija navedenih u članu 51 stav 5 ovog sporazuma; ili
b) utvrđivanja bilo kakve slabosti ili nedostataka u sistemu upravljanja i kontrole Korisnika IPA II;
v) preduzimanja propratnih aktivnosti Komisije u pogledu izveštaja i mišljenja revizorskog tela.
3) Ako Komisija utvrdi da su troškovi u okviru programa koji se finansiraju iz IPA II nastali i plaćeni na način koji predstavlja kršenje važećih pravila, ona će odlučiti koji iznosi treba da budu izuzeti iz finansiranja koje vrši Unija.
Obračun i utvrđivanje svake takve korekcije, kao i odgovarajućih nadoknada sredstava, izvršiće Komisija, na osnovu kriterijuma i postupaka predviđenih u stavovima od 5. do 7. ovog člana i članovima 37. i 45. ovog sporazuma.
Finansijske korekcije u situacijama navedenim u stavu 2. ovog člana izvršiće se, po potrebi u vidu kompenzacija.
Komisija će primeniti finansijske korekcije na osnovu utvrđivanja iznosa koji su neopravdano potrošeni i na bazi finansijskih implikacija za budžet. U slučajevima kada takvi iznosi ne mogu da se utvrde sa preciznošću radi primene pojedinačnih korekcija, Komisija može primeniti proporcionalnu stopu korekcija ili korekcije na osnovu ekstrapolacije nalaza.
Pri odlučivanju o iznosu korekcije, Komisija će uzeti u obzir prirodu i ozbiljnost bilo koje situacije određene u članu 51. stav 5. ovog sporazuma i/ili razmere i finansijske implikacije slabosti ili nedostataka utvrđenih u sistemu upravljanja i kontrole u odgovarajućem programu.
Član 44. Postupak za finansijske korekcije i prihvatanje obračuna
Pre donošenja odluke o finansijskoj korekciji, uključujući i odluke zasnovane na postupcima ispitivanja i prihvatanja obračuna, Komisija će obavestiti Nacionalnog službenika za odobravanje o svojim privremenim zaključcima i zatražiće od njega/nje da svoje komentare dâ u roku od dva meseca.
Ukoliko Komisija predlaže finansijsku korekciju na osnovu ekstrapolacije nalaza ili paušalnu korekciju na osnovu člana 43. stav 6. ovog sporazuma, Korisniku IPA II će se omogućiti da obezbedi informacije, na osnovu kojih će Komisija utvrditi stvarnu meru nepravilnosti u bilo kojoj situaciji navedenoj u članu 51. stav 5. ovog sporazuma, putem ispitivanja predmetne dokumentacije. U dogovoru sa Komisijom, korisnik IPA II može ograničiti obim ovog ispitivanja na odgovarajući proporcionalni deo ili uzorak odnosne dokumentacije. Izuzev u adekvatno opravdanim slučajevima, vreme predviđeno za ovo ispitivanje neće biti duže od dva meseca nakon završetka dvomesečnog perioda pomenutog u prvom stavu ovog člana. Bliži detalji mogu se utvrditi u sektorskom ili finansijskom sporazumu.
Komisija će doneti odluku po uzimanju u obzir svih dokaza koje dostavi korisnik IPA II.
Član 45. Ponovno korišćenje doprinosa Unije
Sredstva doprinosa Unije koja su otkazana posle finansijskih korekcija na osnovu člana 43. ovog sporazuma biće uplaćena u budžet Unije.
Doprinos koji je otkazan ili nadoknađen povraćajem od strane Korisnika IPA II u skladu sa članom 42. ovog sporazuma ne može se ponovo koristiti za aktivnost ili aktivnosti koje su bile predmet nadoknade ili ispravke, niti sme, u slučaju da su povraćaj ili ispravka izvršeni zbog sistemske nepravilnosti, biti upotrebljen u okviru celog ili dela programa ili akcije u kojoj se sistemska nepravilnost pojavila.
Član 46. Otplata
Korisnik IPA II će izvršiti svaku otplatu koja ide u opšti budžet Unije pre datuma dospeća naznačenog u nalogu za povraćaj, sačinjenom u skladu sa članom 79. Finansijske uredbe. Datum dospeća biće poslednji dan drugog meseca nakon izdavanja naloga.
Svako kašnjenje u otplati dovešće do obračunavanja kamate na osnovu kašnjenja u plaćanju, počev od datuma dospeća, i zaključno sa datumom izvršenja plaćanja. Kamatna stopa biće za jedan i po procentni poen viša od stope koju primenjuje Evropska centralna banka u svojim glavnim poslovima refinansiranja, i to računajući prvi radni dana meseca u koji pada datum dospeća.
Član 47. Završetak programa u okviru indirektnog upravljanja od strane Korisnika IPA II
Komisija će obavestiti Korisnika IPA II o završetku programa pisanim putem.
Komisija neće završiti program niti izravnati konačni saldo korisniku IPA II bez prethodnog ispitivanja i prihvatanja obračuna, kako je predviđeno u članu 36. ovog sporazuma.
Završetak programa ne dovodi u pitanje pravo Komisije da izvrši finansijske korekcije u kasnijoj fazi.
Bliža pravila o završetku programa mogu se utvrditi u sektorskim ili finansijskim sporazumima.
Član 48. Završetak programa u okviru direktnog upravljanja i indirektnog upravljanja sa subjektima koji nisu korisnik IPA II
Program je završen onda kada svi ugovori i ugovori o bespovratnim sredstvima koji se finansiraju tim programom budu okončani.
Komisija će obavestiti Korisnika IPA II o završetku programa u pisanoj formi.
Okončanje ugovora ili ugovora o bespovratnim sredstvima ne dovodi u pitanje u pravo Komisije da preduzme finansijske korekcije u kasnijoj fazi.
Bliža pravila o završetku programa mogu se utvrditi u sektorskim ili finansijskim sporazumima.
Član 49. Čuvanje dokumenata
Korisnik IPA II čuvaće sve dokumente relevantne za postupke nabavke i dodeljivanje bespovratnih sredstava, ugovore, izmene i dopune, relevantnu korespondenciju i sve relevantne dokumente koji se tiču plaćanja i povraćaja sredstava, šest godina od konačnog datuma za operativno sprovođenje odnosnog finansijskog sporazuma.
Tok roka navedenog u prvom stavu prekida se u slučaju sudskog postupka ili na adekvatno opravdan zahtev Komisije.
Član 50. Nadzor, kontrola i revizija koje vrše Komisija i Evropski sud revizora
Svi finansijski sporazumi, kao i programi i akcije koji iz njih budu usledili i odgovarajući ugovori, podležu nadzoru, kontroli i reviziji koju vrši Komisija, uključujući u i kontrole koje vrši Evropska kancelarija za borbu protiv prevara (OLAF) i revizije koje vrši Evropski sud revizora.
U okviru indirektnog upravljanja od strane korisnika IPA II, ovo takođe obuhvata i pravo Komisije i Delegacije Evropske Unije u Republici Srbiji da, po potrebi, sprovode mere, kao što su:
a) prethodne (ex-ante) provere tenderskih postupaka i ugovaranja koje vrše operativne strukture;
b) naknadne (ex-post) provere tenderskih postupaka, ugovaranja, izvršenja ugovora, uključujući i finansijsko upravljanje u vezi sa tim i provere programskih aktivnosti koje sprovode odnosne operativne strukture;
v) nadzor koji se tiče funkcionisanja odnosnih sistema upravljanja i kontrole.
Adekvatno ovlašćeni zastupnici ili predstavnici Komisije i OLAF imaju pravo da vrše bilo koje tehničke i finansijske provere koje Komisija ili OLAF mogu smatrati neophodnim za sprovođenje programa, akcije ili ugovora, uključujući i posete na lokacijama i u prostorijama gde se vrše aktivnosti koje se finansiraju iz IPA II. Komisija će unapred obavestiti odgovarajuće nacionalne organe o takvim posetama.
Korisnik IPA II će odrediti službu (Služba za koordinaciju borbe protiv prevara), da olakša delotvornu saradnju i razmenu informacija, uključujući i informacije operativne prirode, sa OLAF.
Služba će u okviru indirektnog upravljanja imati zadatak da koordinira administrativne i operativne obaveze i aktivnosti, kao i da predlaže izmene i dopune nacionalnog zakonodavstva, po potrebi, radi zaštite finansijskih interesa Unije. Služba će, između ostalog, predvoditi izradu/sprovođenje nacionalnih strategija za zaštitu finansijskih interesa Unije, utvrđivati moguće slabosti u nacionalnim sistemima za upravljanje novčanim sredstvima Unije, uključujući i isplaćenu pomoć IPA II, obezbeđivati dovoljno ljudskih resursa sa kapacitetom za obavljanje ovih poslova, uključujući i obuku zaposlenih za prevenciju prevara, podržavati saradnju između nacionalnih organa uprave, tužilaštava i OLAF, razmenjivati informacije o nepravilnostima i slučajevima prevare u koje se sumnja sa nacionalnim organima uprave i OLAF, i obezbeđivati ispunjavanje svih obaveza po Uredbi (EZ, Euroatom) br. 883/2013 Evropskog parlamenta i Saveta, Uredbi Saveta (Euroatom, EZ) br. 2988/1995 i Uredbi Saveta (EZ, Euroatom) br. 2185/1996.
Korisnik IPA II dostavlja sve tražene informacije i dokumente, uključujući i sve kompjuterizovane podatke, i preduzima sve adekvatne mere za olakšavanje rada lica kojima su povereni poslovi revizija ili inspekcija.
4) Korisnik IPA II vodi evidencije i obračune koji su neophodni za utvrđivanje usluga, isporuka, radova i bespovratnih sredstava finansiranih na osnovu odnosnog Finansijskog sporazuma. Korisnik IPA II takođe omogućava da zastupnici ili predstavnici Komisije, uključujući i OLAF, imaju pravo da izvrše inspekciju celokupne relevantne dokumentacije i obračuna u vezi sa stavkama koje se finansiraju na osnovu odnosnog finansijskog sporazuma i pruža pomoć Evropskom sudu revizora da izvrši revizije u vezi sa korišćenjem pomoći IPA II.
5) Radi obezbeđivanja efikasne zaštite finansijskih interesa Unije, Komisija, uključujući i OLAF, može takođe vršiti provere dokumentacije i provere na terenu i inspekcije u skladu sa Uredbom (EU, Euroatom) br. 883/2013 i Uredbom (EZ, Euroatom) br. 2185/1996. Ove provere i inspekcije pripremaju se i vrše u tesnoj saradnji sa korisnikom IPA II, koji će biti blagovremeno obavešten o predmetu, svrsi i pravom osnovu provera i inspekcija, tako da će moći da obezbedi sva tražena pomoć. Korisnik IPA II određuje službu koja će na zahtev OLAF pružati pomoć u vršenju istraga u skladu sa Uredbom (EU, Euratom) br. 883/2013 i Uredbom (EZ, Euratom) br. 2185/1996. Služba iz stava 2. može vršiti ovaj zadatak ako ima upravna ovlašćenja i ovlašćenja za preduzimanje krivično-istražnih radnji. Ako korisnik IPA II želi, provere na terenu i inspekcije mogu se izvršiti zajednički. U slučaju da se učesnici u aktivnostima koje finansira IPA II protive proveri na terenu ili inspekciji, korisnik IPA II , postupajući u skladu sa nacionalnim pravilima, pruža inspektorima Komisije/OLAF pomoć koja im je neophodna kako bi im bilo omogućeno da izvrše svoju dužnost u pogledu provere na terenu ili inspekcije.
Komisija/OLAF u najkraćem roku izveštava Korisnika IPA II o svim činjenicama ili sumnjama koje se odnose na neku prevaru ili nepravilnost zapaženu tokom obavljanja provere na terenu ili inspekcije. U svakom slučaju, Komisija/OLAF obavezni su da gore pomenuto telo obaveste o rezultatima takvih provera i inspekcija.
Gore opisane kontrole i revizije važe za sve primaoce i podizvođače koji su primili pomoć IPA II, a primenjuju se i na sve informacije u pogledu nacionalnog doprinosa, ukoliko je predviđen, koje se mogu pronaći u dokumentima nadležnog tela kod Korisnika IPA II.
Bez zadiranja u odgovornosti Komisije i Evropskog suda revizora, u okviru indirektnog upravljanja, obračuni i operativne aktivnosti Nacionalnog fonda i, po potrebi, operativnih struktura, mogu se proveravati po nahođenju same Komisije ili to može učiniti spoljni revizor kojeg bude dodelila Komisija.
Član 51. Zaštita finansijskih interesa Unije
U skladu sa članom 60. stav 3. Finansijske uredbe, korisnik IPA II kome su povereni zadaci sprovođenja budžeta u okviru pomoći IPA II, sprečiće, utvrditi i ispraviti nepravilnosti i prevare pri izvršenju tih zadataka. U tom cilju, korisnik IPA II izvršiće, u skladu sa načelom proporcionalnosti, prethodne (ex ante) i naknadne (ex post) kontrole, uključujući provere na terenu na reprezentativnim uzorcima transakcija i/ili uzorcima rizičnih transakcija, da bi se obezbedilo da se akcije finansirane iz budžeta delotvorno izvrše i ispravno sprovedu. Korisnik IPA II takođe će izvršiti povraćaj novčanih sredstava koja su nepropisno isplaćena i pokrenuti sudske postupke kada je to neophodno.
Korisnik IPA II osigurava istragu i delotvorno postupanje kada su u pitanju slučajevi prevare, sukoba interesa i nepravilnosti na koje se sumnja, i obezbeđuje u okviru indirektnog upravljanja funkcionisanje mehanizama kontrole i izveštavanja u skladu sa članom 16. Uredbe o sprovođenju IPA II. Korisnik IPA II prijaviće bez odlaganja Komisiji prevaru na koju se sumnja i druge nepravilnosti koje su bile predmet primarnih upravnih ili sudskih nalaza, i izveštavati je o napretku upravnih i sudskih postupaka. Izveštavanje će se vršiti elektronskim putem korišćenjem modula koji u tu svrhu obezbedi Komisija. Pored odredbi o izveštavanju u Aneksu Ž ovog Sporazuma, bliži odredbe mogu se utvrditi u sektorskim ili finansijskim sporazumima.
Takođe, u okviru indirektnog upravljanja, korisnik IPA II će preduzeti sve odgovarajuće mere za sprečavanje i suzbijanje slučajeva aktivne ili pasivne korupcije u svim fazama postupka nabavke ili postupka dodeljivanja bespovratnih sredstava ili u toku sprovođenja odgovarajućih ugovora.
Korisnik IPA II, uključujući osoblje odgovorno za programiranje i izvršenje zadataka i aktivnosti koje finansira IPA II, preduzeće sve potrebne mere predostrožnosti da bi se izbegao svaki rizik sukoba interesa i odmah će obavestiti Komisiju o svakom sukobu interesa ili o situaciji iz koje je verovatno da će proizaći takav sukob.
5) Za potrebe ovog člana, važe sledeće definicije:
a) greška znači nenamerna administrativna greška ili greška u pisanju i tehnička greška koju načini Korisnik IPA II ili primalac pomoći IPA II;
b) nepravilnost znači svako kršenje neke odredbe važećih pravila i ugovora koje je posledica postupka ili propusta poslovnog subjekta, a koje kao posledicu ima, ili bi moglo da ima, to da je opšti budžet Unije zadužen neopravdanom troškovnom stavkom;
v) poslovni subjekt znači bilo koje fizičko ili pravno lice ili drugi subjekt koji učestvuje u sprovođenju pomoći IPA II;
g) sistemska nepravilnost znači bilo koja nepravilnost koja se može ponoviti, sa visokim stepenom verovatnoće, u sličnim tipovima operacija, kao rezultat ozbiljnog nedostatka u delotvornom funkcionisanju sistema upravljanja i kontrole, uključujući i propust da se uspostave odgovarajuće procedure u skladu sa važećim pravilima;
d) prevara znači svaka namerna radnja ili propust koji se odnosi na: upotrebu ili predstavljanje lažnih, netačnih ili nepotpunih tvrdnji ili dokumenata, što kao posledicu ima protivpravno prisvajanje ili protivpravno zadržavanje novčanih sredstava iz opšteg budžeta Unije, odnosno iz budžeta kojima upravljaju Unija ili neko drugo telo u njeno ime, neobelodanjivanje informacije suprotno određenoj obavezi koje ima iste posledice ili protivpravno korišćenje takvih novčanih sredstava za potrebe različite od onih za koje su prvobitno odobrena;
đ) sumnja da postoji prevara znači nepravilnost zbog koje je došlo do pokretanja upravnog ili sudskog postupka na nacionalnom nivou da bi se ustanovilo postojanje umišljaja, a posebno prevare, kao što je određeno gore;
e) aktivna korupcija podrazumeva namernu radnju lica koje direktno ili putem posrednika nekom zvaničniku obećava ili daje preimućstvo bilo koje vrste za samog zvaničnika ili za treće lice da bi taj zvaničnik delovao ili se uzdržao od delovanja koje je u skladu sa njegovom dužnošću, odnosno da bi vršio svoje funkcije suprotno svojim zvaničnim dužnostima na način koji šteti ili na način za koji postoji verovatnoća da će štetiti finansijskim interesima Unije;
ž) pasivna korupcija znači namernu radnju nekog zvaničnika koji, direktno ili putem posrednika, zahteva ili prima preimućstva bilo koje vrste, u svoje ili u tuđe ime, ili prihvata obećanje o davanju takvog preimućstva, da bi delovao ili se uzdržao od delovanja koje je u skladu sa njegovom dužnošću, odnosno da bi vršio svoje funkcije suprotno svojim zvaničnim dužnostima na način koji šteti ili na način za koji postoji verovatnoća da će štetiti finansijskim interesima Unije;
z) sukob interesa nastaje kada je nepristrasno i objektivno vršenje funkcije nekog finansijskog zvaničnika ili drugog lica kompromitovano iz razloga koji obuhvataju interese vezane za porodicu, emotivni život, političku ili nacionalnu pripadnost, ekonomski interes ili bilo koji drugi zajednički interes sa primaocem;
i) primarni upravni ili sudski nalaz znači prvu pisanu procenunadležnog državnog organa, bilo upravnog ili sudskog, u kojem se na osnovu konkretnih činjenica zaključuje da je došlo do nepravilnosti, ne dovodeći u pitanje mogućnost da ovaj zaključak može naknadno da se revidira ili povuče kao rezultat razvoja događaja u toku upravnog ili sudskog postupka.
Definicije navedene u ovom članu neće se tumačiti kao da se njima uvode nove vrste krivičnih dela u krivičnom zakoniku Republike Srbije niti kao njegove izmene i dopune.
Član 52. Odbor za praćenje IPA
Komisija i korisnik IPA II uspostavljaju Odbor za praćenje IPA najkasnije šest meseci po stupanju na snagu prvog Finansijskog sporazuma. Ovaj odbor ima i sve nadležnosti Odbora za praćenje IPA u smislu Uredbe (EZ) br. 1085/2006.
Odbor za praćenje IPA II će razmatrati ukupnu delotvornost, efikasnost, kvalitet, koherentnost, koordinaciju i usklađenost sprovođenja svih predviđenih akcija u smislu ispunjavanja ciljeva utvrđenih finansijskim sporazumima i nacionalnim strateškim dokumentima. U tu svrhu, ovaj odbor će, kada je potrebno, zasnivati svoje delovanje na informacijama koje obezbeđuju sektorski odbori za praćenje.
Radi obezbeđivanja bolje koherentnosti i koordinacije pomoći IPA II kako je to određeno u nacionalnim strateškim dokumentima i, ako je relevantno, u zajedničkim strateškim dokumentima više država ili u IPA II Uredbi , i radi unapređenja ukupne efikasnosti, delotvornosti, uticaja i održivosti ove pomoći, Odbor za praćenje IPA može davati odgovarajuće predloge Komisiji, Nacionalnom IPA koordinatoru i Nacionalnom službeniku za odobravanje. Ovaj odbor može takođe davati i preporuke nadležnom sektorskom odboru (odborima) za praćenje u smislu preduzimanja korektivnih akcija, a u cilju obezbeđivanja ispunjenja ciljeva IPA II i jačanja efikasnosti i delotvornosti pomoći IPA II. U tu svrhu, Odbor za praćenje, kada je to svrsishodno, uzima u obzir i zaključke i preporuke do kojih se došlo na osnovu preduzetih postupaka praćenja i vrednovanja, a koje su inicirali Komisija i/ili korisnik IPA II.
Po dogovoru sa Nacionalnim IPA koordinatorom, Nacionalnim službenikom za odobravanje i Komisijom, Odbor za praćenje IPA usvaja poslovnik o radu.
Odbor za praćenje IPA sačinjavaće predstavnici Komisije, Nacionalnog IPA koordinatora i drugih relevantnih nacionalnih državnih organa i tela korisnika IPA II i, kada je relevantno, i predstavnici međunarodnih organizacija, uključujući međunarodne finansijske institucije i druge zainteresovane strane, kao što su organizacije civilnog društva i organizacije privatnog sektora. Predstavnici zainteresovanih strana biraju se u skladu sa pravilima i kriterijumima određenim u poslovniku o radu Odbora za praćenje IPA i u dogovoru sa Komisijom. Predstavnik Komisije i Nacionalni IPA Koordinator zajednički će predsedavati sastancima Odbora za praćenje IPA.
Odbor za praćenje IPA II sastaje se najmanje jednom godišnje. Sastanci se mogu zakazivati i po potrebi (ad hoc) na inicijativu Komisije ili korisnika IPA II, a posebno kada je potrebno obraditi određene tematske celine.
Ukoliko pri direktnom upravljanju, nisu uspostavljeni sektorski odbori za praćenje, kako je određeno u članu 53 ovog sporazuma, ,Odbor za praćenje IPA II vršiće funkcije navedene u stavu 3. člana 53. ovog sporazuma.
Član 53. Sektorski odbor za praćenje
U okviru indirektnog upravljanja od strane korisnika IPA II, korisnik IPA II u konsultaciji sa Komisijom, uspostavlja sektorske odbore za praćenje po oblastima politika ili po programima, odnosno, po potrebi i na sektorskom nivou, najkasnije šest meseci po stupanju na snagu prvog Finansijskog sporazuma koji se odnosi na konkretnu oblast politika ili program. Po potrebi, sektorski odbori za praćenje mogu se uspostaviti i ad hoc kada se primenjuju drugi modaliteti sprovođenja.
Svaki sektorski odbor za praćenje razmatra delotvornost, efikasnost, kvalitet, koherentnost, koordinaciju i usklađenost sprovođenja akcija u oblastima politika ili u programima, kao i njihovu konzistentnost sa odgovarajućim nacionalnim sektorskim strategijama, odnosno reginalnim sektorskim strategijama kada je to od značaja. Sektorski odbor za praćenje meri ostvareni napredak u pogledu ostvarivanja ciljeva akcija i njihovih očekivanih učinaka, rezultata i efekata, i to na osnovu pokazatelja koji se definišu u okviru početne situacije, kao i napredak u pogledu izvršavanja finansijskih obaveza.
3) Polazeći od izveštaja koje obezbeđuje operativna struktura/operativne strukture, sektorski odbori za praćenje nadležni su naročito za:
a) razmatranje ostvarenog napretka u pogledu ispunjavanja ciljeva, postizanja planiranih učinaka i rezultata, kao i za ocenjivanje uticaja i održivosti tekućih programa i akcija uz obezbeđivanje koherentnosti sa aktuelnim dijalogom u domenu javnih politika, kao i sa relevantnim nacionalnim i regionalnim sektorskim strategijama i/ili aktivnostima više država i regionalnim aktivnostima u zemlji;
b) razmatranje godišnjih izveštaja o sprovođenju, uključujući izvršenje finansijskih obaveza pri sprovođenju akcija;
v) ispitivanje relevantnih dostupnih nalaza i zaključaka kao i predloga za korektivne mere i naknadne akcije, koji proističu iz preduzetih provera na terenu, ili iz drugih preduzetih aktivnosti praćenja i vrednovanja;
g) sagledavanje svih relevantnih aspekata funkcionisanja sistema upravljanja i kontrole;
d) razmatranje bilo kojih problematičnih pitanja i akcija;
đ) po potrebi, razmatranje ili davanje predloga za izmene i dopune programa i za preduzimanje drugih korektivnih mera neophodnih da bi se osiguralo ispunjavanje ciljeva akcija, kao i jačanje efikasnosti, delotvornosti, uticaja i održivosti pomoći IPA II;
e) razmatranje preduzetih mera u pogledu informisanja, stavljanja na uvid javnosti, transparentnosti, vidljivosti i komunikacija, u skladu sa članovima 23. i 24. ovog sporazuma
Druge posebne odredbe mogu se navesti u sektorskim i finansijskim sporazumima.
Na kraju sastanaka sektorskih odbora za praćenje donose se operativni zaključci, odnosno preporuke. Ovi zaključci su predmet daljeg praćenja i razmatranja na narednim sastancima odbora i predstavljaće osnov za izveštavanje Odbora za praćenje IPA o ostvarenom napretku u skladu sa članom 52. stav 2. ovog sporazuma.
Po dogovoru sa operativnom strukturom, Nacionalnim IPA koordinatorom i Komisijom, svaki sektorski odbor za praćenje usvaja poslovnik o radu.
Sektorski odbor za praćenje sačinjen je od predstavnika relevantnih nacionalnih državnih organa i tela, drugih zainteresovanih strana, kao što su partneri iz ekonomskog, socijalnog domena i domena zaštite životne sredine, kao i od relevantnih predstavnika međunarodnih organizacija, uključujući i predstavnike međunarodnih finansijskih institucija i organizacija civilnog društva. Komisija učestvovuje u radu sektorskog odbora za praćenje. Predstavnici zainteresovanih strana biraju se u skladu sa pravilima i kriterijumima određenim u poslovniku o radu. Sastancima sektorskog odbora za praćenje predsedava visoko rangirani predstavnik korisnika IPA II. U zavisnosti od oblasti politika ili programa, Komisija može ko-predsedavati sastancima sektorskog odbora za praćenje.
Sektorski odbori za praćenje sastajaće se najmanje dva puta godišnje. Sastanci se mogu zakazivati i po potrebi (ad hoc).
(8) U toku sprovođenja programa i akcija na osnovu Uredbe (EZ) br. 1085/2006 i na osnovu IPA II Uredbe , sektorski odbori za praćenje ustanovljeni na osnovu člana 19. Uredbe o sprovođenju IPA II, takođe u obzir uzimaju i rad sektorskih odbora za praćenje ustanovljenih na osnovu Uredbe (EZ) br. 1085/2006, a posebno u pogledu programa i akcija u relevantnim komponentama IPA odnosno oblastima politika ili sektorima.
Član 54. Ostale aktivnosti praćenja
Korisnik IPA II primenjuje transparentne, nediskriminatorne i delotvorne postupke praćenja u pogledu stvarnog sprovođenja poverenih zadataka, uključujući i redovno, sistematsko i adekvatno planirano naknadno (ex-post) praćenje radi ocene relevantnosti, efikasnosti, delotvornosti, uticaja i održivosti pomoći IPA II.
Po potrebi, mogu se uspostaviti i drugi aranžmani za praćenje. O aktivnostima i učincima njihovog rada izveštava se Odbor za praćenje IPA.
Član 55. Opšta načela vrednovanja pomoći IPA II
pomoć IPA II vrednuje se u skladu sa članom 30. stav 4. Finansijske uredbe, i to u cilju unapređivanja relevantnosti, koherentnosti, kvaliteta, efikasnosti, delotvornosti pomoći, kao i dodate vrednosti sa stanovišta delovanja Unije, zatim konzistentnosti i povezanosti pomoći sa relevantnim dijalogom u domenu javnih politika.
Ciljevi vrednovanja obuhvataju sledeće:
a) ocenjivanje uslova za sprovođenje pomoći, njenog budućeg i trenutnog učinka, kao i ocenjivanje konzistentnosti pomoći sa strateškim ciljevima koji se postavljaju radi postizanja dugoročnih efekata i ciljeva;
b) ocenjivanje relevantnosti dogovorenih pokazatelja rezultata i uticaja u pravcu postizanja dugoročnih, opštih učinaka i ciljeva;
v) ocenjivanje procesa programiranja i sistema praćenja i, po potrebi modaliteta sprovođenja;
g) ostvarivanje odgovornosti u odnosu na institucije EU i javnost u pogledu korišćenja pomoći, odnosno korišćenja sredstava i postizanja vrednosti za uložena finansijska sredstva;
d) sticanje korisnih iskustava radi usmeravanja ka unapređenju kvaliteta i osmišljavanja budućih strategija i intervencija.
U tu svrhu, postupci vrednovanja će biti blagovremeno preduzeti i njihovi nalazi će se uzeti u obzir u narednom ciklusu programiranja i sprovođenja, kao i u pogledu odluke o raspodeli resursa.
Vrednovanja se mogu vršiti na nivou politika, zatim na strateškom, tematskom, sektorskom, programskom i operativnom nivou, kao i na nivou države ili na regionalnom nivou.
Mogu se vršiti prethodna (ex-ante) vrednovanja. Ova vrednovanja za cilj imaju optimizaciju raspodele budžetskih sredstava u okviru programa i unapređenje kvaliteta programiranja. Posredstvom ovih vrednovanja se utvrđuju i ocenjuju neusklađenosti, nedostaci i potencijali za razvoj, ciljevi koje treba postići, zatim očekivani rezultati, kvantifikovani ciljevi, kao i, po potrebi, koherentnost predložene strategije i kvalitet postupaka za sprovođenje, praćenje, vrednovanje i finansijsko upravljanje.
Periodična (interim) vrednovanja vrše se po potrebi, u skladu sa članom 18. Pravila za sprovođenje Finansijske uredbe. Periodično vrednovanje sprovodi se radi ocene učinka pomoći, postignutih rezultata i primenjenih stečenih iskustava u pogledu raspoređivanja ljudskih i finansijskih resursa, kao i radi ocene njihove konzistentnosti sa postavljenim ciljevima. Pored toga, Komisija može vršiti vrednovanje strateških dokumenata na nivou države ili na regionalnom nivou.
6) Naknadnim (ex-post) vrednovanjima ocenjuje se relevantnost IPA II pomoći, kao i dodata vrednost sa stanovišta delovanja Unije, zatim efikasnost, delotvornost, efekat i održivost pomoći IPA II koja se odobrava radi postizanja postavljenih ciljeva.
Prilikom vrednovanja u obzir se uzimaju i ciljevi održivog razvoja i relevantno zakonodavstvo Unije. Dugoročniji učinak i održivost efekata pomoći IPA II vrednovaće se u skladu sa pravilima i procedurama koji važe u datom trenutku.
Odbor za praćenje IPA II i sektorski odbori za praćenje. uzimaju u obzir rezultate vrednovanja.
Komisija definiše metode vrednovanja, uključujući i standarde kvaliteta i objektivne i merljive pokazatelje. Korisnik IPA II primenjuje te metode pri sprovođenju vrednovanja.
Član 56. Vrednovanja koja sprovodi Komisija
Kada Komisija sprovodi vrednovanja u skladu sa članom 12. i 17. Zajedničke uredbe o sprovođenju, korisnik IPA II će pružati pomoć Komisiji kroz obezbeđivanje svih neophodnih podataka i informacija uključujući i pokazatelje za merenje napretka na nivou države definisanih u okviru nacionalnih strateških dokumenata, kako bi se omogućilo praćenje i vrednovanje odnosnih akcija, u skladu sa međunarodnim obavezama o delotvornosti pomoći.
Član 57. Vrednovanja koja sprovodi korisnik IPA II u okviru indirektnog upravljanja
Korisnik IPA II kome su povereni poslovi izvršenja budžeta u okviru pomoći IPA II, odgovoran je za sprovođenje vrednovanja programa kojima upravlja, u skladu sa članom 55. ovog sporazuma.
Po dogovoru sa Komisijom Korisnik IPA II priprema plan vrednovanja, u okviru koga će biti predstavljene aktivnosti koje namerava da sprovede u različitim fazama procedure vrednovanja.
Član 58. Opšti zahtevi za izveštavanje Komisije
Nacionalni IPA koordinator dostavlja Komisiji godišnji izveštaj o sprovođenju pomoći IPA II do 15 februara naredne finansijske godine. Izveštaj se priprema u skladu sa modelom izveštaja koji je priložen Finansijskom sporazumu i obuhvata posebno:
a) učešće Korisnika IPA II u aktivnostima koje se odnose na programiranje, praćenje i vrednovanje , komunikacije i vidljivost;
b) probleme uočene pri ispunjavanju postavljenih uslova i pri obezbeđivanju održivosti, relevantne preduzete/planirane mere, glavne uočene probleme horizontalnog karaktera, kao i mere preduzete mere za prevazilaženje istih, kao i probleme uočene u toku sprovođenja aktivnosti;
v) informacije o pokazateljima ustanovljenim u nacionalnim strateškim dokumentima i u programskim dokumentima navedenim u Odeljku III ovog sporazuma.
Drugi zahtevi u pogledu izveštavanja mogu se utvrditi u sektorskim i finansijskim sporazumima.
Član 59. Zahtevi za izveštavanje Komisije u okviru indirektnog upravljanja od strane korisnika IPA II u skladu sa članom 60. stav 5. Finansijske uredbe
1) Pored zahteva navedenih u članu 58, nacionalni IPA koordinator dostavlja Komisiji, nacionalnom službeniku za odobravanje i revizorskom telu, godišnji izveštaj o izvršavanju poverenih poslova za izvršenje budžeta najkasnije do 15. februara naredne finansijske godine. Izveštaj se zasniva na informacijama koje dostavljaju operativne strukture u skladu sa modelom izveštaja koji je priložen Finansijskom sporazumu i obuhvataju posebno:
a) kratak pregled glavnih postignuća;
b) kratak pregled glavnih problema uočenih prilikom obavljanja poverenih poslova pri izvršavanju budžeta uz pregled naknadno preduzetih mera;
v) kvanitativne i kvalitativne informacije o napretku u ostvarivanju ciljeva, rezultata, kao i pokazatelja ustanovljenih u nacionalnim strateškim dokumentima i programskim dokumentima određenim u Odeljku III;
g) preporuke za preduzimanje korektivnih/daljih mera.
2) Do 15. februara naredne finansijske godine, nacionalni službenik za odobravanje dostavlja Komisiji, uz kopiju nacionalnom IPA koordinatoru i revizorskom telu:
a) godišnje finansijske izveštaje ili bilanse na obračunskoj osnovi, kako je precizirano je u finansijskom sporazumu, a koji su pripremljeni u skladu sa modelom godišnjih finansijskih izveštaja ili bilansa priloženim uz finansijski sporazum, u kojima su jasno predstavljeni prihvaćeni troškovi i izvršena plaćanja.
b) godišnju izjavu o upravljanju po programu, sačinjenu u skladu sa Aneksom V ovog sporazuma i koja obuhvata:
(i) celokupnu odgovornost za finansijsko upravljanje fondovima Evropske unije u Republici Srbiji, kao i odgovornost za zakonitost i regularnost osnovnih transakcija;
(ii) odgovornost za delotvorno funkcionisanje sistema upravljanja i interne kontrole u okviru IPA II;
Ako potvrde koje se zahtevaju u skladu sa Aneksom V ovog sporazuma, nisu dostupne, nacionalni službenik za odobravanje informisaće Komisiju o razlozima i potencijalnim posledicama, uz informacije o preduzetim ili planiranim merama da bi se situacija ispravila i da bi se zaštitili interesi Evropske unije; i
v) kratak pregled izveštaja o internim revizijama i kontrolama koje preduzima upravljačka struktura, a koji obezbeđuju dobar osnov za izjavu o upravljanju. Ovaj pregled obuhvata analizu prirode i obima grešaka i slabosti utvrđenih u sistemima, zatim prikaz preduzetih ili planiranih korektivnih mera, kao i pregled aktivnosti preduzetih po nalazima iz izveštaja revizorskih tela.
Do 15. marta naredne finansijske godine, revizorsko telo dostavlja revizorsko mišljenje Komisiji i Vladi Republike Srbije, a kopiju nacionalnom IPA koordinatoru i nacionalnom službeniku za odobravanje, zajedno sa godišnjim izveštajem o aktivnostima revizorskog tela, kako je bliže određeno u članu 5. stav 3. tačka b) podtačka (ii) Aneksa A i Aneksa G i D ovog sporazuma.
Na kraju sprovođenja svakog programa i do krajnjeg roka određenog u Finansijskom sporazumu, nacionalni IPA koordinator – na osnovu izveštaja operativnih struktura kako je navedeno u članu 60. stav 1 ovog sporazuma – podnosi završni izveštaj koji obuhvata čitav period sprovođenja i može obuhvatati i poslednji godišnji izveštaj.
Nacionalni IPA koordinator podnosi završni izveštaj o sprovođenju programa pomoći IPA II, koji pokriva čitav period sprovođenja programa usvojenih od 1. januara 2014. do 31. decembra 2020. godine.
Nacionalni službenik za odobravanje podnosi redovne izveštaje sa podacima koji se tiču finansijskog sprovođenja elektronskim putem. Bliže odredbe o učestalosti, formatu i tipu podataka koji se dostavljaju, određuju se u finansijskim sporazumima.
Član 60. Izveštaji operativnih struktura u okviru indirektnog upravljanja od strane korisnika IPA II
Operativne strukture dostavljaju sve neophodne informacije nacionalnom IPA koordinatoru i nacionalnom službeniku za odobravanje za potrebe izveštaja navedenih u članovima 58. i 59. ovog sporazuma.
U zavisnosti od akcije ili programa u nadležnosti operativne strukture, od operativne strukture se može zahtevati da izradi sveobuhvatan godišnji izveštaj koji se odnosi na celu finansijsku godinu, a koji nacionalni IPA koordinator treba da podnese Komisiji, pošto ga razmotri nadležni sektorski odbor za praćenje. Dodatni zahtevi u pogledu izveštavanja pored onih navedenih u stavu 1, utvrđuju u sektorskim ili finansijskim sporazumima.
Član 61. Jezik
Svi izveštaji, ocene i bilo koji drugi dokumenti koji se tiču pripreme ili sprovođenja programa IPA II dostavljaju se Komisiji na engleskom jeziku.
Član 62. Načela za sprovođenje višegodišnjih akcionih programa sa podeljenim obavezama u okviru indirektnog upravljanja od strane Korisnika IPA II
Program pomoći IPA II može se sprovoditi u okviru indirektnog sistema upravljanja preko višegodišnjih akcionih programa sa podeljenim obavezama, kako je navedeno u članu 189. stav 3. Finansijske uredbe i članu 6. stav 3. Zajedničke uredbe o sprovođenju. Takve programe Komisija priprema na osnovu sektorskog operativnog programa/sektorskih operativnih programa ili na osnovu akcionih dokumenata, koji izrađuju nadležne operativne strukture. Sektorski operativni programi ili akcioni dokumenti izrađuju se u konsultacijama sa Komisijom i relevantnim zainteresovanim stranama.
Sektorski operativni programi će sadržati sve potrebne informacije koje se zahtevaju u skladu sa uputstvima Komisije, uključujući između ostalog i sledeće:
a) procenu srednjoročnih potreba i ciljeva;
b) pregled obavljenih konsultacija sa relevantnim zainteresovanim stranama;
v) opis odabranih strateških akcija;
g) finansijsku tabelu koja iskazuje ukupan iznos doprinosa Unije za svaku godinu, za svaku akciju, i indikativno, za svaku aktivnost
d) predložene modalitete vrednovanja i praćenja ;
đ) indikativnu listu velikih projekata, ako ih ima;
e) ako je relevantno, opis nacionalnih struktura i državnih organa za upravljanje operativnim programom i za kontrolu operativnog programa, u skladu sa članom 10. i Aneksom A ovog sporazuma.
Kao deo višegodišnjeg akcionog programa sa podeljenim obavezama, kako je navedeno u stavu 1, iz pomoći se mogu finansirati veliki projekti. Za potrebe ovog člana, veliki projekat” znači projekat koji se sastoji od niza radova, aktivnosti ili usluga, i koji je predviđen za izvršavanje konkretnog i nedeljivog zadatka jasne ekonomske ili tehničke prirode sa jasno utvrđenim ciljevima i čija ukupna vrednost prelazi 10 miliona evra.
Korisnik IPA II podnosi velike projekte na odobrenje Komisiji. U odluci o odobrenju projekta definisaće se fizički objekat i prihvatljivi troškovi. Posle toga će uslediti bilateralni sporazum sa korisnikom IPA II u kojem se utvrđuju ovi elementi.
4) Pri podnošenju velikog projekta Komisiji, korisnik IPA II obezbeđuje sve informacije koje se zahtevaju u skladu sa uputstvima Komisije, uključujući između ostalog i sledeće:
a) informacije o subjektu odgovornom za sprovođenje;
b) informacije o prirodi investicije;
v) dinamiku sprovođenja;
g) procenu ukupnog društveno-ekonomskog bilansa konkretne operacije;
d) analizu uticaja na životnu sredinu; i
đ) finansijski plan.
Za potrebe ovog člana „aktivnost” znači komponentu akcije koja se može jasno odrediti u smislu troškova i doprinosa Evrske unije, kao i po tipu finansiranja (npr. nabavka, bespovratna sredstva itd.) a koju su izabrale operativne strukture odnosnog programa, ili je aktivnost u njihovoj nadležnosti i koja doprinosi ciljevima akcije. U smislu finansijskih instrumenata, aktivnost čine finansijski doprinosi iz programa finansijskim instrumenatima i naknadna finansijska podrška koja se obezbeđuje iz tih finansijskih instrumenata.
U slučaju velikih projekata, kako je navedeno u stavu 3, troškovi neće biti prihvatljivi pre usvjanja odluke Komisije kojom se odobrava projekat.
U okviru višegodišnjih programa sa podeljenim obavezama, Komisija ima pravo da zahteva prethodno podnošenje predloga i za one aktivnosti koje ne potpadaju pod definiciju većih projekata. Kada su u pitanju ove aktivnosti, troškovi neće biti prihvatljivi pre nego što Komisija zvanično obavesti korisnika IPA II da je aktivnost odobrena.
Što se tiče aktivnosti, koje generišu neto prihod po okončanju, a koje treba da se finansiraju u okviru pomoći IPA II preko višegodišnjih akcionih programa sa podeljenim obavezama, kako je navedeno u stavu 1 ovog člana, prihvatljivi troškovi će se smanjiti unapred uzimajući u obzir mogući neto prihod koji će sprovođenjem aktivnosti biti generisan u toku određenog referentnog perioda koji pokriva sprovođenje aktivnosti i period posle njenog okončanja.
Za potrebe ovog stava, „neto prihod” znači priliv gotovine koju neposredno plaćaju korisnici roba ili usluga koje proizilaze iz date aktivnosti, kao što su troškovi koje neposredno snose korisnici za korišćenje infrastrukture, zatim za prodaju ili davanje u zakup zemljišta ili zgrada, ili plaćanja za usluge, uz izuzimanje svih operativnih troškova i troškova zamene opreme kratkog veka trajanja koji su nastali u toku odgovarajućeg perioda. Operativne uštede koje nastanu u toku aktivnosti smatraće se neto prihodom, osim ukoliko se izvrši njihovo prebijanje podjednakim troškom u operativnom delovanju. Ako svi investicioni troškovi, koji su neposredno povezani i neophodni za aktivnost, nisu prihvatljivi za finansiranje u okviru pomoći IPA II, neto prihod će se srazmerno podeliti na prihvatljivi i neprihvatljivi deo investicionih troškova. Bliže odredbe o obračunu neto prihoda utvrđuju se u odgovarajućem finansijskom sporazumu.
Ovaj član se ne odnosi na višegodišnje programe ruralnog razvoja sa podeljenim obavezama.
Član 63. Oblici prekogranične saradnje
Pomoć u okviru ovog odeljka usmerena je ka promovisanju dobrosusedskih odnosa, u kojima se neguju evropske integracije i promoviše društveno-ekonomski razvoj kroz zajedničke lokalne i regionalne inicijative.
2) Prekogranična saradnja obezbeđuje pomoć za sledeće:
a) Prekograničnu saradnju između jedne ili više država članica Evropske unije i jednog ili više korisnika IPA II;
b) Prekograničnu saradnju između dva ili više korisnika IPA II;
v) Prekograničnu saradnju kod koje države prihvatljive u okviru Instrumenta Evropskog susedstva učestvuju u IPA II programima prekogranične saradnje.
3) Ovaj odeljak se primenjuje na prekograničnu saradnju navedenu u tačkama b) i v) stava 2. ovog člana. Pravila koja važe za prekograničnu saradnju navedena u stavu 2. tačka a) ovog člana, odrediće se u finansijskim sporazumima zaključenim na osnovu člana 8. ovog sporazuma.
Član 64. Dodatne definicije za prekograničnu saradnju
Za potrebe ovog odeljka primenjuju se sledeće definicije:
a) „operacija” znači projekat, ugovor, akciju ili grupu projekata koji doprinose ciljevima tematske oblasti politika ili tematskih prioritetnih oblasti na koje se odnose, a koje odabere telo za ugovaranje u okviru odgovarajućeg programa, ili su u njegovoj nadležnosti;
b) „korisnik” znači javno ili privatno telo odgovorno za iniciranje ili za iniciranje i sprovođenje operacija;
v) „javni rashod” znači svaki javni doprinos finansiranju operacija, čiji je izvor budžet nacionalnih, regionalnih ili lokalnih javnih organa, zatim budžet Evropske unije u vezi sa pomoći IPA II, kao i budžet asocijacija javnih organa ili tela javnog prava sa nadležnostima u domenu javne službe.
Član 65. Iznos i nivo pomoći IPA II
U odluci Komisije kojom se usvaja program prekogranične saradnje utvrdiće se stopa sufinansiranja i maksimalan iznos pomoći IPA II alternativno na osnovu sledećeg:
a) ukupni prihvatljivi troškovi, uključujući javne i privatne rashode; ili
b) prihvatljivi javni troškovi.
2) Nivo sufinansiranja Unije na nivou svakog tematskog prioriteta neće biti manji od 20% niti veći od 85% prihvatljivih troškova. Nivo sufinansiranja za tehničku pomoć navedenu u članu 72. ovog sporazuma biće 100%.
Član 66. Tematski prioriteti i koncentracija prekogranične saradnje u okviru IPA II
1) Za svaki program prekogranične saradnje, države učesnice odabraće najviše četiri tematska prioriteta, kako je navedeno u Aneksu I ovog sporazuma
2) Programi prekogranične saradnje takođe će uključiti i posebne budžetske stavke za operacije tehničke pomoći u skladu sa članom 72 ovog sporazuma.
Član 67. Geografska pokrivenost
Države učesnice i Komisija dogovoriće se o listi prihvatljivih regiona koji će biti obuhvaćeni odgovarajućim programom prekogranične saradnje.
Član 68. Priprema, ocena, odobravanje i izmene i dopune programa prekogranične saradnje
Programi prekogranične saradnje izrađuju se u skladu sa modelom programa koji obezbedi Komisija i pripremaju ih zajednički države učesnice.
Za svaki odabrani tematski prioritet, države učesnice dogovaraju se o posebnim ciljevima, očekivanim rezultatima i pokazateljima uspešnosti, kao i tipovima aktivnosti koje treba podržati, uključujući određivanje glavnih ciljnih grupa i korisnika.
3) Program prekogranične saradnje dostavlja se na odobravanje Komisiji elektronskim putem od strane korisnika IPA II na čijoj teritoriji se nalazi telo za ugovaranje.
4) Komisija ocenjuje konzistentnost programa prekogranične saradnje sa Uredbom o sprovođenju IPA II i njihov efektivan doprinos odabranim tematskim prioritetima koji su precizirani u Aneksu I ovog sporazuma, kao i ciljevima utvrđenim u strateškim dokumentima.
Komisija dostavlja svoja zapažanja u roku od tri meseca od dana podnošenja programa prekogranične saradnje. Države učesnice pružaju Komisiji sve neophodne dodatne informacije i, po potrebi, revidiraju predloženi program prekogranične saradnje.
Pri odobravanju programa prekogranične saradnje po njegovom zvaničnom podnošenju, Komisija mora da osigura da su sva njena zapažanja adekvatno uzeta u obzir.
Na inicijativu država učesnica ili na inicijativu Komisije u dogovoru sa državama učesnicama, programi prkogranične saradnje se mogu menjati i dopunjavati.
Zahtevi za izmene i dopune programa prekogranične saradnje koje podnesu države učesnice, biće obrazloženi i u njima će posebno biti utvrđen očekivani uticaj izmena programa o prekograničnoj saradnji na postizanje njegovih ciljeva. Uz ove zahteve podneće se i revidirani program. Stavovi od 3) do 6) ovog člana važe za izmene i dopune programa prekogranične saradnje.
Izmene i dopune mogu se zahtevati u nekom od sledećih slučajeva:
a) nakon srednjoročnog ponovnog razmatranja strateških dokumenata, ukoliko je došlo do takvih izmena strategija koje znatno utiču na programe prekogranične saradnje, uključujući promene u pogledu lokacije tela za ugovaranje ili izmene finansijskog plana;
b) posle značajnih društveno-ekonomskih promena u programskoj oblasti;
v) da bi se uzele u obzir značajne promene u prioritetima Evropske unije, kao i u nacionalnim ili regionalnim prioritetima;
g) na osnovu rezultata vrednovanja kako je navedeno u članu 55. ovog sporazuma.
Član 69. Bilateralni sporazumi između država učesnica koji se odnose upravljanje programima prekogranične saradnje koji se sprovode po indirektnom upravljanju
U okviru indirektnog upravljanja, države učesnice zaključuju bilateralni sporazum za sve vreme trajanja programa prekogranične saradnje, kojim su određuju odgovornosti svake od država učesnica za sprovođenje odnosnog programa prekogranične saradnje. Bilateralni sporazum obuhvataće između ostalog:
a) opis glavnih struktura za sprovođenje i njihovih uloga i odgovornosti;
b) opis modaliteta upravljanja, zatim finansiranja, kontrole i revizije za program prekogranične saradnje;
v) modalitete koji se odnose na glavne procedure za sprovođenje, uključujući i postupak za odabir operacija, kao i modalitete za praćenje na nivou programa prekogranične saradnje i na nivou operacija;
g) modalitete za obezbeđivanje zakonitosti i regularnosti troškova koji nastanu kod korisnika, kao i da bi se obezbedile provere navedene u članu 4. stav 3. tačka b) podtačka (x) Aneksa A ovog sporazuma;
d) korektivne mere u slučaju teškoća prilikom sprovođenja;
đ) aranžmane za garantovanje odgovornog finansijskog upravljanja novčanim sredstvima dodeljenim programu prekogranične saradnje, uključujući i povraćaj nepropisno plaćenih iznosa;
e) modalitete za izuzeće od plaćanja poreza u skladu sa članom 28. ovog sporazuma.
Član 70. Odabir operacija
Operacije odabrane u okviru programa prekogranične saradnje imaće jasne prekogranične uticaje i koristi.
Odabir operacija u okviru programa prekogranične saradnje vrši telo za ugovaranje putem javnih poziva za dostavljanje ponuda koji se odnose na područje prihvatljivo u okviru odnosnih programa.
Države učesnice mogu odrediti operacije i van javnog poziva za dostavljanje ponuda. U tom slučaju, operacije će biti posebno navedene u programu prekogranične saradnje u skladu sa članom 68 ovog sporazuma.
Odabrane operacije prekogranične saradnje obuhvataju korisnike iz bar dve države učesnice. Korisnici će sarađivati u pogledu izrade i sprovođenja operacija. Pored toga, oni će sarađivati i pri izboru osoblja ili finansiranju operacija ili po oba osnova.
Operacija se može sprovoditi i u samo jednoj državi koja učestvuje u programu, pod uslovom da se utvrde prekogranični efekti i koristi takve operacije.
Član 71. Korisnici
1) Za programe prekogranične saradnje koji su navedeni u članu 63. stav 2. tačka b) ovog sporazuma, korisnici se određuju kod korisnika IPA II koji učestvuje u programu. Za programe prekogranične saradnje navedene u članu 63. stav 2. tačka v) ovog sporazuma, korisnici se određuju kod korisnika IPA II ili u državi koja učestvuje u programu na osnovu Instrumenta evropskog susedstva.
Svi korisnici bespovratnih sredstava određuju jednog korisnika operacije u programu prekogranične saradnje za vodećeg korisnika.
Vodeći korisnik preuzima odgovornost za finansijsko sprovođenje celokupne operacije, zatim vodi računa o tome da se sprovođenje operacije obavlja u skladu sa uslovima određenim u ugovoru i da uređuje odnose sa drugim korisnicima radi garantovanja odgovornog finansijskog upravljanja novčanim sredstvima dodeljenim za operaciju, uključujući i modalitete za povraćaj nepropisno isplaćenih iznosa.
Član 72. Tehnička pomoć
Svaki program prekogranične saradnje sadrži posebnu budžetsku stavku za operacije tehničke pomoći.
Iznos pomoći IPA II namenjen za tehničku pomoć ograničiće se na 10% ukupnog iznosa namenjenog programu prekogranične saradnje.
3) Operacije tehničke pomoći mogu obuhvatati, između ostalog, sledeće:
a) pripremu, upravljanje, praćenje, vrednovanje, informisanje, komunikacija, umrežavanje, rešavanje po žalbama, kontrolne i revizorske aktivnosti u vezi sa sprovođenjem programa prekogranične saradnje;
b) aktivnosti za jačanje administrativih kapaciteta za sprovođenje programa prekogranične saradnje;
v) akcije za smanjenje administrativnog opterećenja za korisnike, uključujući sistem elektronske razmene podataka, i akcije za jačanje kapaciteta tela država učesnica i razmenu najboljih praksi između njih, kao i za jačanje kapaciteta korisnika za upravljanje i korišćenje pomoći IPA II.
Ove akcije se mogu ticati prethodnih i naknadnih programskih perioda.
Izuzetno od člana 31. ovog sporazuma, troškovi za tehničku pomoć za podršku pripremi programa prekogranične saradnje i za uspostavljanje sistema upravljanja i kontrole mogu biti prihvatljivi za finansiranje i pre datuma usvajanja odluke Komisije za odobravanje programa prekogranične saradnje, ali ne pre 1. januara 2014. godine.
Član 73. Modaliteti sprovođenja
Programi prekogranične saradnje će se sprovoditi po direktnom ili indirektnom upravljanju.
Programima prekogranične saradnje upravlja telo za ugovaranje , koje je određeno u odluci Komisije kojom se odobrava odnosni program prekogranične saradnje.
Član 74. Odgovorna lica i tela za upravljanje prekograničnom saradnjom
1) Sledeće strukture, navedene u članu 10. ovog sporazuma, učestvovaće u upravljanju programima prekogranične saradnje kod korisnika IPA II:
a) Nacionalni IPA koordinatori država učesnica i, gde je primenljivo, koordinatori teritorijalne saradnje;
b) Nacionalni službenik za odobravanje i upravljačka struktura korisnika IPA II kod kojeg je smešteno telo za ugovaranje u slučaju kada se program prekogranične saradnje sprovodi po indirektnom upravljanju;
v) operativne strukture svih država učesnica koje će tesno sarađivati u programiranju i sprovođenju relevantnog programa prekogranične saradnje. U slučaju indirektnog upravljanja, operativna struktura obuhvata i telo za ugovaranje;
g) revizorsko telo, kada se program prekogranične saradnje sprovodi po indirektnom upravljanju.
2) Države učesnice će uspostaviti Zajednički odbor za praćenje (u daljem tekstu: ZOP), koji će imati i funkciju sektorskog odbora za praćenje kako je utvrđeno u članu 53. ovog sporazuma.
Zajednički tehnički sekretarijat (u daljem tekstu: ZTS) uspostavlja se radi pružanja pomoći Komisiji, operativnim strukturama i ZOP.
Član 75. Nacionalni IPA koordinator
Nacionalni IPA koordinatori država učesnica zajednički su odgovorni za konzistentnost ciljeva predloženih programa prekogranične saradnje sa ciljevima strateških dokumenata IPA II.
Član 76. Operativne strukture
Operativna struktura (ili operativne strukture) uspostavljaju se u okviru uprave svake od država učesnice radi pripreme, sprovođenja i upravljanja programima prekogranične saradnje. Ista operativna struktura može se koristiti za više od jednog programa prekogranične saradnje.
U okviru indirektnog upravljanja, operativna struktura države kojoj su povereni zadaci sprovođenja budžeta za dati program prekogranične saradnje, obuhvataće i telo za ugovaranje.
3) Operativne strukture država učesnica tesno će sarađivati pri izvršavanju zadataka od zajedničkog interesa. One će zajednički obavljati sledeće funkcije i preuzeti sledeće obaveze:
a) priprema programa prekogranične saradnje u skladu sa članom 68. ovog sporazuma, ili revizije programa;
b) priprema bilateralnog sporazuma u skladu sa članom 69. ovog sporazuma u slučaju indirektnog upravljanja i obezbeđivanje njegovog sprovođenja;
v) saradnja pri obezbeđivanju ispunjavanja zadataka navedenih u stavovima 4. i 5. ovog člana;
g) osiguravanje učešća na sastancima ZOP i drugim bilateralnim sastancima;
d) imenovanje predstavnika u ZOP;
đ) uspostavljanje Zajedničkog tehničkog sekretarijata (ZTS) i obezbeđivanje osoblja za adekvatno funkcionisanje ZTS;
e) priprema i sprovođenje strateških odluka ZOP;
ž) pružanje podrške u radu ZOP i obezbeđivanje informacija neophodnih za izvršavanje zadataka ZOP, a posebno informacija u vezi sa napretkom operativnog programa u postizanju predviđenih ciljeva po tematskim prioritetima kako je određeno u programu prekogranične saradnje;
z) uspostavljanje sistema za prikupljanje pouzdanih informacija o sprovođenju programa prekogranične saradnje;
i) izrada godišnjih i završnih izveštaja o sprovođenju kako je navedeno u članu 80. ovog sporazuma;
j) priprema i sprovođenje koherentnog plana komunikacije i vidljivosti;
k) izrada godišnjeg plana rada za ZTS koji treba da odobri ZOP;
4) Ako se program prekogranične saradnje sprovodi u okviru indirektnog upravljanja, operativna struktura korisnika IPA II kod kojeg je smešteno telo za ugovaranje, pored onoga što je navedeno u članu 4. Aneksa A ovog sporazuma, preduzima i sledeće radnje:
a) imenovanje članova odbora za ocenu ponuda i osiguravanje da odbor za ocenu ponuda ima još jednog člana sa pravom glasa i to iz države u kojoj nije smešteno telo za ugovaranje, pri čemu telo za ugovaranje imenuje u skladu sa svojim isključivim pravom, predsedavajućeg i sekretara komisije;
b) operativno praćenje i upravljanje operacijama u tesnoj saradnji sa drugom državom učesnicom;
5) Ako operativna struktura korisnika IPA II kod kojeg je smešteno telo za ugovaranje, ne može da vrši provere predviđene u članu 4. stav 3. tačka b) podtačka (x) Aneksa A ovog sporazuma na čitavom programskom području, države učesnice će se dogovoriti o načinu vršenja provere upravljanja. Modaliteti za vršenje takvih provera utvrdiće se u bilateralnim sporazumima navedenim u članu 69. ovog sporazuma.
Član 77. Revizorsko telo
Revizorsko telo za program prekogranične saradnje biće revizorsko telo one države u kojoj je smešteno telo za ugovaranje.
Funkcije revizorskog tela navedene su u članu 5. Aneksa A ovog sporazuma.
Kada revizorsko telo navedeno u stavu 1. ovog člana nema ovlašćenje da neposredno vrši svoje funkcije na čitavoj teritoriji koju pokriva program prekogranične saradnje, u tome će mu pomoći grupa revizora koju sačinjavaju po predstavnik iz svake države koja učestvuje u programu prekogranične saradnje. Grupom revizora predsedava revizorsko telo korisnika IPA II u kome je smešteno telo za ugovaranje programa prekogranične saradnje. Specifični modaliteti za vršenje takvih funkcija određuju se u bilateralnim sporazumima iz člana 69. ovog sporazuma.
Član 78. Zajednički odbor za praćenje (ZOP)
Države učesnice uspostavljaju ZOP najkasnije šest meseci po stupanju na snagu prvog finansijskog sporazuma.
Svaka država učesnica imenuje svoje predstavnike u ZOP.
ZOP sačinjavaju predstavnici nacionalnih IPA koordinatora ili koordinatora teritorijalne saradnje, po potrebi, kao i predstavnici država učesnica (nacionalnih, regionalnih, lokalnih tela), uključujući operativne strukture prekogranične saradnje, i po potrebi druge zainteresovane strane, kao što su organizacije civilnog društva. Evropska komisija učestvuje u radu ZOP u savetodavnom svojstvu.
Radom ZOP predsedava država učesnica u kojoj nije smešteno telo za ugovaranje.
ZOP se sastaje bar dva puta godišnje. Sastanci se mogu zakazivati i ad hoc na inicijativu država učesnica ili Komisije.
ZOP usvaja poslovnik o radu koji se priprema u konsultacijama sa operativnim strukturama i Komisijom.
Sve države učesnice imaju jednako prava glasa bez obzira na broj predstavnika koje su imenovale.
8) Zajednički odbor za praćenje ima sledeće odgovornosti:
a) određivanje tematskih prioriteta, specifičnih ciljeva, krajnjih korisnika i poseban fokus svakog javnog poziva za dostavljanje ponuda koji odobrava Komisija;
b) ispitivanje i davanje savetodavnog mišljenja o spisku operacija koje se odabiraju u okviru javnog poziva za dostavljanje ponuda pre donošenja odluke o dodeli bespovratnih sredstava. Telo za ugovaranje donosi konačnu odluku o dodeli bespovratnih sredstava;
v) razmatranje ostvarenog napretka u pogledu ostvarivanja posebnih ciljeva, očekivanih rezultata i postignuća po tematskom prioritetima, kako je određeno u programu prekogranične saradnje, na osnovu informacija koje obezbede operativne strukture država učesnica. Napredak će se pratiti na osnovu pokazatelja utvrđenih u programu prekogranične saradnje;
g) ispitivanje relevantnih nalaza i zaključaka, kao i predloga za preduzimanje naknadnih korektivnih mera koje proizilaze iz provera na terenu, praćenja i evaluacija, ukoliko su dostupne;
d) odobravanje predloga za revidiranje programa prekogranične saradnje. Kada god je potrebno, može davati predloge za izmene i dopune programa prekogranične saradnje, kako je navedeno u članu 68. ovog sporazuma, da bi se obezbedilo postizanje ciljeva programa prekogranične saradnje i jačanje efikasnosti, delotvornosti, uticaja i održivosti pomoći IPA II. ZOP takođe može davati preporuke za unapređivanje sprovođenja programa prekogranične saradnje;
đ) ispitivanje i odobravanje plana komunikacije i vidljivosti za program prekogranične saradnje;
e) ispitivanje i odobravanje plana vrednovanja kako je navedeno u članu 57. stav 2 ovog sporazuma;
ž) ispitivanje i odobravanje godišnjih i završnih izveštaja o sprovođenju kako je navedeno u članu 80 ovog sporazuma;
z) ispitivanje i odobravanje godišnjeg plana rada Zajedničkog tehničkog sekretarijata.
9) ZOP podnosi izveštaje Odboru za praćenje IPA II u državi u kojoj je smešteno telo za ugovaranje.
Član 79. Zajednički tehnički sekretarijat (ZTS)
Za svaki program prekogranične saradnje uspostavlja se ZTS radi pružanja pomoći Komisiji, operativnim strukturama i ZOP. ZTS će biti smešten u državi u kojoj smešteno telo za upravljanje. ZTS može imati pridruženu kancelariju (antenu) u drugoj državi učesnici.
Rad ZTS finansira se iz budžeta tehničke pomoći.
Osoblje ZTS čine državljani obe države koje učestvuju u programu prekogranične saradnje.
Radom ZTS upravlja operativna struktura države u kojoj je smešteno telo za ugovaranje.
Svake godine, operativne strukture pripremaju plan rada ZTS, koji se dostavlja ZOP na uvid i odobravanje.
ZTS može odgovarati, između ostalog, za izvršavanje sledećih zadataka:
a) organizovanje sastanaka ZOP, uključujući izradu i distribuciju zapisnika;
b) pružanje pomoći potencijalnim učesnicima poziva u okviru programa prekogranične saradnje u pronalaženju partnera i izradi projekata, organizovanje informativnih dana i radionica; razvijanje i održavanje mreže zainteresovanih strana;
v) davanje saveta korisnicima bespovratnih sredstava u sprovođenju projekta;
g) podrška u radu evaluacionih komisija;
d) priprema, preduzimanje poseta i izveštavanje o posetama radi praćenja nad sprovđenjem operacija prekogranične saradnje;
đ) uspostavljanje sistema za prikupljanje pouzdanih informacija o sprovođenju programa prekogranične saradnje;
e) obezbeđivanje relevantnih informacija za godišnje i završne izveštaje o sprovođenju programa prekogranične saradnje;
ž) planiranje i sprovođenje informativnih kampanja i drugih aktivnosti u vezi sa jačanjem svesti javnosti o programu prekogranične saradnje, uključujući objavljivanje promotivnog materijala o prekograničnom programu i održavanje internet sajta programa prekogranične saradnje.
Član 80. Godišnji i završni izveštaji o sprovođenju
u skladu sa članom 60. ovog sporazuma, operativne strukture pripremaju godišnji i završni izveštaj o sprovođenju za svaki program prekogranične saradnje za potrebe izveštavanja na osnovu članova 58. i 59. ovog sporazuma. Završni izveštaj može obuhvatati poslednji godišnji izveštaj. Izveštaj se izrađuje po modelu izveštaja koji je priložen uz finansijski sporazum i obuhvata, između ostalog, sledeće:
a) napredak učinjen pri sprovođenju programa prekogranične saradnje a posebno u pogledu postizanja određenih ciljeva po tematskim prioritetima, uključujući kvantitativne i kvalitativne elemente koji ukazuju na napredak u vezi sa ciljevima;
b) informacije o merama preduzetim za obezbeđivanje kvaliteta i delotvornosti sprovođenja, a posebno:
(i) mere za praćanje, uključujući modalitete prikupljanja podataka i, gde je primenljivo, mere za vrednovanje;
(ii) kratak pregled svih značajnih problema uočenih pri sprovođenju prekograničnog programa i svih preduzetih korektivnih aktivnosti;
(iii) preporuke za korektivne aktivnosti;
v) mere preduzete za obezbeđivanje vidljivosti i upoznavanje javnosti sa prekograničnim programom;
g) detaljne informacije o finansijskom sprovođenju programa prekogranične saradnje.
Informacije određene u tački (g) ovog stava obezbeđuje telo za ugovaranje programa i biće obuhvaćene izveštajima isključivo u okviru indirektnog upravljanja.
Po pregledanju i odobrenju ZOP, izveštaji se dostavljaju Nacionalnom IPA koordinatoru i Nacionalnom službeniku za odobravanje korisnika IPA II kod kojeg je smešteno telo za ugovaranje, a radi dostavljanja Nacionalnim IPA koordinatorima drugih država učesnica kao i Komisiji u skladu sa zahtevima u pogledu izveštavanja određenih u članovima 58. i 59. ovog sporazuma.
Član 81. Komunikacija
Razmena informacija i dokumenata između Komisije i korisnika IPA II u pogledu programa, akcionih dokumenata i njihovih izmena i dopuna, kao i dokumentacije koja se tiče sprovođenja akcija, po mogućstvu će se u najvećoj meri obavljati elektronskim putem. Komisija i korisnik IPA II dogovoriće se o modalitetima razmene podataka što će se urediti u sektorskom ili finansijskom sporazumu.
Član 82. Konsultacije
Svako pitanje koje se odnosi na izvršenje ili tumačenje ovog sporazuma biće predmet konsultacija između ugovornih strana, što će, ukoliko je nužno, za rezultat imati izmene i dopune ovog sporazuma.
U slučaju propuštanja ispunjavanja obaveza određenih u ovom sporazumu, koje nisu adresirane blagovremenim korektivnim merama, Komisija može obustaviti finansiranje aktivnosti na osnovu IPA II.
Korisnik IPA II može se u celosti ili delimično odreći sprovođenja pomoći IPA II. U tu svrhu, korisnik IPA II dostaviće obaveštenje o tome bar 6 meseci unapred. Ugovorne strane ovog sporazuma bliže će odrediti takvo odricanje razmenom pisama ili izmenama i dopunama relevantnog Finansijskog sporazuma.
Član 83. Rešavanje nesuglasica, arbitraža
Nesuglasice koje nastanu usled tumačenja ili izvršenja ovog sporazuma biće rešavane mirnim putem kroz konsultacije, kao što je to predviđeno članom 82. ovog sporazuma. Ugovorne strane će u pisanoj formi saopštiti svoje stavove i rešenja koja smatraju mogućim po pitanju nesuglasica. Ugovorna strana će odgovoriti na zahtev druge ugovorne strane za rešenje mirnim putem u roku od 30 dana. Po isteku ovog perioda, ili ukoliko pokušaj da se dođe do rešenja mirnim putem ne dovede do dogovora u roku od 60 dana od prvog zahteva, bilo koja ugovorna strana može obavestiti drugu stranu da smatra da postupak rešenja mirnim putem nije uspeo.
U slučaju da rešenje mirnim putem nije moguće, bilo koja od ugovornih strana problem može uputiti na arbitražu u skladu sa Pravilima arbitraže Stalnog arbitražnog suda iz 2012. godine koja su na snazi na na dan stupanja na snagu ovog sporazuma.
Jezik koji će se koristiti u arbitražnim postupcima biće engleski. Organ koji će vršiti imenovanje je Generalni sekretar Stalnog arbitražnog suda, i to nakon prijema pisanog zahteva koji podnese bilo koja od ugovornih strana. Ugovorne strane se saglašavaju da se pridržavaju arbitražne odluke. Odluka arbitra biće obavezujuća za sve strane i neće postojati mogućnost ulaganja žalbe.
Član 84. Sporovi sa trećim licima
Bez zadiranja u nadležnost bilo kog suda koji je u ugovoru koji se finansira iz IPA II određen kao nadležni sud za sporove nastale između ugovornih strana u vezi sa tim ugovorom, Unija će na teritoriji Republike Srbije uživati imunitet kada su u pitanju parnice, uključujući arbitražu, osim kako je određeno u članu 83. ovog sporazuma, i zakonski postupci u vezi sa bilo kojim sporom nastalim između Evropske komisije i/ili korisnika IPA II i trećeg lica, odnosno između trećih lica, a koji se neposredno ili posredno odnosi na pružanje pomoći IPA II Korisniku na osnovu ovog sporazuma, osim ako se Unija izričito odrekla tog imuniteta.
Korisnik IPA II će u bilo kom zakonskom ili upravnom postupku pred sudom, tribunalom ili organima uprave u Republici Srbiji braniti ovaj imunitet i zauzeti stav kojim se uzimaju u obzir interesi Unije. Tamo gde je to potrebno, korisnik IPA II i Komisija će obaviti prethodne konsultacije o tome koji će se stav zauzeti.
Član 85. Obaveštenja
Sva komunikacija u vezi sa ovim sporazumom sačinjava se u pisanoj formi, na engleskom jeziku. Svako saopštenje mora biti potpisano i dostavljeno kao originalni dokument, ili kao skenirani originalni dokument.
Sva komunikacija u vezi sa ovim sporazumom šalje se na sledeće adrese:
Za Komisiju:
Evropska komisija
Generalni direktorat za proširenje
Poštanska adresa
Rue de la Loi 15
B-1049 Brisel Belgija
Faks: +32 229 68727
E-mail: [email protected]
Za Korisnika IPA
Ministar bez portfelja zadužen za evropske integracije
Nacionalni IPA koordinator
Nemanjina 11, Beograd, Srbija
Faks: +381 11 3617 597
E-mail: [email protected]
Član 86. Aneksi
Aneksi ovog sporazuma su sastavni deo ovog okvirnog sporazuma
Član 87. Stupanje na snagu
Ovaj sporazum stupa na snagu onog dana kada poslednja ugovorna strana u pisanoj formi obavesti drugu da je odobrila sporazum u skladu sa nacionalnim zakonodavstvom ili procedurom ugovorne strane.
Član 88. Važenje Okvirnog sporazuma za IPA
Okvirni sporazumi zaključeni između Komisije i Republike Srbije ostaju da važe za pomoć koja je odobrena na osnovu prethodnih instrumenata pretpristupne pomoći, dok se pružanje te pomoći ne okonča u skladu sa rokovima relevantnih okvirnih sporazuma.
Član 89. Izmene i dopune
Sve izmene i dopune sa kojima se saglase ugovorne strane biće u pisanoj formi i sačinjavaće deo ovog sporazuma. Takve izmene i dopune stupiće na snagu u skladu sa procedurom utvrđenom u članu 87. stav 1. ovog sporazuma.
Član 90. Prestanak važenja
Ovaj sporazum će ostati na snazi neodređeno vreme, izuzev u slučaju da bude raskinut pisanim obaveštenjem jedne od ugovornih strana. Sporazum će prestati da važi u roku od 3 meseca od dana pisanog obaveštenja.
Po prestanku važenja ovog sporazuma, prestaće i svaka pomoć čije je sprovođenje u toku, osim kada je u pitanju poštovanje stečenih prava koja proizlaze iz određenih ugovora finansiranih iz sredstava IPA II.
Ovaj sporazum je sačinjen u dva originalna primerka na engleskom jeziku.
Potpisan, za i u ime Vlade Republike Srbije,
U Beogradu
…………………………
______________________
g-đa Jadranka Joksimović
Ministar bez portfelja zadužen za evropske integracije
Potpisan, za i u ime Komisije,
U Briselu
………………………
___________________________
g-din Mr Jean-Eric Paquet
Direktor
Uvodna napomena:
U ovom pregledu prikazane su glavne uloge i zajedničke odgovornosti odgovarajućih struktura, organa i tela. Ovaj pregled se ne smatra iscrpnim. Dopunjuje osnovni deo ovog sporazuma.
Član 1. Nacionalni IPA koordinator (NIPAK)
Korisnik IPA II imenuje nacionalnog IPA koordinatora. Nacionalni IPA koordinator je visoko rangirani predstavnik Vlade ili državne uprave korisnika IPA II koji raspolaže odgovarajućim ovlašćenjima. Pored uloga i odgovornosti preciziranih u članu 6. stav 2, članu 16. stav 2. i članovima 59. i 75. ovog sporazuma, kada se poslovi u vezi sa izvršavanjem budžeta poveravaju korisniku IPA II, NIPAK će:
a) preduzimati mere kako bi tokom sprovođenja pomoći IPA II obezbedio odgovarajuće usredsređivanje na ciljeve postavljene u akcijama odnosno programima zbog kojih su povereni poslovi izvršavanja budžeta.
b) U skladu sa članom 57. ovog sporazuma, u konsultacijama sa Komisijom, koordinira izradu plana vrednovanja kojim se predstavljaju aktivnosti vrednovanja koje će se sprovoditi u različitim fazama sprovođenja u skladu odredbama člana 55. ovog sporazuma.
Član 2. Nacionalni službenik za odobravanje
Korisnik IPA II imenuje nacionalnog službenika za odobravanje. Nacionalni službenik za odobravanje je visiko rangirani predstavnik Vlade ili državne uprave korisnika IPA II koji raspolaže odgovarajućim ovlašćenjima.
Nacionalni službenik za odobravanje snosi celokupnu odgovornost za finansijsko upravljanje sredstvima pomoći IPA II Republici Srbiji kao i za obezbeđivanje zakonitosti i regularnosti trošenja. Nacionalni službenik za odobravanje je posebno odgovoran za:
a) upravljanje računima i finansijskim poslovima u okviru IPA II;
b) efikasno funkcionisanje sistema interne kontrole u realizaciji pomoći IPA II u skladu sa aneksom B ovog sporazuma.
Pri obavljanju ovih funkcija, nacionalni službenik za odobravanje može da obavlja provere na terenu.
U cilju obavljanja poslova iz svoje nadležnosti preciziranih u stavu 2. tačka (a), nacionalni službenik za odobravanje, uz podršku Nacionalnog fonda obavlja sledeće zadatke:
a) priprema i podnosi Komisiji završne račune koji uključuju sledeće podatke:
(i) nastale i plaćene troškove
(ii) i, po potrebi, uključuje podatke o pretfinansiranju u okviru zahteva za plaćanje i potvrđuje da oni potiču iz pouzdanih sistema obračunskog računovodstva ustanovljenih u skladu sa tačkom b) ovog člana, zatim potvrđuje njihovu tačnost i zasnovanost na pratećoj dokumentaciji koja se može proveriti, kao i da su podaci bili predmet verifikacije operativnih struktura i upravljačih struktura. Po završetku programa, nacionalni službenik za odobravanje podnosi završni račun;
b) obezbeđuje postojanje obračunskog sistema računovodstva koji unosi i memoriše, u kompjuterskom obliku, računovodstvenu evidenciju za svaku radnju/aktivnost/operaciju i koji podržava sve podatke potrebne za sastavljanje zahteva za plaćanje i godišnjih finansijskih izveštaja odnosno bilansa. Takav sistem pruža tačne, potpune, pouzdane i blagovremene informacije i obuhvata evidenciju iznosa koji mogu biti predmet povraćaja, zatim evidenciju već povraćenih iznosa i povučenih iznosa posle ukidanja celokupne ili delimične pomoći IPA II za program odnosno akciju;
v) obezbeđuje transfer novčanih sredstava na operativne strukture odnosno primaoce;
g) po potrebi potvrđuje postojanje i tačnost stavki sufinansiranja i obezbeđuje dovoljan iznos sredstava u nacionalnom fondu kako bi se premostio eventualni manjak zbog zakasnelog transfera sredstava od Komisije odnosno zbog plaćanja po nalozima za povraćaj koje izda Komisija;
d) vrši potrebne finansijske korekcije u vezi sa nepravilnostima kako je predviđeno članom 51. ovog sporazuma, a u skladu sa članom 17. Uredbe o sprovođenju IPA II i članom 42. ovog sporazuma i, u skladu sa nacionalnim procedurama za povraćaj sredstava, vrši povraćaj doprinosa Unije koji je plaćen primaocu u slučajevima pomenutim u članu 51. stav 5. ovog sporazuma, a na način koji je predviđen u članu 41. ovog sporazuma.
đ) uzima u obzir, prilikom sastavljanja i dostavljanja finansijskih izveštaja i izjava i zahteva za plaćanje, kako je navedeno u tački (a) stava 3), rezultate svih revizija koje je sprovelo revizorsko telo odnosno koje su u nadležnosti revizorskog tela.
e) predstavlja glavni kontakt za protok finansijskih informacija između Komisije i korisnika IPA II kao i za sva pitanja u vezi sa finansijskim odredbama ovog sporazuma.
4) U smislu stava 2. tačka b) ovog člana, nacionalni službenik za odobravanje, uz saradnju funkcije za podršku nacionalnom službeniku za odobravanje obavlja sledeće zadatke:
a) obezbeđuje uverenje o zakonitosti i regularnosti osnovnih transakcija;
b) uvodi efektivne i srazmerne mere protiv prevare uzimajući u obzir prepoznate rizike i osigurava izveštavanje u skladu sa članom 51. stav 2. ovog sporazuma, istovremeno informišući o takvom izveštavanju Službu za koordinaciju borbe protiv prevara navedenu u članu 50. stav 2. ovog sporazuma.
v) odgovoran je za praćenje delovanja upravljačke strukture i operativnih struktura u smislu ispunjavanja zahteva navedenih u tačkama a), b) i g) stava 3. člana 12. ovog sporazuma i u aneksu B ovog sporazuma, a u slučaju nepoštovanja ovih zahteva, odgovoran je da o tome bez odlaganja obavesti Komisiju bez i da preduzme odgovarajuće zaštitne mere u vezi sa izvršenim plaćanjima ili potpisanim ugovorima;
g) obezbeđuje postojanje kao i efikasno funkcionisanje sistema interne kontrole koja se odnosi na upravljanje sredstvima pomoći IPA II;
d) osigurava izveštavanje o sistemima upravljanja i kontrole i razmatra kadrovske kapacitete za pripremu i sprovođenje programa u okviru operativnih struktura uključenih u programiranje i sprovođenje akcija.;
đ) osigurava postojanje i delotvorno funkcionisanje sistema izveštavanja i informisanja;
e) prati nalaze iz revizorskih izveštaja revizorskog tela, sačinjenih u skladu sa članom 5. stav 2. aneksa A ovog sporazuma. Pri tome nacionalni službenik za odobravanje:
odlučuje o tome da li je potrebno sprovesti određene korektivne mere u cilju unapređenja sistema upravljanja i interne kontrole, evidentira odluke u vezi sa tim i osigurava blagovremeno sprovođenje potrebnih mera za unapređenje;
(ii) po potrebi vrši korekcije zahteva za plaćanje koji se dostavljaju Komisiji;
ž) pri sastavljanju izjave o upravljanju u skladu sa tačkom b) člana 59. stav 2., uzima u obzir rezultate svih revizija koje je obavilo ili za koje je nadležno revizorsko telo;
z) bez odlaganja obaveštava Evropsku komisiju o svakoj značajnoj promeni koja se odnosi na sisteme upravljanja i kontrole radi ispitivanja i odobravanja pre njihove realizacije;
i) koordinira pripremu konsolidovanih akcionih planova namenjenih za otklanjanje nedostataka utvrđenih u sistemima upravljanja i kontrole.
Nacionalni službenik za odobravanje sastavlja i dostavlja Komisiji dokumenta predviđena članom 59. stav 2. ovog sporazuma, do 15. februara naredne finansijske godine.
Član 3. Upravljačka struktura
Upravljačku strukturu čine Nacionalni fond i funkcija za podršku nacionalnom službeniku za odobravanje. Uloge i nadležnosti Nacionalnog fonda i funkcije za podršku biće na adekvatan način podeljene.
Nacionalni fond odgovora nacionalnom službeniku za odobravanje i smešten je u ministarstvu korisnika IPA II nadležnom za poslove finansija i deluje u svojstvu centralnog državnog trezora. Nacionalni fond pruža pomoć nacionalnom službeniku za odobravanje u obavljanju poslova iz njegove/njene nadležnosti, a posebno onih posova koji se tiču upravljanja računima uspostavljenih u okviru sprovođenja pretpristupne pomoći IPA II i finansijskih poslova navedenih u članu 2. stav 3. ovog aneksa i zadužen je za poslove finansijskog upravljanja sredstvima pomoći IPA II koji su u nadležnosti nacionalnog službenika za odobravanje
3) Nacionalni fond je naročito zadužen za:
(a) vođenje i organizovanje centralnih bankovnih računa za novčana sredstva iz pretpristupne pomoći EU;
(b) podnošenje zahteva za novčanim sredstvima i prijem svih uplata iz budžeta Unije;
(v) odobravanje transfera takvih uplata do operativnih struktura odnosno primalaca;
(g) povraćaj novčanih sredstava u budžet Unije po nalozima za povraćaj koje je izdala Komisija;
(d) pružanje pomoći nacionalnom službeniku za odobravanje prilikom pripreme finansijskih izveštaja za Komisiju;
(đ) funkcionisanje kompjuterizovanog obračunskog sistema računovodstva koji blagovremeno daje tačne, kompletne i pouzdane podatke.
Kada god je celishodno, razmena informacija sa Komisijom u vezi sa finansijskim poslovima vrši se elektronskim putem uz primenu procedura dogovorenih između Komisije i korisnika IPA II.
Funkcija za podršku nacionalnom službeniku za odobravanje odgovara nacionalnom službeniku za odobravanje i pomaže mu prilikom obavljanja poslova utvrđenih u članu 2. stav 4. i stav 5. ovog aneksa.
Član 4. Operativna struktura (operativne strukture)
Operativna struktura (operativne strukture) se uspostavlja u okviru državne uprave korisnika IPA II radi pripreme, sprovođenja i upravljanja pretpristupnom pomoći EU obezbeđenom u okviru IPA II.
Operativna struktura je odgovorna za poslove pripreme, sprovođenja, informisanja i vidljivosti koji su predviđeni u čl. 23. i 24. ovog sporazuma, kao i za poslove praćenja, izveštavanja o programima i njihovog vrednovanja kada je to relevantno, u skladu sa načelom odgovornog finansijskog upravljanja. Odgovorna je za zakonitost i regularnost rashoda nastalih prilikom realizacije programa pod njenom nadležnošću.
3) Operativna struktura vrši sledeće funkcije i preuzima obaveze:
a) u pogledu upravljanja programom, operativna struktura:
(i) prati realizaciju programa, predlaže izmene i dopune, po potrebi, i pruža sektorskom odboru za praćenje informacije o napredovanju programa u postizanju ciljeva, posebno na osnovu utvrđenih prekretnica i pokazatelja kao i na osnovu finansijskih podataka;
(ii) daje sve informacije potrebne za izveštaje koje sastavljaju i dostavljaju Komisiji nacionalni IPA koordinator (NIPAK) i nacionalni službenik za odobravanje kako je precizirano u članu 59. ovog sporazuma. Od operativne strukture može se zahtevati da pripremi sveobuhvatan finansijski izveštaj koji se odnosi na celu finansijsku godinu i koji će Komisiji dostaviti NIPAK, pošto izveštaj bude prethodno razmotren od strane nadležog sektorskog odbora za praćenje;
(iii) deli sve informacije u okviru operativne strukture koje su važne za obavljanje dodeljenih poslova i za sprovođenje akcija;
(iv) odgovorna je za izradu plana vrednovanja i sprovođenje vrednovanja programa, i sprovodi prethodno, periodično i naknadno (ex-ante, interim i ex-post) vrednovanje u skladu sa članom 55. ovog sporazuma.
b) U pogledu izbora i kontrole akcija i finansijskog upravljanja, operativna struktura, u skladu sa relevantnim članovima ovog sporazuma:
(i) omogućava da se izbor i odobravanje akcija koje će biti finansijski podržane sprovode u skladu sa postupcima i kriterijumima koji se primenjuju na odnosnu oblast politika odnosno program;
(ii) organizuje nabavku i postupak dodele bespovratnih sredstava, kao i ugovaranje;
(iii) utvrđuje postupke koji se odnose na čuvanje svih dokumenata u vezi sa nabavkama, dodelom bespovratnih sredstava, ugovaranjem, finansijskim upravljanjem, kontrolama i revizijama i koji su neophodni da bi se obezbedio adekvatan revizorski trag;
(iv) vrši uplate primaocima i povraćaj naplatom od primalaca pomoći IPA II;
osigurava da sva tela u okviru operativne strukture koja učestvuju u sprovođenju akcija imaju ili zaseban računovodstveni sistem ili adekvatnu računovodstvenu kodifikaciju za sve transakcije koje se odnose na konkretnu akciju;
osigurava da nacionalni službenik za odobravanje prima sve potrebne informacije o procedurama i proverama upravljanja koje su sprovedene u vezi sa trošenjem sredstava;
uspostavlja obračunski sistem računovodstva koji vrši kompjuterizovani unos i memorisanje, računovodstvene evidencije za svaku akciju/aktivnost i koji podržava sve podatke potrebne za pripremu zahteva za plaćanje kao i za pripremu godišnjeg finansijskog izveštaja ili izjave, kao i za izvršavanje naloga, plaćanja i praćenja pri sprovođenju akcije;
uspostavlja sistem za blagovremeno izveštavanje o nepravilnostima i za preduzimanje efikasnih i srazmernih mera protiv prevare, uzimajući u obzir prepoznate rizike;
uspostavlja sistem za prepoznavanje svih dugovanja i za evidentiranje svih dugova u glavnu knjigu dužnika, uključujući i nepravilnosti, pre njihovog prijema.
potvrđuje da je rashod koji je nastao, koji je plaćen i prijavljen nacionalnom službeniku za odobravanje, u skladu sa propisima Unije i primenljivim nacionalnim zakonodavstvom, zatim da je u skladu sa programom, sa uslovima podrške akcije i uslovima iz ugovora, da je roba isporučena odnosno usluge izvršene i da su zahtevi za plaćanje primaoca tačni.
Ove kontrole upravljanja obuhvataju administrativne, finansijske, tehničke i fizičke aspekte svake akcije i uključuju:
kompletnu administrativnu proveru prateće dokumentacije u vezi sa svakom obavezom i plaćanjem;
neposrednu fizičku proveru, pri čemu se u određivanju učestalosti i obima ovih provera u obzir uzimaju, između ostalog, vrsta akcije,iznos javnog rashoda i stepen prepoznatog rizika.
omogućava internu reviziju tela u okviru operativne strukture;
(xii) osigurava usaglašenost sa zahtevima koji se odnose na informisanje, publicitet, transparentnost, vidljivost i komunikaciju, predviđene članovima 23. i 24. ovog sporazuma;
v) tela u okviru operativne strukture vode evidenciju međusobnih dogovora u pisanom obliku. Rukovodioci ovih tela su jasno određuju i odgovaraju za obavljanje dodeljenih dužnosti. Korisnik IPA II će obezbediti uslove za obavljanje njihovih dužnosti i obaveza. Tela u okviru operativne strukture odgovorna su rukovodiocu odnosne operativne strukture.
Član 5. Revizorsko telo
Korisnik IPA II uspostavlja revizorsko telo koje je nezavnisno od NIPAK, zatim od nacionalnog službenika za odobravanje, od upravljačke strukture i od operativne strukture (operativnih struktura) i ima neophodnu finansijsku autonomiju. Njegovo delovanje mora da bude u skladu sa međunarodno priznatim standardima revizije. Rukovodioca revizorskog tela imenuje korisnik IPA II. Rukovodilac revizorskog tela treba da poseduje odgovarajuće sposobnosti, znanje i iskustvo u oblasti revizije potrebne za obavljanje ove dužnosti.
Revizorsko telo sprovodi revizije sistema upravljanja i kontrole i revizije akcija, transakcija i godišnjih računa prema međunarodno priznatim standardima revizije i u skladu sa revizorskom strategijom. Ovi standardi mogu biti dopunjeni na osnovu daljih uputstava i definicija Komisije.
3) Pod odgovornošću svog rukovodioca, revizorsko telo vrši sledeće funkcije i preuzima sledeće odgovornosti:
a) prema modelu iz Aneksa E ovog sporazuma, priprema revizorsku strategiju na period od 3 godine uz ažuriranje strategije na godišnjem nivou. Revizorska strategija utvrđuje revizorsku metodologiju, metode uzorkovanja koje će se primeniti na revizije akcija i transakcija, kao i planiranje revizija. Revizije će se fokusirati na proveru:
(i) kompletnosti, tačnosti i istinitosti godišnjih finansijskih izveštaja odnosno izjava i odnosnih godišnjih računa;
(ii) efikasnosti i delotvornosti funkcionisanja sistema upravljanja, kontrole i nadzora;
zakonitosti i regularnosti odnosnih transakcija.
Revizorsko telo dostavlja revizorsku strategiju koja se odnosi na period od naredne tri godina Evropskoj komisiji u peridu do kraja novembra svake godine, uz dostavljanje kopije dokumenta nacionalnom službeniku za odobravanje. U slučaju da se za više od jednog programa koristi zajednički sistem upravljanja i kontrole, može se pripremiti jedinstvena revizorska strategija za date programe odnosno akcije.
b) sastavlja i podnosi izveštaje i mišljenja Komisiji i Vladi Republike Srbije, uz dostavljanje kopije ovih dokumenata nacionalnom IPA koordinatoru i nacionalnom službeniku za odobravanje, i to na sledeći način:
(i) u skladu sa članom 60. stav 5. podstav 2. Finansijske uredbe i prema modelu datom u aneksu D ovog sporazuma, do 15. marta svake godine dostavlja godišnje mišljenje revizora, o godišnjim finansijskim izveštajima odnosno izjavama i o odnosnim godišnjim računima za prethodnu finansijsku godinu, obuhvatajući njihovu potpunost, tačnost i istinitost i o funkcionisanju sistema upravljanja, kontrole i nadzora i zakonitosti i regularnosti odnosnih transakcija;
(ii) do 15. marta svake godine, zajedno sa godišnjim mišljenjem revizora, dostavlja godišnji izveštaj o aktivnostima revizije koji je pripremljen u skladu sa modelom iz aneksa G ovog sporazuma i koji takođe sadrži nalaze revizija sprovedenih u skladu sa revizorskom strategijom u datom periodu i koji predstavljaju osnov za formulisanje godišnjeg mišljenja revizora. Godišnji izveštaj revizora utvrđuje, između ostalog, sve nedostatke otkrivene u sistemima upravljanja, kontrole i nadzora i sve korektivne mere koje su preduzete odnosno planirane od strane nacionalnog službenika za odobravanje, Nacionalnog fonda i/ili operativne strukture;
(iii) mišljenje svakom završnom računu potrebnom za završetak bilo kog programa ili dela programa, a koji je nacionalni službenik za odobravanje dostavio Komisiji. Takvo mišljenje se odnosi na osnovanost zahteva za završna plaćanja i tačnost finansijskih informacija. Kada god je celihodno, ovo mišljenje će se oslanjati na završni izveštaj o aktivnostima revizije. Mišljenje o završnom računu se priprema u skladu sa modelom iz Aneksa Đ ovog sporazuma. Revizorsko telo dostavlja mišljenje u roku od tri meseca od datuma kada je nacionalni službenik za odobravanje podneo relevantni završni račun.
v) Dalji posebni zahtevi za revizorsku strategiju i/ili izveštaje i mišljenja pomenuta u tački b) ovog stava mogu biti određeni u sektorskim ili finansijskim sporazumima.
ANEKS B
Tipski spisak oblasti i zahteva utvrđenih u članu 12. stav 3, tačka a) ovog sporazuma
Kontrolna sredina
a) Politike etike i integriteta:
predočiti posvećenost organizacije integritetu i etičkim vrednostima
omogućiti da se kultura/sistem organizacije koju zahteva najviše rukovodstvo razume u celoj organizaciji
obezbediti postojanje procedura za prepoznavanje i sprečavanje sukoba interesa
b) Nadzor rukovodstva nad sprovođenjem poslova dodeljenih podređenima:
obezbediti da su procedure i strukture za nadzor uspostavljene, uključujući i one za izveštavanje od strane podređenih aktera
obezbediti odgovornost u okviru sistema putem sprovođenja proaktivnih i kontinuiranih aktivnosti nadzora
v) Uspostavljanje struktura, pravaca izveštavanja, odgovarajućih organa i utvrđivanje njihovih odgovornosti:
obezbediti utvrđivanje i uspostvaljanje struktura na svim nivoima na način koji će omogućiti ostvarivanje utvrđenih ciljeva i adekvatnu podelu poslova i uloga relevantnim subjektima.
obezbediti adekvatan zakonski osnov i ovlašćenja subjektima i pojedincima u pogledu poslova i funkcija koje obavljaju.
obezbediti da se pravci izveštavanja formiraju unutar i između subjekata kako bi se osigurao protok informacija koji je neophodan za upravljanje aktivnostima svakog subjekta i kako bi se omogućila odgovornost na svim nivoima organizacije
osigurati da se ovlašćenja i nivoi odgovornosti budu utvrđuju i dodeljuju na osnovu pokazane sposobnosti i dodeljenih poslova:
Više rukovodstvo – ima ovlašćenja za donošenje značajnijih odluka, nadzire rukovodstvo u obavljanju dodeljenih poslova, utvrđuje smernice, daje uputstva i uspostavlja sistem kontrole kako bi omogućilo rukovodstvu i ostalim zaposlenima da razumeju i obavljaju svoje zaduženja koja se tiču interne kontrole.
Rukovodstvo – na nivou svojih nadležnosti usmerava i omogućava sprovođenje smernica i uputstava višeg rukovodstva.
Zaposleni – shvataju standarde ponašanja u telu/organu u kojem su zaposleni, shvataju procenjene rizike za postizanje ciljeva, kao i relevantne kontrolne aktivnosti na odgovarajućim nivoima, razumeju očekivanja u pogledu protoka informacija i komunikacije, i razumeju aktivnosti praćenja koje su važne za postizanje ciljeva.
(iv) Pružanje usluga od strane spoljnih saradnika – sva angažovana lica koja nisu stalno zaposlena pridržavaju se odluka rukovodstva o obimu ovlašćenja i odgovornosti
g) Planiranje osoblja, zapošljavanje, zadržavanje, obuke i ocenjivanje:
obezbediti adekvatan broj i kvalitet kadrova na svim nivoima kako bi se omogućilo postizanje ciljeva
osigurati da nijedan zaposleni ne bude u nedoumici u pogledu stepena svoje odgovornosti u postizanju postavljenih ciljeva
obezbediti postojanje i blagovremeno ažuriranje izjeve o nadležnosti, opisa poslova i ostalih dokumenata, osigurati da su svi zaposleni upoznati sa ovim dokumentima
osigurati identifikovanje zaposlenih na „osetljivim radnim mestima” i primenu adekvatnih mera u pogledu ovih lica, odnosno „osetljivih radnih mesta” (uključujući, gde je moguće, pravilo rotacije)
d) Odgovornost pri obavljanju dodeljenih poslova i nadležnosti:
uspostavljanje mera za podsticaj radnog učinka, stimulacija i drugih nagrada na svim nivoima imajući u vidu postizanje utvrđenih ciljeva
obezbediti redovno vrednovanje radnog učinka zaposlenih na svim nivoima i sprovođenje odgovarajućih mera, recimo u smislu nagrađivanja ili disciplinskih mera
obezbediti da se pritisak u organizaciji primenjuje pozitivno kako bi se osiguralo ostvarenje ciljeva, a izbeći negativne pritiske, na primer u smislu nerealno postavljenog radnog učinka, ciljeva ili konfliktnih ciljeva.
Upravljanje rizikom
a) Postavljanje ciljeva:
osigurati da ciljevi na svim nivoima budu postavljeni dovoljno jasno da omoguće prepoznavanje i procenu rizika u odnosu na ciljeve
obezbediti da operativni ciljevi daju jasan fokus kako bi se omogućila dodela potrebnih sredstava za postizanje željenih ciljeva radnog učinka
obezbediti da spoljni i unutrašnji ciljevi u izveštavanju obuhvate aspekte pouzdanosti, blagovremenosti i transparentnosti izveštaja
obezbediti da su ciljevi usklađenosti takvi da odražavaju činjenicu da se sve aktivnosti sprovode u skladu sa važećim pravilima i propisima
b) Prepoznavanje rizika, procena i reagovanje:
omogućiti da se pri prepoznavanju rizika uzimaju u obzir rizici na svim nivoima i da obuhvataju sve unutrašnje i spoljne faktore koji su značajni za subjekta
obezbediti sprovođenje adekvatne procene rizika, koja obuhvata prepoznavanje rizika, kao i procenu verovatnoće i uticaja prepoznatih rizika
obezbediti da rukovodstvo definiše i sprovodi adekvatne mere za reagovanje na prepoznate i procenjene rizike kako bi se ublažio negativan uticaj na postizanje ciljeva
v) Rizik od prevare:
obezbediti da se uzme u obzir mogućnost prevare i nepravilnosti prilikom procene rizika za ostvarenje ciljeva
obezbediti da se nepravilnosti primećene od strane nižih nivoa u hijerarhiji organizacije prijavljuju i prate na odgovarajući način, uz primenu mera za zaštitu „uzbunjivača”
g) Prepoznavanje i procena promena koje utiču na sistem interne kontrole:
obezbediti da rukovodstvo prepoznaje i procenjuje važne promene, kako unutrašnje, tako i spoljne, koje mogu uticati na delotvornost interne kontrole kao i postizanje ciljeva organizacije.
Kontrolne aktivnosti
a) Odabir i razrada kontrolnih aktivnosti:
obezbediti da kontrolne aktivnosti koje doprinose ublažavanju rizika za ostvarenje ciljeva budu prepoznate i razrađene na svim nivoima organizacije
osigurati da je samo jedan rukuvodilac uvek odgovoran za sve aspekte transakcija u slučajevima koji se odnose na obaveze odnosno plaćanja ka trećim licima
obezbediti da kontrolne aktivnosti obuhvate, između ostalog:
pre nego što se odobri transakcija, aspekte te transakcije mora da verifikuje bar jedan zaposleni koji nije pokrenuo datu transakciju. Jedan isti predmet ne može da pokrene i verifikuje ista osoba (načelo „četvoro očiju”)
pravila za svaku vrstu nabavke i poziva za dodelu bespovratnih sredstava uz obezbeđivanje odgovarajućeg pravnog okvira za te procedure
procedure, uključujući i kontrolne liste, za svaku fazu nabavke i poziva za dodelu bespovratnih sredstava (na primer: za tehničke specifikacije, za odbore za ocenu ponuda, za izveštavanje o izuzecima, itd.), pri čemu takve procedure osiguravaju da svakom zaposlenom budu jasne njegove/njene odgovornosti koje se odnose na ova pitanja
(iv) pravila i postupke u vezi sa publicitetom uz ispunjavanje zakonskih uslova
procedure plaćanja, uključujući postupke za potvrdu adekvatnosti konačnih rezultata preduzetih aktivnosti („output delivery”), i/ili procedure za proveru ispunjenosti uslova o prihvatljivosti, a ako je potrebno, i procedure koje se odnose na provere „na terenu”, pri čemu ovakve procedure osiguravaju da se plaćanja vrše samo na osnovu opravdanih zahteva za plaćanje uz ispunjenost svih ugovornih obaveza
procedure za praćenje izvršavanja obaveza sufinansiranja uz ispunjavanje zakonskih uslova
budžetske procedure kako bi se obezbedila raspoloživost novčanih sredstava u svim slučajevima, čime se garantuje da organizacija može da ispuni svoje ugovorne obaveze
procedure za osiguravanje kontinuiteta poslovanja s tim da se obezbedi prepoznavanje značajnih rizika za kontinuitet poslovanja (npr. u vezi sa gubitkom podataka, odsustvovanjem pojedinaca itd.) i izrade planovi za nepredviđene okolnosti
(ix) računovodstvene procedure koje omogućavaju potpuno, precizno i transparentno računovodstvo u skladu sa međunarodno prihvaćenim računovodstvenim načelima
postupke sravnjivanja koji omogućavaju da se, kada god je potrebno, računovodstveni bilansi sravne u skladu sa informacijma od trećih lica
izveštavanje o izuzecima, koji uključuju pored ostalog, izuzetke od uobičajenih postupaka koji su odobreni na odgovarajućem nivou; u slučaju neodobrenih izuzetaka i propusta u kontroli – osiguravanje da postoje odgovarajuće procedure da se ovakva odstupanja od uobičajene prakse, kada god su uočena, bez izuzetka evidentiraju i prijavljuju i razmatraju na odgovarajućim nivoima.
procedure arhiviranja kojima se obezbeđuje da dokumentacija bude dostupna za pregled tokom perioda za koji je predviđeno njeno čuvanje.
podelu zaduženja koja omogućava da se različiti zadaci u okviru istog posla dodeljuju različitim zaposlenim licima kako bi se osigurale automatske unakrsne kontole.
b) Aktivnosti za kontrolu bezbednosti:
osigurati adekvatne bezbednosne procedure (informatičke i druge) kako bi se obezbedila sigurnost imovine i podataka od neovlašćenih uvida i fizičkog oštećenja
obezbediti odgovarajuća ovlašćenja za pristup, kako u smislu fizičkog pristupa tako i elektronskog pristupa na svim nivoima
v) Pravila i postupci u vezi sa kontrolnim aktivnostima:
obezbediti postojanje pisanih pravila i procedura kojima se uređuje šta se tačno očekuje na svim nivoima i kojima se utvrđuju precizne aktivnosti. obezbediti postojanje jasne odgovornosti i obaveza za izvršenje kontrolnih aktivnosti
osigurati da se u pravilima i procedurama jasno precizira i vreme kada kontrolnu aktivnost i bilo koju korektivnu aktivnost treba preduzeti
obezbediti da u sprovođenju kontrolne aktivnosti, pitanja predviđena za dalje praćenje budu adekvatno istražena i potrebne korektivne mere preduzete
obezbediti da kontrolnu aktivnost obavljaju nadležni zaposleni uz stalnu usredsređenost na rizike koje treba ublažiti tom aktivnošću
obezbediti da rukovodstvo odnosno više rukovodstvo, povremeno preispituje pravila i procedure i odnosne kontrolne aktivnosti kako bi se osigurala kontinuirana primerenost i delotvornost takvih procedura odnosno aktivnosti.
Informisanje i komunikacija
a) Informacije koje pomažu funkcionisanju interne kontrole:
obezbediti postojanje procedura na svim nivoima, a koje se odnose na prepoznavanje potrebnih i očekivanih informacija koje će pomoći funkcionisanju drugih komponenata interne kontrole i ostvarivanju ciljeva organizacije
omogućiti dobijanje informacija iz svih relevantnih izvora kako unutrašnjih tako i spoljašnjih
obezbediti da se informacije dobijaju iz relevantnih izvora i da se obrađuju na način da imaju jasno značenje i pružaju informacije o daljim aktivnostima koje treba preduzeti kako bi se zadovoljili definisani zahtevi u pogledu informisanja
obezbediti da data informacija bude blagovremena, aktuelna, tačna, važeća, kompletna, dovoljna, dostupna, zaštićena i da se može proveriti i zadržati kako bi se iskoristila u oceni interne kontrole i u oceni postizanja ciljeva
b) Interna komunikacija
obezbediti postojanje procedura koje se odnose na saopštavanje potrebnih informacija svim zaposlenim licima, uključujući i rukovodstvo, što im omogućuje da razumeju i izvršavaju svoje obaveze u domenu interne kontrole
omogućiti komunikaciju između višeg rukovodstva i ostalih nivoa organizacije, kako bi više rukovodstvo imalo informacije potrebne za obavljanje svoje uloge u odnosu na postizanje ciljeva organizacije
omogućiti postojanje posebnih kanala komunikacije, kao što su hitne linije (hotlines) za „uzbunjivače” koje će služiti kao sigurni mehanizam za anonimnu odnosno poverljivu komunikaciju kada su uobičajene veze nefunkcionlane i neefikasne
pri odabiru načina komunikacije osigurati da su uzeti u obzir vreme, primalac informacije i priroda informacije
v) Eksterna komunikacija
obezbediti postojanje procedura za blagovremeno saopštavanje potrebnih informacija u odgovarajućem formatu spoljnim stranama, kao što su Evropska komisija, Evropski revizorski sud itd.
obezbediti komunikaciju sa spoljnim akterima kako bi se omogućio priliv relevantnih informacija i prosleđivanje istih ka svim nivoima organizacije, uključujući i ka višem rukovodstvu.
omogućiti da relevantne informacije od spoljnih strana, kao što su Evropska komisija, Evropski revizorski sud itd. stignu do odgovarajućih nivoa organizacije, uključujući i više rukovodstvo.
omogućiti postojanje odvojenih veza za komunikaciju, npr. u slučaju prijave odnosno „uzbunjivanja” i da anonimna, odnosno poverljiva saopštenja stignu do nivoa višeg rukovodstva.
osigurati da se pri odabiru načina komunikacije uzimaju u obzir vreme, primalac informacija i priroda komunikacije kao i zakonski i regulatorni zahtevi i očekivanja.
Praćenje okvira interne kontrole
a) Tekuće i posebno praćenje:
osigurati da se uspostavi i sprovodi tekuće i posebno praćenje, kojim se utvrđuje postojanje svih komponenti interne kontrole i njihovo funkcionisanje na svim nivoima
omogućiti da više rukovodstvo dobija rezultate funkcionisanja sistema na nižim nivoima
omogućiti da tekuće praćenje obavlja odgovorno rukovodstvo na svim nivoima u organizaciji
osigurati da služba za internu reviziju obavlja redovno posebno praćenje kako bi više rukovodstvo dobilo nezavisnu ocenu podređenih sistema
b) Ocena, evidentiranje i saopštavanje nedostataka interne kontrole:
obezbediti da rukovodstvo odnosno više rukovodstvo ocenjuje rezultate tekućeg i posebnog praćenja
omogućiti da se nedostaci saopšte stranama odgovornim za preduzimanje korektivnih akcija, a po potrebi i višem rukovodstvu.
osigurati da rukovodstvo, odnosno po potrebi više rukovodstvo, vrši provere u pogledu otklanjanja nedostataka na adekvatan način i u utvrđenim rokovima.
Ja, dolepotpisani (prezime, ime, zvanje odnosno funkcija), nacionalni službenik za odobravanje Republike Srbije, za program (naziv programa, CCI) na osnovu sprovođenja (naziv programa) tokom godine (godina), na osnovu sopstvene ocene i svih informacija koje su mi bile na raspolaganju, uključujući i rezultate mog neposrednog nadzora i preduzetih aktivnosti interne revizije. Takođe, na bazi revizija i kontrola u vezi sa troškovima uključenim u zahteve za plaćanje podnete Komisiji tokom godine (godina) i uzimajući u obzir moje obaveze po Uredbi Komisije (EU) br. 447/2014 o sprovođenju, a posebno njen član 9.,
ovim izjavljujem:
da su podaci u godišnjim finansijskim izveštajima, odnosno završnim računima propisno prikazani, da su kompletni i tačni u skladu sa članom 23. stav 1. tačka b) Uredbe Komisije (EU) br. 447/2014 o sprovođenju;
da su troškovi uneti u godišnje finansijske izveštaje odnosno završne račune korišćeni u namenske svrhe, u skladu sa Uredbom Komisije (EU) br. 447/2014 o sprovođenju i u skaladu sa načelom odgovornog finansijskog upravljanja;
sistem upravljanja i kontrole uspostavljen za dati program pruža potrebne garancije u pogledu zakonitosti i regularnosti odnosnih transakcija.
Nadgledao sam rad sistema interne kontrole u pogledu sprovođenja pomoći IPA II kao i u pogledu Finansijskog sporazuma [ref. oznaka FS]
Potvrđujem da su nepravilnosti prepoznate u završnim revizorskim odnosno kontrolnim izveštajima u odnosu na datu finansijsku godinu prema članu 5. stav 2. aneksa A Okvirnog sporazuma, adekvatno otklonjene u skladu sa članom 2. stav 4. tačka e) Okvirnog sporazuma. U skladu sa potrebama preduzete su odgovarajuće propratne aktivnosti u pogledu nedostataka u sistemu upravljanja i kontrole koji su prijavljeni u ovim izveštajima ili su ovakve aktivnosti u toku u pogledu sledećih nužnih korektivnih mera: ….. (ako je moguće, navesti koje su korektivne mere još uvek u toku na dan popisivanja izjave).
Takođe potvrđujem da su troškovi koji su predmet tekuće ocene zakonitosti i regularnosti, isključeni iz izjave o troškovima i iz finansijskih izveštaja do okončanja ocene, zbog mogućeg uključivanja u zahtev za plaćanje u narednoj godini.
Osim toga, potvrđujem i da su preduzete efikasne i srazmerne mere protiv prevara i da se kroz ove mere uzimaju u obzir prepoznati rizici, kao i da mi nije poznato da postoji neko neotkriveno pitanje u vezi sa sprovođenjem programa koje bi moglo naneti štetu ugledu odnosno finansijskom interesu Unije.
(Mesto i datum)
_______________________________________________________
Potpis
(Ime i zvanje, odnosno funkcija nacionalnog službenika za odobravanje)
ANEKS G
Model godišnjeg revizorskog izveštaja
upućen
– Evropskoj komisiji, Generalnom direktoratu
– Vladi Republike Srbije
– kopija nacionalnom IPA koordinatoru (NIPAK) Republike Srbije i
– kopija nacionalnom službeniku za odobravanje Republike Srbije
UVOD
1.1 Podaci o nadležnom revizorskom telu i drugim organima koji su učestvovali u pripremi izveštaja.
1.2 Referentni period (tj. godina) i obim revizija (uključujući troškove koji su prijavljeni Komisiji za datu godinu).
1.3 Naznačiti sektor/oblast politika koju (-e) obuhvata izveštaj i njenu/njihovu operativnu strukturu i upravljačku strukturu.
1.4 Opis koraka preduzetih prilikom pripreme izveštaja i sastavljanja revizorskog mišljenja.
BITNE IZMENE U SISTEMIMA UPRAVLJANJA I KONTROLE
2.1 Podaci o bitnim izmenama u sistemima upravljanja i kontrole i potvrda njihove usaglašenosti sa članom 7. Uredbe Komisije (EU) br. 447/2014 o sprovođenju na osnovu revizije koju je obavilo revizorsko telo u skladu sa članom 12. Uredbe Komisije (EU) br. 447/2014 o sprovođenju
2.2 Navesti datume od kada se primenjuju ove izmene, datume obaveštavanja revizorskog tela o izmenama, kao i uticaj ovih izmena na reviziju.
IZMENE REVIZORSKE STRATEGIJE
3.1 Podaci o izmenama revizorske strategije koje su izvršene ili se predlažu kao i o razlozima za iste. Posebno navesti bilo kakvu izmenu u načinu uzorkovanja koji se koristio za reviziju operacija (videti stav 5. ovog Aneksa).
3.2 Revizorsko telo pravi razliku između izmena koje su izvršene ili se predlažu u kasnoj fazi, a koje ne utiču na aktivnosti sprovedene tokom referentnog perioda, i izmena koje su izvršene tokom referentnog perioda i koje utiču na reviziju i rezultate.
Uključene su samo one izmene koje nastaju iz poređenja sa prethodnom verzijom revizorske strategije.
SISTEMSKE REVIZIJE
4.1 Podaci o organima koji su sproveli sistemske revizije uključujući i samo revizorsko telo.
4.2 Tabela sa pregledom izvršenih revizija uz navođenje organa/tela koja su podvrgnuta reviziji, procena ključnih zahteva za svaki organ/svako telo, obuhvaćena pitanja i poređenje sa planiranjem revizija. Pregled uključuje program (naziv i CCI), organ/telo koji-e je izvršio-lo revizije sistema, datum revizije, obim revizije uključujući ograničenja obima kao i organe/tela koji-a su podvrgnuta reviziji. U ovom odeljku izveštava se i o horizontalnim tematskim revizijama.
Period revizije 1.program (CCI i naslov 2.Revizorsko telo 3.telo koje je bilo premet revizije 4.datumrevizije 5.Obim revizija 6.glavni nalazi i zaključci
PLANIRANA SREDSTVA
6.1 Predočiti organizacionu šemu revizorskog tela.
6.2 Navesti planirana sredstva koja treba opredeliti za narednu godinu i dve sledeće godine.
6.3 Navesti potrebne kvalifikacije i iskustvo zaposlenih koji obavljaju revizije, kao i zahteve u vezi sa obukom, gde je primenljivo.
Član 1. Definicije
U cilju izveštavanja o mogućoj prevari i o drugim nepravilnostima, primenjuju se definicije utvrđene u članu 51. ovog sporazuma, o zaštiti finansijskog interesa Unije.
Član 2. Početno izveštavanje
Korisnik IPA II, bez odlaganja, izveštava Komisiju o mogućoj prevari i o drugim nepravilnostima koje su bile predmet primarnog upravnog odnosno sudskog nalaza i obaveštava Komisiju o napretku odnosnih upravnih i sudskih postupaka.
U takvom izveštaju korisnik IPA II, u svim slučajevima, navodi podatke o sledećem:
a) Instrumentu IPA II i oblasti politike u pitanju, nazivu i broju programa i akcije odnosno operacije;
b) identitetu uključenog fizičkog i pravnog lica ili drugih subjekata koji u tome učestvuju i o njihovim ulogama, osim ukoliko ovi podaci nisu relevantni za suzbijanje nepravilnosti, imajući u vidu prirodu date nepravilnosti;
v) o regionu odnosno oblasti gde je izvršena operacija, koristeći adekvatne podatke kao što je nivo NUTS;
g) o propisu (propisima) koji je prekršen;
d) o datumu i izvoru prvih informacija koje su dovele u sumnju da je izvršena nepravilnost;
đ) o aktivnostima primenjenim u izvršavanju nepravilnosti;
e) o tome da li takve aktivnosti daju osnove za sumnju u postojanje prevare;
ž) o načinu na koji je otkrivena nepravilnost;
z) ukoliko je svrsishodno, o involviransti korisnika IPA II i države članice i/ili treće države;
i) o periodu u toku kojeg je izvršena nepravilnost ili o trenutku kada je ona izvršena;
j) o datumu kada je utvrđen inicijalni upravni odnosno sudski nalaz o nepravilnosti;
k) o ukupnom iznosu prihvatljivih troškova određenih doprinosom Unije, nacionalnim doprinosom i privatnim doprinosom;
l) o troškovima iz doprinosa Unije i iz nacionalnog doprinosa na koje direktno utiče konkretna nepravilnost;
lj) o iznosu koji bi bio nepropisno isplaćen iz doprinosa Unije i iz nacionalnog doprinosa da nepravilnost nije otkrivena;
m) o priroda neispravnih troškova;
n) o obustavi plaćanja, gde je primenljivo, i o mogućnostima za povraćaj sredstava.
Kada nisu na raspolaganju svi podaci navedeni u stavu 1. ovog člana, a naročito informacije u vezi sa aktivnostima preduzetim u izvršenju nepravilnosti i o načinu na koji je ona otkrivena, ili je takve podatke potrebno dodatno obraditi, korisnik IPA II će, u meri u kojoj je moguće i bez odlaganja, pružiti Komisiji podatke koji nedostaju odnosno tačne podatke
Ako nacionalni propisi predviđaju poverljivost istraga, saopštavanje informacija podleže odobrenju nadležnog tribunala odnosno suda.
Član 3. Hitni slučajevi
Svaki korisnik IPA II odmah izveštava Komisiju i, po potrebi, države članice ili druge korisnike IPA II, o nepravilnostima koje su otkrivene ili se pretpostavlja da su se dogodile, u slučaju da postoji bojazan da bi mogle vrlo brzo da imaju posledice izvan njegove teritorije.
Član 4. Izveštavanje o naknadno preduzetim aktivnostima
Pored podataka navedenih u članu 2., korisnik IPA II bez odlaganja dostavlja Komisiji informacije o eventualnim prethodnim izveštajima u vezi sa elementima iz člana 2., odnosno detaljne informacije o pokretanju, zaključivanju odnosno odustajanju od postupaka za uvođenje administrativnih ili krivičnih sankcija za prijavljene nepravilnosti kao i o ishodu takvih postupaka.
Kada je reč o nepravilnostma za koje su određene sankcije, korisnik IPA II navodi sledeće:
a) da li su sankcije upravnog ili krivičnog karaktera;
b) da li su sankcije posledica kršenja zakona Unije ili nacionalnog zakona;
v) odredbe propisa kojima su te sankcije predviđene;
g) razloge za odustajanje od postupaka za povraćaj sredstava;
d) da li je utvrđena prevara.
2) Na pisani zahtev Komisije, korisnik IPA II dostavlja dodatne informacije o određenoj nepravilnosti ili grupi nepravilnosti.
Član 5. Prenos elektronskim putem
Podaci predviđeni u članovima 2., 3. i članu 4. stav 1. šalju se na engleskom jeziku elektronskim putem korišćenjem modula koji obezbeđuje Komisija za ovu svrhu putem bezbedne veze.
Član 6. Korišćenje podataka
Komisija može da koristi podatke opšte ili operativne prirode koje su joj saopštili korisnici IPA II u skladu sa ovim odredbama, radi analiza rizika i može, na osnovu dobijenih podataka, da sastavi izveštaje i razradi sisteme za rano upozoravanje kako bi se efikasnije prepoznavali rizici.
Član 7. Upotreba evra
Evro se koristi kao valuta za izveštavanje o nepravilnostima. Korisnik IPA II konvertuje u evre iznose troškova nastalih u nacionalnoj valuti. Ovi iznosi se konvertuju u evre po mesečnom obračunskom deviznom kursu Komisije u mesecu u kojem su troškovi evidentirani u računovodstvenim izveštajima operativne strukture programa odnosno akcije. Komisija objavljuje devizni kurs elektronskim putem na mesečnom nivou.
Ukoliko se iznosi odnose na troškove evidentirane u računovodstvenim izveštajima nacionalnog organa u periodu dužem od mesec dana, može se primeniti devizni kurs u mesecu u kojem su troškovi poslednji put evidentirani. Kada nisu evidentirani troškovi u računovodstvenim izveštajima nacionalnog organa, primenjuje se poslednji obračunski devizni kurs koji je Komisija objavila elektronskim putem.
Član 8. Zaštita podataka o ličnosti
Korisnici IPA II i Komisija preduzimaju sve neophodne mere kako bi sprečili neovlašćeno otkrivanje podataka ili pristup podacima navedenim u članovima 2., 3. i članu 4. stav 1.
Podaci iz članova2., 3. i člana 4. stav 1. šalju se samo onim licima kod korisnika IPA II ili u okviru institucija Unije, čiji poslovi iziskuju pristup tim podacima, izuzev kada se korisnik IPA II koji daje takve podatke, izričito složi sa širim deljenjem odnosnih podataka
Podaci o ličnosti obuhvaćeni informacijama u skladu sa odredbama članova 2, 3. i člana 4. stav 1 obrađuju se samo u svrhu utvrđenu odnosnim odredbama.
Pomoć se može odnositi na sledeće tematske prioritete:
a) poštovanje principa dobre javne uprave i ekonomskog upravljanja. Intervencije u ovoj oblasti imaju za cilj: jačanje državne uprave, uključujući profesionalizaciju i depolitizaciju državne službe, ugrađivanje načela koja se zasnivaju na meritokratiji (principi napredovanja u skladu sa zaslugama) i obezbeđivanje adekvatnih upravnih postupaka; povećanje kapaciteta za jačanje makroekonomske stabilnosti i podržavanje napretka ka funkcionalnoj tržišnoj ekonomiji i konkurentnijoj privredi; podrška za učešće u multilateralnom fiskalnom nadzornom mehanizmu Unije i podrška sistematskoj saradnji sa međunarodnim finansijskim institucijama po pitanjima osnova ekonomske politike, kao i jačanju upravljanja javnim finansijama.
b) Uspostavljanje i promovisanje u što ranijoj fazi pravilnog funkcionisanja institucija kako bi se osigurala vladavina prava. Intervencije u ovoj oblasti imaju za cilj: uspostavljanje nezavisnog, odgovornog i efikasnog pravosudnog sistema, uključujući transparentno i na zaslugama zasnovano zapošljavanje, sisteme ocenjivanja i napredovanja i efikasne disciplinske postupke u slučajevima prekršaja; uspostavljanje snažnih sistema za zaštitu granice, upravljanje migracionim tokovima i za pružanje azila onima kojima je potreban; razradu efikasnih mehanizama za sprečavanje i borbu protiv organizovanog kriminala i korupcije; unapređenje i zaštitu ljudskih prava, prava lica koja pripadaju manjinama – uključujući Rome, lezbijsku, gej, biseksualnu i transseksualnu populaciju – kao i promovisanje i zaštitu osnovnih sloboda uključujući i slobodu medija.
v) Jačanje kapaciteta organizacija civilnog društva i organizacija socijalnih partnera, uključujući I profesionalna udruženja kod korisnika sa spiska u Aneksu I IPA II Uredbe i jačanje umrežavanja na svim nivoima između organizacija u okviru Unije i organizacija kod korisnika sa spiska u Aneksu I IPA II Uredbe, omogućavajući im da se uključe u delotvoran dijalog sa državnim i privatnim učesnicima.
g) Ulaganje u obrazovanje, rzvijanje veština i celoživotno učenje. Intervencije u ovoj oblasti imaju za cilj: unapređenje jednakog pristupa kvalitetnom obrazovanju u ranom detinjstvu, osnovnom i srednjem obrazovanju; smanjenje napuštanja škole na početku obrazovanja; prilagođavanje sistema obrazovanja za profesionalna zanimanja i obuku prema zahtevima tržišta rada; poboljšanje kvaliteta i značaja višeg obrazovanja; unapređivanje dostupnosti celoživotnog učenja i podržavanje investicija u obrazovnu infrastrukturu i infrastrukturu za obuke, a posebno radi ublažavanja teritorijalnih razlika i radi jačanja inkluzivnog obrazovanja
d) podsticanje zapošljavanja i podržavanje pokretljivosti radne snage. Intervencije u ovoj oblasti imaju za cilj: održivo integrisanje mladih koji nisu zaposleni, ne školuju se ili nisu na obuci na tržištu radne snage, uključujući i mere koje stimulišu ulaganje u otvaranje kvalitetnih radnih mesta; podrška integrisanju nezaposlenih; i podsticaj većem učešću na tržištu rada svih manje zastupljenih grupa. Druge ključne oblasti intervencije biće podrška rodnoj ravnopravnosti, prilagođavanje radnika i preduzeća promenama, uspostavljanje održivog društvenog dijaloga i modernizacija i jačanje institucija tržišta rada.
đ) Unapređenje socijalne inkluzije i borba protiv siromaštva. Intervencije u ovoj oblasti imaju za cilj: integrisanje marginalizovanih zajednica kao što su Romi; borbu protiv diskriminacije zasnovane na polu, rasi ili etničkom poreklu, religiji ili verovanju, invalidnosti, starosti ili seksualnoj opredeljenosti; i poboljšanje dostupnosti pristupačnim, održivim i visokokvalitetnim uslugama, kao što su zdravstvena zaštita i socijalna zaštita od opšteg ineresa, uključujući i modernizaciju sistema socijalne zaštite.
e) Promovisanje održivog saobraćaja i otklanjanje uskih grla u ključnim infrastrukturnim mrežama ulaganjem u projekte sa izrazitom evropskom dodatom vrednošću. Prepoznatim ulaganjima treba dati prioritet prema njihovom doprinosu mobilnosti, održivosti, smanjenoj emisiji gasova sa efektom staklene bašte, značaju veza sa državama članicama i usklađenosti sa Jedinstvenom evropskom zonom transporta.
ž) Poboljšanje ambijenta za privatni sektor i konkurentnost preduzeća, uključujući i pametnu specijalizaciju („smart specialisation”) kao ključne pokretače rasta, otvaranja novih radnih mesta i kohezije. Prioritet treba dati projektima koji unapređuju poslovnu klimu.
z) Jačanje istraživanja, tehnološkog razvoja i inovacija, posebno poboljšanjem infrastrukture za istraživanje, kao i kroz kreiranje podsticajnog okruženja i kroz promovisanje umrežavanja i saradnje.
i) Doprinos sigurnosti i bezbednosti snabdevanja hranom i očuvanje raznovrsnosti i vitalnosti poljoprivrednih sistema u aktivnim ruralnim zajednicama i selima.
j) Povećanje sposobnosti poljoprivredno-prehrambenog sektora da se izbori sa pritiskom konkurencije i tržišta, i podrška što doslednijem usklađivanju sa pravilima i standardima Unije u ostvarivanju ekonomskih, socijalnih i ekoloških ciljeva za ravnomeran teritorijalni razvoj ruralnih oblasti.
k) Zaštita i poboljšanje kvaliteta životne sredine, doprinos smanjenju emisije gasova sa efektrom staklene bašte, povećanje otpornosti na klimatske promene i unapređenje upravljanja klimatskim delovanjem i informisanosti o tome. Finansijka podrška iz IPA II promoviše politiku efikasnog korišćenja resursa, i usmeravanje bezbednom i održivom poslovanju sa niskom emisijom ugljenika.
l) Promovisanje mera za pomirenje, izgradnju mira i poverenja.
ANEKS I
Pomoć za prekograničnu saradnju može se odnositi na sledeće tematske prioritete:
a) unapređenje zapošljavanja, pokretljivosti radne snage i socijalne i kulturne inkluzije preko granica pomoću, između ostalog: integrisanja prekograničnih tržišta rada, uključujući i prekograničnu pokretljivost; zajedničkih inicijativa zapošljavanja na lokalnom nivou; usluge obaveštavanja i savetodavne usluge i kroz zajedničku obuku; rodnu ravnopravnost; jednake mogućnosti; integrisanja imigracionih zajednica i ranjivih grupa; ulaganje u javne službe za zapošljavanje; kao i pomoću podsticanja ulaganja u javno zdravlje i socijalne službe;
b) zaštita životne sredine i poboljšanje prilagođavanja klimatskim promenama i njihovo ublažavanje, sprečavanje rizika kao i upravljanje rizicima putem, između ostalog: zajedničkih akcija za zaštitu životne sredine; promovisanja unapređenja održivog iskorišćavanja prirodnih resursa, efikasnosti resursa, obnovljivih energetskih izvora i usmeravanja ka bezbednom i održivom poslovanju sa niskom emisijom ugljenika; promovisanja ulaganja u rešavanje posebnih rizika, obezbeđivanja otpornosti na nepogode/katastrofe i razvijanja sistema za upravljanje nepogodama/katastrofama kao i spremnosti za slučajeve opasnosti.
v) unapređenje održivog transporta i poboljšanje javne infrastrukture pomoću, između ostalog, smanjenja izolovanosti poboljšanim pristupom transportnim, informacionim i komunikacionim mrežama i uslugama i putem ulaganja u prekogranične sisteme i postrojenja za vodosnabdevanje, upravljanje otpadom i energijom;
g) podsticnje turizma i kulturnog i prirodnog nasleđa;
d) ulaganje u omladinu, obrazovanje i veštine pomoću, između ostalog, razvijanja i implementacije zajedničkog obrazovanja, profesionalne/stručne obuke, razrade programa obuke i putem ulaganja u infrastrukturu radi podsticanja zajedničke aktivnosti omladine;
đ) unapređenje lokalnog i regionalnog upravljanja i poboljšanje planiranja i administrativnih kapaciteta lokalnih i regionalnih organa;
e) unapređenje konkurentnosti, poslovnog okruženja i razvoj malih i srednjih preduzeća, trgovine i ulaganja pomoću, između ostalog, promovisanja i podrške preduzetništvu, posebno malih i srednjih preduzeća, kao i razvojem lokalnih prekograničnih tržišta i internacionalizacije;
ž) jačanje istraživanja, tehnološkog razvoja, inovacija i informacionih i komunikacionih tehnologija pomoću, između ostalog, promovisanja razmene/ustupanja ljudskih resursa i opreme za istraživanje i tehnološki razvoj.
Član 3.
Ovaj zakon stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku Republike Srbije – Međunarodni ugovori”.
OBRAZLOŽENJE
USTAVNI OSNOV
Ustavni osnov za donošenje Zakona o potvrđivanju Okvirnog sporazuma između Republike Srbije i Evropske komisije o pravilima sprovođenja finansijske pomoći Evropske unije Republici Srbiji u okviru Instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA II) (u daljem tekstu: Okvirni sporazum) sadržan je u odredbi člana 99. stav 1. tačka 4. Ustava Republike Srbije prema kojem Narodna skupština potvrđuje međunarodne ugovore kada je zakonom predviđena obaveza njihovog potvrđivanja.
RAZLOZI ZA POTVRĐIVANJE MEĐUNARODNOG SPORAZUMA
Vlada Republike Srbije je na sednici 23. decembra 2014. godine razmatarala Nacrt zakona o potvrđivanju Okvirnog sporazuma između Republike Srbije i Evropske komisije o pravilima sprovođenja finansijske pomoći Evropske unije Republici Srbiji u okviru Instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA II) i utvrdila Predlog ovog zakona. Takođe, na osnovu prethodnog ovlašćenja iz Zaključka Vlade 05 Broj: 48-16239/2014-1 od 19. decembra 2014. godine, Jadranka Joksimović, ministar bez portfelja zadužen za evropske integracije, potpisala je u ime Vlade Okvirni sporazum 23. decembra 2014. godine.
Okvirni sporazum odnosi se na novi Instrument pretpristupne pomoći Evropske unije za Republiku Srbiju IPA II za period 2014-2020 i predstavlja krovni pravni instrument na osnovu kojeg bespovratna pomoć treba da bude realizovana u Republici Srbiji. Finansijska pomoć Evropske Unije Republici Srbiji datira od 2000. godine, i u periodu od 2000. do 2006. godine bila je obezbeđena iz sredstava programa KARDS, a od 2007. godine ovaj instrument je zamenjen Instrumentom za pretpristupnu pomoć (IPA) koji je važio za period do kraja 2013. godine i sprovodio se na osnovu Zakona o potvrđivanju Okvirnog sporazuma između Vlade Republike Srbije i Komisije Evropskih zajednica o pravilima za saradnju koja se odnose na finansijsku pomoć Evropske zajednice Republici Srbiji u okviru sprovođenja pomoći prema pravilima instrumenta pretpristupne pomoći (IPA), koji je Narodna skupština Republike Srbije ratifikovala 26. decembra 2007. godine („Službeni glasnik RS”, broj 124/07 od 26. decembra 2007. godine). Imajući u vidu da je Uredba Saveta Evropske unije br. 1085/2006 istekla 31. decembra 2013. godine, Evropska komisija je, kako bi obezbedila nastavak podrške politici proširenja, tj. podrške državama u procesu pridruživanja, rukovodeći se pozitivnim iskustvom sa Instrumentom za pretpristupnu pomoć, u okviru budžetskog predloga koji se odnosi na Instrument za spoljne akcije EU za period 2014-2020. godine predvidela i nastavak podrške državama kandidatima i potencijalnim kandidatima kroz novi Instrument za pretpristupnu pomoć (u daljem tekstu: IPA II.). IPA II je uspostavljena na osnovu Uredbe Saveta ministara i Evropskog parlamenta br. 231/2014 (Regulation (EU) No 231/2014) – IPA II Uredba, od 11. marta 2014. godine, uz koju je Evropska komisija usvojila i Uredbu o sprovođenju IPA II (EU) br. 447/2014 od 2. maja 2014. godine, sa posebnim pravilima za sprovođenje IPA II Uredbe (Uredba o sprovođenju IPA II). U tom smislu, Evropska komisija priremila je i poseban Okvirni sporazum za Republiku Srbiju kojim se vrši usklađivanje sa pomenutim urebama i uspostavlja pravni osnov za korišćenje sredstava iz IPA II. Kao i u slučaju IPA za period 2007-2013. godine, i Okvirni sporazum za IPA II treba da bude potvrđen od strane Narodne skuštine.
IPA II će pružiti finansijsku i tehničku pomoć državama korisnicama u procesu sveobuhvatnih reformi koje su neophodna priprema za buduće članstvo, sa akcentom na regionalnoj saradnji, primeni prava i standarda Evropske unije, jačanju kapaciteta za upravljanje politikama EU nakon pristupanja i na podršci u društveno-ekonomskom razvoju. Podrška EU na bazi Okvirnog sporazuma, biće usmerena na sledeće oblasti politika: a) reforme u procesu pripreme za članstvo u EU i sa tim povezana izgradnja institucija i kapaciteta (jačanje demokratskih institucija i dobrog upravljanja, vladavina prava i osnovna prava), b) društveno ekonomski i regionalni razvoj (životna sredina i klimatske promene, saobraćaj, energetika, konkurentnost i inovacije), v) zapošljavanje, socijalna politika, obrazovanje, promocija rodne ravnopravnosti i razvoj ljudskih resursa, g) poljoprivreda i ruralni razvoj, d) regionalna i teritorijalna saradnja, uključujući sprovođenje makro-regionalnih strategija Evropske unije, podsticaj ekonomskog i društvenog razvoja u skladu sa ciljevima Strategije Evropa 2020 za pametan, održivi i inkluzivni rast. IPA II ustrojena je tako da doprinese unapređenju efikasnosti u korišćenju pomoći i da se instrument učini pristupačnijim za korisnike. U tom smislu, IPA II ne sadži komponente i ne prepoznaje podele država korisnika u zavisnosti od toga da li jesu ili nisu stekle status kandidata za članstvo u EU. U okviru IPA II postoji pet oblasti politika (kako je u prethodnom tekstu i navedeno), a poseban je napor uložen u pravcu smanjivanja broja paralelnih sistema sprovođenja, te je tako uspostavljen jedinstven set pravila za sprovođenje (Common Implementing Rules), za sve instrumente koji podržavaju spoljne akcije EU, na bazi kojih je pripremljena i posebna Uredba o sprovođenju IPA II. U okviru IPA II Evropska komisija će mnogo više insistirati na postizanju očekivanih rezultata i ispunjavanju pokazatelja uspešnosti odobrene finansijske pomoći. U tom smislu, uz usvojeni Strateški dokument za Republiku Srbiju (Indicative Strategy Paper – ISP) pripremljen je i jedinstven set indikatora koji je zajednički za sve države korisnice IPA II. Uporedna analiza uspešnosti korišćenja IPA II sredstava u postizanju ciljanih vrednosti ovih indikatora (najavljena za 2017. godinu), poslužiće Evropskoj komisiji kao osnov za opredeljivanje dodatnih sredstava u odnosu na predviđenu alokaciju (nagrada- performance reserve) ili za umanjivanje iznosa sredstava u slučaju lošeg učinka pojedine države/korisnice IPA II. U skladu sa indikativnim podacima navedenim u usvojenom Strateškom dokumentu za Republiku Srbiju (ISP), Republika Srbija u sedmogodišnjem periodu 2014-2020. godine u okviru IPA II može da očekuje sredstva EU u iznosu od 1,5 milijarde evra (ne računajući prioritetnu oblast koja se odnosi na regionalnu i teritorijalnu saradnju, za koju se sredstva dodatno obračunavaju u okviru regionalnog stuba IPA II).
Okvirni sporazum je međunarodni sporazum koji predstavlja pravni osnov i kojim su precizirana pravila saradnje između Evropske komisije i zemalja korisnica u okviru sprovođenja svih aktivnosti koje čine finansijku pomoć Evropske unije ovim državama. Okvirni sporazum definiše pravila upravljanja, kontrole, nadzora, praćenja, vrednovanja, izveštavanja i revizije finansijske pomoći obezbeđene u okviru IPA II. Okvirni sporazum će se primenjivati na sve sektorske i finansijske sporazume koji budu bili zaključeni između Evropske komisije i Republike Srbije, a kojima se uređuje saradnja u realizaciji finansijske pomoći obezbeđene u okviru IPA II. Okvirni sporazum uspostavlja i pravila za indirektno upravljanje sredstvima EU od strane države korisnice precizirajući strukture i organe koje država korisnica IPA II treba da uspostavi i definišući funkcije i odgovornosti uspostavljenih struktura.
3. STVARANJE FINANSIJSKIH OBAVEZA IZVRŠAVANJEM MEĐUNARODNOG SPORAZUMA
Izvršavanjem ovog međunarodnog sporazuma, ne stvaraju se neposredne finansijske obaveze za budžet Republike Srbije. U okviru sprovođenja IPA II, na osnovu ovog okvirnog sporazuma, zaključivaće se pojedinačni finansijski sporazumi u kojima može biti predviđena obaveza nacionalnog sufinansiranja od strane Republike Srbije. Iznosi nacionalnog sufinansiranja koji budu opredeljeni za pojedinačne godišnje ili druge programe u okviru IPA II, biće blagovremeno formalizovani odgovarajućim godišnjim i drugim sporazumima kojima se sprovodi IPA II i shodno tome planirani u budžetu Republike Srbije.
4. PROCENA FINANSIJSKIH SREDSTAVA POTREBNIH ZA IZVRŠAVANJE MEĐUNARODNOG SPORAZUMA
Budući da se izvršavanjem Okvirnog sporazuma ne stvaraju neposredne finansijske obaveze za budžet Republike Srbije, za realizaciju ovog okvirnog sporazuma nije potrebno obezbediti sredstva u budžetu Republike Srbije. Iznosi nacionalnog sufinansiranja koji budu opredeljeni za pojedinačne godišnje ili druge programe u okviru IPA II, biće blagovremeno formalizovani odgovarajućim godišnjim i drugim sporazumima kojima se sprovodi IPA II i shodno tome planirani u budžetu Republike Srbije.
5. RAZLOZI ZA DONOŠENJE ZAKONA PO HITNOM POSTUPKU
Predlaže se da se Zakon o potvrđivanju Okvirnog sporazuma između Vlade Republike Srbije i Evropske komisije o pravilima sprovođenja finansijske pomoći Evropske unije Republici Srbiji u okviru Instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA II) donese po hitnom postupku, u skladu sa članom 167. poslovnika Narodne skupštine („Službeni glasnik Republike Srbije” broj 20/12 – prečišćeni tekst). Naime, ovim zakonom ispunjavaju se međunarodne obaveze Republike Srbije i vrši se usklađivanje sa propisima Evropske unije. Takođe, naglašavamo posebno da se usvajanjem Zakona o potvrđivanju Okvirnog sporazuma, pored ostalog, stvaraju i uslovi za sprovođenje bespovratne pomoći namenjene za sanaciju i obnovu nakon poplava u 2014. godini u Republici Srbiji, i to u iznosu od 62 miliona evra na bazi alokacije iz IPA 2014 koju je Evropska komisija već odobrila Odlukom od 17. decembra 2014. godine. U tom smislu je od ključnog značaja da Narodna skuština u najkraćem roku potvrdi predmetni okvirni sporazum, kako bi se omogućilo i zaključivanje Finansijskog sporazuma za IPA 2014 i nastavila procedura za korišćenje pomoći po navedenom osnovu.
[pic][pic][pic][pic]