UGOVOR O KONCESIJI
ZA
IZGRADNjU, KORIŠĆENjE I ODRŽAVANjE
AUTOPUTSKOG PRAVCA OD HORGOŠA DO POŽEGE
PRILOG 8
PRISTUP OBEZBEĐENjU KVALITETA/
KONTROLI KVALITETA
SADRŽAJ
1.Osnovna zamisao 3
2.Uopšteno o sistemu menadzemnta kvaliteta 3
3 Koncesionarsko društvo u periodu trajanja koncesije 5
3.1 Uopšteno 5
3. 2. Upravljački procesi 7
3. 2. 1 Planiranje projekta 7
3.2.2 Menadzment kvaliteta 9
4. Bitni procesi podrške u fazi nove izgradnje 9
4.1 Računovodstvo 9
4.2 Interne provere 10
4.3 Provera dobavljača i podizvođača 10
4.4. Mere za sprečavanje i korekcije menadzment u slučaju smetnji 11
4.5 Upravljanje beleškama o kvalitetu 13
4.6 Upravljanje dokumentima 13
4.7 Bezbednost na radu 14
4.8 Nepokretnosti i premeravanje 14
4.9 Menadzment kvaliteta koncesionarskog društva 15
5. Menadzment kvaliteta u fazi nove izgradnje 16
5.1 Koncesionarsko društvo i JV 16
5.2 Glavni procesi koncesionarskog društva 17
5.2.1 Upravljanje izvođenjem građevinskih radova i projektom 17
5.2.2 Građevinski nadzor i obezbeđenje kvaliteta 19
5.2.3 Propratni radovi u životnoj sredini 19
5.3 Glavni procesi JVK 19
5.3.1 Pripremni radovi 20
5.3.2 Neposredno izvođenje građevinskih radova 20
5.3.3 Nabavka materijala 20
5.3.4 Pribavljanje usluga podizvođača 20
5.3.5 Sopstveni nadzor 20
5.3.6 Premeravanje 20
5.3.7 Kontrola 21
5.4 Radni nalozi za pojedine građevinske deonice 21
6. Bitni procesi podrške u fazi nove izgradnje 22
6.1 Sistem izveštaja i informacioni sistem nove izgradnje 22
6.2 Saobraćajne odredbe u fazi nove izgradnje 22
7. Rezime 23
DODATAK 24
A. Menadzment kvaliteta 24
Mi stavljamo visok nivo kvaliteta usluga u centar našeg delovanja.Zato mi ne ocenjujemo uspeh nekog projekta samo po finansijskom rezulatau,nego rezultat merimo prema zadovoljstvu naših klijenata.Iz tih razloga smo razvili jedan sveobuhvatan sistem menadzmenta kvaliteta, koji daje osnovu za visokokvalitetan rezultat za sve učesnike.
Pored cilja koji smo postavili, da klijentima ponudimo što je moguće kvalitetniji proizvod, sistem menadzmenta kvaliteta predstavlja i ekonomski alat. Sistem menadzmenta kvaliteta povećava efikasnost našeg preduzeća, optimizira mesta preklapanja aktera na gradilištu i osim toga je u mogućnosti da prepozna potencijale za racionalizaciju i da ih iskoristi.Zato je postojanje jednog svrsishodnog sistema menadzemnta kvaliteta neophodan preduslov za sveobuhvatan uspeh projekta.
Pri tome sistem menadzmenta kvaliteta nije čvrst i neizmenjljiv proizvod, već dinamičan proces, koji se stalno razvija, i koji mora stalno da se prilagođava na nove ili promenjljive okvirne uslove.Iz tih razloga mi naše saradnike ohrabrujemo da dostave svoje predloge za poboljšanje nadležnom povereniku sistema za menadzment kvaliteta, koji prati celokupan proces i koji kroz tesnu interakciju sa svim učesnicima stalno razvija sistem dalje i usavršava ga.
Cilj ovog dodatka je, da se za vreme trajanja svake faze projekta dostigne najveći mogući stepen zadovoljastva svih učesnika u projektu a time i da da doprinos za maksimiranje individulne koristi.
Na ovom mestu bi želeli da kratko predstavimo naš sistem menadzemnta kvaliteta kako bi Vam omogućili uvid u način delovanja procesa i da bi omogućili dostizanje ciljeve ka kojima stremimo.
U sledećim odeljcima bavićemo se planiranom realizacijom upravljačkih procesa, glavnih procesa i procesima podrške.
Mi ćemo objasniti koji je nivo unutar preduzeća time obuhvaćen, kakvo dejstvo ono ima na kvalitet naših usluga a time i na menadzemnet kvaliteta, kao i koji bitni pojedinačni procesi će biti dodeljeni tim procesnim grupama.U toku predstavljanja pojedinačnih procesa objasnićemo okvir i sprovođenje menadzmenta kvaliteta.
Na kraju će mo u rezimeu navesti sve aspekte, koji prema našem mišljenu imaju bitan uticaj na kvalitet usluga i na koji način naročito uobličavanje našeg sistema za menadzmenta kvaliteta može da odgovori na te zehteve.
Cilj sistema menadzmenta kvaliteta je da se stalnim poboljšanjima procesnih tokova poveća zadovoljstvo klijanata.Nadlje je cilj sistema menadzenta kvaliteta izgradnja dugoročnih i dobrih odnosa sa ARGE partnerima, dobavljačima i podizvođačima. Ti partneri du iz sfere privatne privrede i iz državnih organa.Odlučujući faktor tu predstavljaju saradnici koncesionara.Oni sprovode bitne procese i zato moraju imati na raspolaganju upotrebljiva uputstva za postupanje.Pored toga oni bi trebali biti svesno uvršćeni u procese za poboljšavanje rada.
Sistem menadzmenta kvaliteta poseže za procesno orijentisanim stavom, tj. tok osnovnih procesa jednog preduzeća moraju biti jednoznačno i sveobuhvatno prikazani.Ovi osnovni procesi se pak ponovo preispituju mernim i analitičkim procesima kao i putem procesa za poboljšanje. Na osnovu njih mogu se izraditi predlozi za pobljšanje i rukovodstvo ih može preuzeti u osnovne procese nakon što se ispita raspoloživost resursa.Najvažnije parametre pri tome predstavljaju zahtevi klijenata kao i njihovo zadovoljstvo.
Na sledećem crtežu prestavljena je šema jednog procesno orijentisanog sistema za menadzement kvaliteta, koji je preuzet iz standarda DIN ISO 9000.
[pic]
Uputstvo:prikaz jednog procesno orijentisanog sistema menadzmenta kvaliteta prema DIN ISO 9000
Osnovni procesi se pri tome mogu podeliti na upravljačke i glavne procese.Upravljački procesi su predhodno dati od strane poslovodstva preduzeće na osnovu strategijskih i ekonomskih promišljanja.Oni sadrže tokove globalnog delovoanja koji utiču na ekonomičnost preduzeća kao i na njegve postavljene ciljeve.
Bitni ciljevi koncesionog društva su ispunjenje ugovorom dogovorenih zadataka u pogledu kvaliteta i saobraćajne sigurnostina kao i zadovoljstvo učesnika u saobraćaju na našoj koncesionoj deonici koje je u korelaciji sa zadovoljstvom klijenta.Iz ovih postavljenih ciljeva mogu se izvesti tri bitna upravljačka procesa: plan poduhvata, finansije kao i menadzemnta kvaliteta kao nadzorni organ i organ za poboljšanje izvršenja na našoj koncesionoj deonici.
Glavni procesi odslikavaju bitne zadatke koji se redovno moraju izvršavati.Pri tome glavni procesi mogu biti definisani za različite ciljeve i za različite vremenske periodie.Tako se na primer zadaci na održavanju razlikuju od zadatka prilikom nove izgradnje.Kao procese podrške označavamo niz delatnosti, koje se vrše radi stvaranja preduslova za realizaciju osnovnih, upravljačkih i glavnih procesa.
Oni podupiru osnovne procese,npr.vrednuju podatke koji opet služe srednjem i gornjem nivou menadzmentu za prilagođavanje upravljačkih i glavnih procesa. Opisi protokola (načina izvršenja)u procesima podrške, koji su sa naše strane formulisani radi obezbeđenja korektnog izvršenja zadataka, služe operativnom osoblju kao orijentacija.
[pic]
Crtež: struktura procesa
Da bi se što je moguće bolje ispunili postavljeni zadaci u različitim fazama, mi ćemo organizaciju koncesionraskog društva postaviti prema vremenskom dospeću radova i prema trajanju dospelih zadataka.Za strukturiranje menadzmenta kvaliteta i izgradnju koncesionarskog društva definisali smo dva vremenska odeljka.
Prvi odeljak je faza izgradnje u kojoj će se izgrsditi deonice opisane u dokumentaciji o dodeli koncesije.Ona počinje preuzimanjem koncesije i završava se sa očekivanim završetkom izgradnje.U tom vremenskom periodu veoma je važno optimalna ispunjenje napredka izgradnje koji je definisao strani davalac kapitala i davalac koncesije, pošto se to direktno odražava na finansiranje a time i na realizaciju projekta.
Također će u prvom vremenskom periodu postojati redovan saobraćaj (korišćenje) i održavanje na postojećim trakama.Ovo će se dešavati paralelno sa novom izgradnjom što zahteva povećane napore na organizaciji koncesionarskog društva u pogledu procesnih tokova.Ovaj vremenski period počinje kao i faza nove izgradne preuzimanjem koncesije i završava se puštanjem u saobraćaj novo izgrađene trake.
U drugom vremenskom peridu, od momenta puštanja u saobraćaj nove trake do kraja isteka perioda koncesije, funkcionisaće korišćenje i održavanja trase koja je data u koncesiju. U tom periodu se neće preduzimati građevinski radovi.Naši ciljevi u okviru drugog vremeskog odeljka su optimalan rad bez smetnji kao i najbolje moguće održavanje novo izgrađene koncesione trake.Time se garantuje da će učesnici u saobraćaju za vreme trajanja izgradnje morati da računaju sa minimalnim smanjenjem redovnog režima saobraćaja.
Poslovodstvo će se za vreme trajanja faze nove izgradnje sastojati iz komercijalnog i tehničkog direktora. Potrebne kvalifikacije i oblasti njihovih radnih zadataka unutar drušva detaljno su opisani u odgovarajućim poglavljima koncepta preduzeća, kao i u organizacionoj šemi projekta. Podrazumeba se, da je tokom oba vremenska perioda poslovodstvo zaduženo za vođenje koncesionarskog društva. U fazi nove izgradnje oni održavaju kontakt na najvišem nivou sa davaocima koncesije i trećim licima. Osim toga oni u saradnji sa upravom konstantno izrađuju upravljačke procese.
Tehnički direktor je po svojoj funkciji vođa projekta, glavni sagovornik po svim tehničkim i organizacionim pitanjima koja prizilaze iz građevinskih poduhvata utoku faze nove izgradnje. Pored toga on je zadužen i sa zadacima koji su u vezi sa vođenjem projekta u fazi nove iozgradnje. Kao vođa projekta, tehnički direktor ima dodatni zadatak da održava kontakt sa firmama koje učestvuju u izgradnji kao i sa stranim davaocem kapitala.
Oblast zadatka poverenika za menadzment kvaliteta obuhvata i sprovođenje internog nadzora za vreme faze izgradnje , kao i da obezbedi nesmetano obavljanje procesa. Osim toga on je odgovoran za sve zadatke u procesu menadzmenta kvaliteta, za vreme trajanja koncesije, koji su u vezi sa korišćenjem i održavanjem.
Oblast zadataka komercijalnog direktora prostire se na celokupan period trajanja koncesije i tiče se najbolje mogućeg ispunjavanja svih komercijalnih zadataka. Pri tome on tesno sarađuje sa poverenikom za menadzment kvaliteta i izveštava poslovodstvo o toku rada službe. Operativno osoblje će za vreme celokupnog trajanja koncesije ( 25 godina ) ispunjavati zadatke iz oblasti korišćenja i održavanja trase. U to naročito spada nadzor glavnih procesa unutar koncesionarskog društva za koje su oni odgovorni zajedno sa saradnicima iz upravljačkog nivoa. Oni samostalno obavljaju pojedinačne zadatke koji nastaju, pa tako imaju najbolji uvid u delove procesa koji bi se eventualno mogli poboljšati. Glavni procesi su orijentisani na ispunjavanje zadataka iz faze nove izgradnje, korišćenja i održavanja.
Nakon prijema u rad novoizgrađene trase, sa kojom otpočinje druga faza korišćenja i održavanja, zadaci tehničkog direktora su ograničeni na zadatke iz oblasti održavanja. Samim tim postaje neophono da se utvrdi nova sistematizacija osoblja za vreme trajanja druge faze rada i održavanja.
U okviru osoblja ostaje tehnički upravnik održavanja, kome je od tog momenta poveren zadatak da samostalno vrši uredno planiranje i izvodjenje mera neophodinih za održavanje na koncesionoj deonici. Pošto je koncesiona deonica većim delom novo izgradjena, računa se da na njoj za duži vremenski period neće biti potrebne veće mere ove vrste.
Kako je već napomenuto u ovoj drugoj koncesionoj fazi neće biti većih gradjevinskih radova, osim delimične rekonstrukcije već postojeće trake. Zato očekujemo da kada se etabliraju procesi u našem koncesionarskom društvu dodje do smanjenja izdataka za vođenje projekta.
Organizaciona struktura našeg koncesionarskog društva će nakon izvršenih gradjevinskih radova biti prilagodjena novim zadacima.
U sledećim šemama grafički je prikazana organizacija koncesionarskog društva.
[pic]
Crtež : Šema koncesionarskog društva za vreme 1. faze
Mi smo u sklopu naših predhodnih opservacija zajedno sa odeljenjem za planiranje , kao i a sa menadzmentom kvaliteta definisali dva upravljačka procesa koje će mo dalje opisati.
Planiranje obuhvata bitne aspekte koji se moraju definisati radi ispravno ciljanog upravljanja projektom.Oni se orijentišu prema postavljenom cilju celokupnog projekta. Naš prevashodni cilj je da koncesionu deonicu vodimo i održavamo optimalno i ekonomski isplativo. To zahteva da se na početku koncesionog perioda pripremi visokokvalitetna novoizgradjena traka i da se rekonstruiše već popstojeća, što će omogućiti da se ispune svi zahtevi u pogledu kvaliteta koji treba da ima koncesiona deonica.
Planiranje poduhvata unapred je zadato od strane nešeg rukovodećeg tima . Njih podržavaju saradnici iz uprave, koji sastavljaju i vrednuju neophodne informacije i podatke. Zato je kvalitativna optimizacija procesa odlučujući faktor za uspeh projekta.
Menadzment kvaliteta na taj način daje važne informacije koje bitno doprinose poboljšanju realizacije. Menadzment kvaliteta pomaže i pri tome da bitni procesi stalno evoluiraju i dalje se razvijaju, te ukazuje poslovodstvu na alternativna delovanja ( postupanja ) , koja doprinose optimizaciji odgovornosti u preduzeću.
Za planiranje je važna komunikacija sa davaocem koncesije. Ona se detaljno planira i tačno odredjuje, pošto na strani državnih organa ima različitih sagovornika koje treba uključiti u odredjene procese. Često se u toj komunikaciji radi o pitanjima od strateškog i ekonomskog značaja. Komunikaciju sa tim organima dokumentuju saradnici koji u njoj učestvuju. Dobra dokumentacija o komunikaciji je osnovni preduslov za funkcionalan i efikasan sistem menadzmenta kvaliteta .
Deo planiranja je takodjer i definisanje ciljeva projekta, a ona je od centralnog značaja za menadzment kvaliteta . Ovde razlikujemo kratkoročno, srednjeročno i dugoročno planiranje. Rukovodstvo utvrdjuje ciljeve na osnovu saznanja koje dobija od internih oditora, koja se moraju slediti u periodu od godinu dana , srednjeročno ili dugoročno.
Stepen ispunjenja zadatih ciljeva i eventualno izmenjena važnost kod srednjeročnih i dugoročnih ciljeva uzima se u obzir prilikom sledećeg određivanja ciljeva, kako bi se postiglo što je moguće veće zadovoljstvo klijenta.
Preduslov za dostizanje srednjeročnih ciljeva je razvojna faza, koja traje od tri do pet godina. To na primer mogu biti poboljšanja koja su vezana za uslove koji se prethodno moraju implementirati. Praktičan primer za ovo je dalje usavršavanje ili dokvalifikacija saradnnika.
Dugoročno planiranje treba da obezbedi ispunjenje celokupno postavljenog cilja. Ciljevi kao što je dostizanje ugovorom utvrdjenog stanja trase na kraju koncesionog perioda spadaju u ovu kategoriju. Sprovodjenje plana tj. njegovu realizaciju vrši uprava odnosno operativno osoblje. Nezavisno od toga u kom će se vremenskom periodu verovatno ostvariti definisani ciljevi, oni se moraju u medjuvremenu odslikavati u glavnim procesima. Te procese u pogledu njihove prikladnosti za postizanje projektovanih ciljeva permanentno kontroliše sistem menadzmenta kvaliteta .
Sistem menadzmenta kvaliteta koncesionarskog društva izgradjen je procesno i tako se i vodi. Radi boljeg prodora u sistem, izradjuje se sistem za sledeća polja rada : nova izgradnja, održavanje i korišćenje ; koji se u različitim fazama projekta nužno razlikuju unutar glavnih procesa. Zadržavanjem upravljačkih procesa i procesa za podršku za svo vreme trajanja koncesije garantovan je kontinuitet radnih tokova.
Poverenik za menadzemta kvaliteta savetuje pojedine vođe projekta pri oblikovanju procesa i pokazatelja za koje su oni zaduženi.Upoređivanjem tih pokazatelja i proverom njihovog učinka kroz interene oditore, on je u mogućnosti da konstantno održava proces optimizacije.
Poverenik također podržava poslovodstvo u godišnjem ocenjivanju sistema menadzmenta kvaliteta (menadzment intervju).
Svojom operativnom pozicijom u koncesionarskom društvu u okviru ugovra/finansija poverenik je u mogućnosti da sprovodi zadatke koji su mu povereni i da tom prilikom upotrebi i određenji pritisak.
Sledeći zadatak upravljačkog procesa je upravljanje dokumentacijom i njen dalji razvoj.Ova dokumentacija se sastoji iz priručnika i pripadajućih priloga (politika kvaliteta, kvalitet koji se želi postići, uputstva za postupanje-protokoli, uputstva za rad, formulari itd.)
Svom dokumentacijom koja se odnosi na sistem (priručnik, uputstvo za postupanje i sl.) i dokumentima koji su nadređena ( kao što su zakoni,norme, tehnička pravila itd.) mora se upravljati. U vezi ovog vidi poglavlje „Procesi podrške pri upravljanu beleškama o kvalitetu“ i poglavlje „Upravljanje dokumentima“.
Definisani procesi podrške nastaju kako u fazi izgradnje- Bau-ARGE, tako i u obe faze koncesije.Kako između pojedinih faza nisu predviđene izmene u sastavu osoblja mi računamo sa nesmetanim prelaskom iz jedne u drugu fazu.
Osoba na koju se ovo odnosi po pravilu je komercijalni direktor naše firme i on je odgovoran za finansiranje i rukovođenje preduzećem.
Računovodstvo prikuplja sve podatke potrebne za finansiranje projekta kao što je npr.:izmirenje kamata, stanje zajma, ubrani prihodi od putarine itd. Osim toga ono naravno daje i informacije za interne kalkulacije troškova projekta u šta spadaju npr.:troškovi ličnih dohodaka, materijalni troškovi i sl.
Za menadzment kvaliteta ovaj proces je utoliko bitan što on daje poređenje stvarno nastalih troškova i anagažovanih sredstava sa kalkulacijama i mogućim potrebama za poboljšanje kalkulacija, kao i o dotadšnjem toku realizacije projekta.
Ako se savesno radi onda to poređenje ima i funkciju ranog upozorenja.Iz tih razloga predviđeni su redovni sastanci poverenika za menadzment kvaliteta sa komercijalnim direktorom.
Vršenjem internih provera mi kontinuirano proveravamo ekonomičnost i praktičnost sistema menadzmenta kvaliteta kako za novo izgrađenu trasu tako i za održavanje i korišćenje koncesione trake.
Mi smatramo da su oni veoma važni radi premanentne optimizacije tokova unutar menadzmenta kvaliteta.Sprovođenje internih provera u fazama redovonog režima rada i održavanja trase treba da otkrije slabe tačke pri ispunjavanju zadataka koji nastaju u tim fazama i da ponude mogućnosti za njihovo popravljanje.
Mi ćemo izraditi plan provera za svaku pojedinačnu fazu.Poverenik menadzmenta kvaliteta će se truditi da izradi liste za provere i program provera i na kraju će kroz razgovore dati konačnu ocenu toka realizacije.
Naročitu pažnju ćemo ovde staviti na bezbednost i zaštitu na radu i kvalitet usluga, kako bi mogli da procenimo potrebe za obuku osoblja.
Na kraju se izrađuje oditorski protokol u kome su sadržana sva identifikovana slaba mesta kao i opis alternativa za njihovo otklanjanje.
Po potrebi sprovodićemo i dopunske interne provere.
Za visokokvalitetno izvođenje radova od presudnog značaja je pored kvalitetnog sopstvenog osoblja i mehanizacije i kvalitet i *know-how* dobavljača i podizvođača.
Kako bi dobavljačima i podizvođačima mogli da poverimo odgovarajuće naloge mi ih po potrebi moramo dokvalifikovati, odnosno ako su duže angažovani vršićemo u određenim vremenskim intervalima nezavisne provere njihovih sposobnosti u pružanju usluga.
Obim provere biće srazmerno smanjen kod već postojećih poslovneih veza sa članovima koncesionarskog duštva. Za sprovođenje provera odgovorni su učesnici u određenom procesu koji su potpomognuti poverenikom za menadzment kvaliteta. Da bi moglo da se izvrši poređenje i da bi se garantovao konstantan nivo biće prethodno formirane liste za proveru i formulari za oditorske izveštaje. Mi želimo da našim dobavljačima i podizvođačima stavimo na raspolaganje sveže informacije koje oni mogu koristiti dalje u svojim menadzementima kvaliteta.
Ovaj postupak treba da ojača dalje strategijsko partnerstvo sa našim dobavljačima i podizvođačima, tako da mi i u fazi korišćenja i održavanja možemo da računamo sa željenim kvalitetom isporuka i usluga koje tada budu potrebne.
Planirane mere za sprečavanje (predupređivanje) u okviru našeg menadzmenta kvaliteta su npr.:planiranje obuke saradnika uopšte, obuka saradnika u oblasti novih procesa i instrukcije za rukovanje novim mašinama.
Od realizacije ovih mera mi očekujemo da se greške minimiziraju, što omogućava da naše usluge konstantno budu visoko kvalitetne.
Ukoliko organizovane mere za sprečavanje grešaka suprotno našim očekivanjima ne daju željene efekte tako da i dalje dolazi do grešaka u pružanju i vršenju usluga, tada ćemo blagovremeno reagovati odgovarajućim korektivnim merama.
Informacije za precizno planiranje ovih mera mogu se uzeti iz npr. protokola koje vode vođe kolona ili iz protokola internih provera. Mere koje tu spadaju su npr. dodatna obuka saradnika, izmene u uputstvima za izvođenje radova ili u proveri ili dopuni mašinskog parka.
[pic]
Crtež: šema toka korekcije i mera za sprečavanje
Ovo uputstvo o načinu postupanja reguliše upravljanje beleškama o kvalitetu (dokazna dokumentacija ). Tu spadaju sve beleške o stanju kvaliteta proizvoda (npr. protokoli o ispitivanju, tehnička dokumentacija), o procesu, uslugama, kvalifikaciji dobavljača/podizvođača, kao i o sopstvenom osoblju.
TekućiBr. MK-postupak Priručnikpoglavlje Izradio Identifikacija Arhiviranje Nadležnost Mesto Rok
1. |Protokol ispitivanja |5 |Rukovodilac gradilišta |Nalog br.84763 |Rukovodilac gradilišta |Arhiv 1 |25 god | |2. |Interna provera |9 |Povrenik MK |10.02.2006 |Poverenik MK |Arhiv 5 |25 god | |3. |Dnevni izveštaj |14 |Vođa kolone |17.02.2006 |rukovodilac |Arhiv 3 |25 god | |4. | | | | | | | | |
Crtež: Matrica za vođenje beležaka o kvalitetu
Kako se vidi iz matrice svaki dokument se zavodi u stubac MK-proces. Iz stubaca koji slede može se tačno videti koje poglavlje knige o menadzemntu kvaliteta predstavlja osnov za određeni proces unutar sistema za menadzemt kvaliteta, ko je sastavio dokument (stubac identifikacija).
Drugi deo tabele daje obaveštenje ko je nadležan za arhiviranje ili gde je dokument arhiviran.Obaveza čuvanja za sva dokumenta iznosi 25 godina. Dakle u njih će moći da se ima uvid za vreme celokupnog trajanja koncesije.
Mi smatramo da je tako obezbeđen efikasan način da se unazad sledi dokumentacija o menadzmentu kvaliteta i to za celokupan period trajanja koncesije.I dokumenta iz upravljačkih procesa, dokumentacija i komunikacija iz drugih oblasti arhivira se na isti način.Ona se na odgovarajaći način vode u odvojenim listama koje su izrađene prema gore prikazanom principu.
Ovo uputstvo o načinu postupanja reguliše upravljanje nadređenim dokumentima i dokumetima koja se odnose na projekat.Pod nadređenim dokumentima podrazumevaju se eksterna dokumenta(npr.zakonodavca,nadležnih organa, davaoca koncesije).
Dokumentacija koja se odnosi na projekat je npr. ponude, konstrukcioni planovi, dokumentacija o nabavkama, prepiska, planovi izrade, provere i sl.
Nadređenim dokumentima kao što su norme, zakoni, uputstva upravlja centralno sekretarijat i ona podležu obavezi aktualizacije putem pretraživanja na Internetu pre nego što budu ponovo primenjena.
Dokumentacija koja se odnosi na projekat sakuplja se u prethodno formiranom sistemu za odlaganje, posebno za fazu nove izgradnje za održavanje i korišćenje. Taj sistem odlaganja se odslikava u virtuelno projektovanom prostoru
koji će biti formiran u vreme faze izgradnje.Taj sistem će koristiti koncesionarsko društvo ali i BauARGE, tako da će ponovno pronalaženje dokumenata biti obezbeđeno za vreme trajanja i nakon završetka 1.faze.Tu spadaju numeracija planova i dokumentacioni ključ. Svi učesnici u poslu (davalac koncesije, koncesionar, BauARGE, prostorni planeri) moraju se strogo pridržavati ovoga.
Izveštaji, informacije i upravljanje podacima o zalihama
Pošto se već od prvog dana radi, mi ćemo izraditi kompletan sistem za izveštavanje i informisanje i to za celokupno trajanje koncesije.
To je važan preduslov za spovođenje sistema menadzmenta kvaliteta u prvoj fazi. U komunikaciju koja ve vrši permanentno, spada izrada dnevnih izveštaja,
čuvanje podataka o postojećoj trasi unutar građevinarske banke podataka, podnošenje zahteva u vezi režima saobraćaja.
Zahtevi koji se postavljaju sistemu izveštavanja i informacionom sistemu kao i upravljanje podacima o zalihama opisani su u poglavlju „Posebni procesi podrške u fazi nove izgradnje“.
Ovo područje je za nas od prvorazrednog značaja pošto želimo da zaštitimo dobrobit radnika na najbolji mogući način.
Za vreme trajanja faze nove izgradnje biće prisutan koordinator, posebno obučen za bezbednost na radu i zaštitu zdravlja.On će biti nadležan da uputi celokupnu radnu snagu sa gradiliša u važeće propise i odredbe koje se tiču bezbednosti na radu. Osim toga on je odgovoran i za stalnu kontrolu radne snage u pogledu na pridržavanje upravo spomenutim bezbednosnih odredbi.
Da bi se bezbednost na radu garantovala na najbolji mogući način stalno će se održavati obuka i upućivanje radne snage u mere za sprečavanje nezgoda.
Ovo uputstvo za način i primenu reguliše stvaranje i održavanje banke podataka postojećih premeravanja na koncesionoj deonici kao i koordinaciju poslova u premeracanju koje treba da obavi Bau ARGE i koncesionarsko društvo.Nadalje ovaj proces obezbedjuje da se mogu dati tačna obaveštenja trećim licima o postojećim dobrima odnosno o preduzetim novim gradjevinskim radovima na odredjenoj lokaciji.
Upravljanje podacima je jedan od bitnih procesa podrške za planiranje na višem nivou.Ovde se unose sve izmene u gradjevinskim radovima,na opremi i slično,tako da ovi podaci omogućuju upravljanje planiranjem na višem nivou.
[pic]
Crtež:Procesna mapa sistema menadzmenta kvaliteta
Kako je prikazano u procesnoj mapi viši nivo procesa sastoji se iz dva upravljačka procesa.Oni direktno proističu iz ciljeva poduhvata i tiču se obe firme koje učestvuju u projektu, a njihovo tačno preplitanje biće još kasnije objašnjeno.
Na sledećem nivou predstavljeni su glavni procesi.Oni se razlikuju u sve tri predstavljene faze i u obe firme, pošto one direktno proizilaze iz postavljenih zadataka.Najniži nivo menadzmenta kvaliteta čine procesi podrške.Oni teku isto kao i upravljački procesi tokom celokupnog trajanja koncesije.
Zadatak nove izgradnje preuzimaju dve firme.Sa jedne strane koncesionarsko društvo, a sa druge JV koja u stvari preuzima izvodjenje radova.Kako se vidi iz plana na nivou partnera zastupljena su oba partnera i u JV, kao i u koncesionarskom društvu.Ovo preplitanje će se pozitivno odraziti na komunikaciju, pošto će se uspostaviti jednostavnija razmena informacija, nego kako bi bio u slučaju da su zastupljene različite firme.Najvažniji zadaci u prvih šest godina koncesionarskog perioda su planiranje,upravljanje gradjevinskim radovima i projektom, obezebedjenje kvaliteta i nadzor nad radovima koji se izvode, propratni radovi u životnoj sredini i samo izvodjenje gradjevinskih radova.Koncesionarsko društvo će izvršiti planiranje podnošenja zahteva i planiranje dobijanja dozvola.
Planiranje izvodjenja gradjevinskih radova za nadvožnjeke i izgradjnu puta radi JV, što će malo kasnije biti detaljnije objašnjeno.JV preuzima i samo izvodjenje radova.Upravljanje projektom koje je u vezi sa tim predstavlja tačke preseka izmedju planiranja, finansiranja i upravljanja procesom izvodjenja radova, pri čemu se naročito mora voditi računa o rokovima i troškovima.Cilj toga je obezbedjenje kvaliteta izgradnje.Dodatno se moraju ispuniti odredjeni propratni zadaci iz sfere životne sredine.Za ovo smo izradili proces koji uzima u obzir ekološko i relevantno stanje stvari o čemu će kasnije podrobnije biti reči.Upravljački procesi u obe firme su jednaki.Kako je već opisano u uvodnim poglavljima, glavni procesi direktno proističu iz postavljenih zadataka.Oni su zato različiti kod oba partnera kako je i prikazano u šemi.
Najvažniji procesi podrške u okviru nove izgradnje su radni nalozi kao i dokumentacija i komunikacija.
[pic]
Crtež: Konstlacija i nadležnost firmi u fazi nove izgradnje
Ovo uputstvo za način postupanja reguliše tok izvodjenja gradjevinskih radova i upravljanje projektom sa ciljem da se pomoću odgovarajućih instrumenata i procesa sigurno ispune unapred terminski definisani i finansiski ciljevi projekta. Da bi se moglo pridržavati unapred označenih zadataka koriste se sledeći upravljački instrumenti:
mesečno aktualizovanje okvirnog terminskog plana
rokovi za izgradnju koji se aktualizuju u kratkim vremenskim intervalima za kritične aktivnosti
planovi faza izvodjenja gradjevinskih radova
izveštaji u virtuelnom projektnom prostoru u vezi sa terminskom situacijom koji odredjuju i mere koreckcije pri kašnjenju.
Da bi se pridržavali finansijskh unapred zadatih ciljeva koriste se sledeći instrumenti:
plan plaćanja JV, prema ugovoru izmedju koncesionarskog društva i JV
poredjenje obaveza isplata i naplata za izvršene radove
dostizanje postavljenih međuciljeva
Zajedno sa ovim u odredjenim vremenskim intervalima održavaju se i dogovori na različitim nivoima, koji putem detaljnog izveštavanja i uporedjivanja sa kontrolnim rezultatima obezbedjuju protok informacija.
Formiraće se sledeći nivoi dogovaranja:
JV: rukovodstvo projekta sa gradjevinskim rukovodstvom i rukovodstvom puteva, sa inženjerskim rukovodiocima: nedeljno
Koncesionarsko društvo sa JV i rukovodstvom projekta: svake 2 nedelje
Koncesionarsko društvo, KN, JV (rukovodstvo projekta):svake 4 nedelje
[pic]
Crtež:Glavni aspekti upravljanja projektom
Da bi se obezebedilo konkretno držanje troškova u zadatim okvirima, pridržavanje rokova i kvalitet, osoba koja upravlja projektom permanenetno će proveravati tok izvodjenja radova i nadzor objekata.Ovde se njegovi zadaci često preklapaju sa zadacima poverenika za menadzment kvaliteta.Dakle za vreme izvodjenja novih gradjevinskih radova postoji tesna saradnja izmedju ova dva mesta.Veoma važna instanca, koja takodje ima osnovan interes za planirani tok izvodjenja novih gradjevinskih radova je strani davalac kapitala.Tokom finanasiranja projekta uobičajeno je da u oderedjenim unapred utvrdjenim rokovima radovi moraju dostići ugovoreni stepen izgrađenosti.U vezi sa tim je osoba koja upravlja projektom mesto kontakta sa savetnicima stranog davaoca kapitala koji žele da se na licu mesta uvere u napredak gradjevinskih radova.
Gradjevinski nadzor i obezbedjenje kvaliteta treba da doprinesu da naše usluge i proizvodi tokom dužeg vremenskog perioda ostanu jednako visokog kvaliteta.Naši proseci upravljanja, glavni procesi i procesi podrške imaju upravo to za cilj tokom trajanja prve faze koncesije.
Kako bi mogli to da garantujemo, materijali koji se koriste, preduzeća koja učestvuju, a i sami gradjevinski radovi biće stalno podvrgnuti kontroli i proveri u pogledu kvaliteta.
Za ispitivanja kvaliteta koja će raditi naši saradnici planiramo razvoj planova za ispitivanje i uputstva za ispitivanje.Time želimo da obezbedimo da se rezultati mogu uporedjivati tokom celokupnog trajanja koncesie.U okviru obezbedjenja kvaliteta odvija se gradjevinski nadzor.To ćemo poveriti nekoj eksternoj firmi,koja je specijalizovana za takve procese.Očekujemo kritično posmatranje svih tokova i pruženih usluga, tako da se na kraju postigne najveći mogući kvalitet.Osim toga očekujemo da će pomoć eksternih stručnjaka doprineti dostizanju vrhunskih rezultata prema planu koji su nam zadali davalac konsesije i strani davalac kapitala.Sa komplikacijama u upravljačkom procesu finansiranja, pored ostalog iz tog razloga ne računamo.
Gradjevinski nadzor i obezbedjenje kvaliteta su za nas jedan od najvažnijih procesa, jer ako se on uredno ne obavlja, to odmah ima negativne posledice na sve oblasti menadzmenta kvaliteta i na planirani poduhvat u celini.
Cilj je da se što je moguće bolje vodi računa o ekološkim zahtevima i da se flora i fauna što je moguće manje opterete.To važi za mere zaštite zemljišta, vode i za zaštitu od emisija.
Glavni proces JVK, izvodjenje radova deli se na podporcese: pripremni radovi, neposredno izvodjenje radova, nabavka materijala,usluge firmi podizvođača,sopstveni nadzor, premeravanje i kontrola.Za sve ove podprocese izradjena su uputstva za način postupanja.
Postupke ćemo kratko opisati prema redosledu:
Proces pripremnih radova obezbedjuje da potrebni resursi (materijal,mašine,osoblje) stoje na raspolaganju u dovoljnoj količinu u odredjenom vremesnkom periodui na potrebnom mestu.Ovaj cilj se postiže planiranjem potrebne mehanizacije i dispozicijom osoblja kao i blagovremenom nabavkom materijala (vidi poglavlje „Proces nabavke“).
Proces neposrednog izvodjenja gradjevinkih radova obezebdjuje da pružanje usluga koje treba da se izvrše bude ispunjeno prema odobrenim planovima i da su vremenski i kvalitetno odgovrajući.
Proces nabavke materijala obezbedjuje se u skladu sa ekonomskim ciljevima te da dobavljači materijale koji su potrebni za izvodjenje radova dostavljaju pravovremeno i u dovoljnim količinama iodgovarajuceg kvaliteta.
Proces pribavljanja usluga podizvodjača obezbedjuje da u skladu sa ekonimski unapred postavljenim ciljevima. Prilikom izvodjenja radova podizvodjači u roku i kvalitetno vrše svoje usluge.U prikazu je dat primer kako se odvija proces pribavljanja usluga podizvodjača.
Proces sopstvenog nadzora obezebdjuje da gradjevinski radovi poseduju odgovarajuća kvalitativna svojstva prema priznatim tehničkim pravilima i da se ona mogu dokazati.U tu svrhu će se za pojedinačna gradilišta,odnosno faze gradnje ili delove gradnje izraditi planovi za obezbedjenje kvaliteta,kojima se utvrdjuju vrsta,učestalost i nivo zahteva vrednosti koji se ispituju.Na osnovu podataka koji se tu sakupe davaće se dokaz o pravilno izvršenim radovima prilikom primopredaje.
Proces premeravanja obezbedjuje da su radovi na premeravanju blagovremeno izvršeni.Proces premeravanja obuhvata neposredno gradjevinsko premeravanje izvršenih radova, premeravanje pri predaji kao i premeravanje posotojeće situacije.U oblasti premeravanja postojeće situacije postoji tesna interakcija procesa podrške nepokretnosti i premeravanja.
Proces kontrole JVK obezbedjuje da se ulsuge vrše blagovremeno i ekonomski uspešno.Ovaj pojekat je neposredno smešten pri rukovodstvu projekta JVK.
Obim gradjevinskih radova koji će se preduzimati zahteva organizacionu podelu celokupnih gradjevinskih radova u manje jedinice.Kako bi to moglo adekvatno da se preslika i u sistem menadzmenta kvaliteta, izradjuju se radni nalozi za pojedine delove koji u sebi sadrže specijalne odredbe.Svaki radni nalog podeljen je na odeljke koji svakom rukovodiocu gradilišta kao i ostalim učesnicima u svakom momentu omogućava da se informiše o trenutnom stanju.Ovaj radni nalog dobija u virtuelnom projektnom prostoru oznaku sa pravom uvida za različita poglavlja, kako bi iz toga nastalo radno sredstvo za sve učesnike.Radni nalog se raščlanjuje na sledeća poglavlja:
1. Opis gradilišta:
Opis radova koji treba da se urade na gradilištu odnosno na odredjenoj deonici
2. Popis radova / utvrdjivanje količine (obima)
3. Planovi
Planovi neophodni za odredjenu gradjevinsku deonicu, kao i upravljanje planovima i njihovo aktualizovanje.
4. Rokovi
U ovom poglavlju se upravlja okvirnim terminskim planom i detaljnim termisnkim planom za pojedinačna gradilišta
5. Potrebne usluge podizvodjača
U ovom poglavlju definišu se potrebne usluge podizvodjača, kako bi mogao da se planira potreban obim usluga podizvodjača i njihovo vremensko angažovanje.
6. Plan za obezebedjivanje kvaliteta
Ovde se za ovu deonicu izradjeni plan obustavlja kao i njegova dalja izrada.
7. Saobraćajno pravne odredbe
Ovde se obustavljaju planovi faza saobraćaja kao i saobraćajno pravne odredbe.
8. Razgraničavanje tačaka preklapanja sa drugim delovima ili gradjevinskim deonicama / gradilištima
Ovde se izradjuje spisak tačaka preklapanja sa usputnim uslovima koji se moraju ispuniti odnosno uzajamno dejstvo na ostale delove, deonice ili gradilišta, a koje pojedini učesnici moraju uzeti u obzir i pored saradnje sa JVK.
9. Tehnička dokumentacija
Ovde se utvrdjuju zahtevi u pogledu tehničke dokumentacije za pojedine deonice / gradilišta / gradjevisnke jedinice i njihovo prikupljanje za vreme faze izgradnje. Da bi se kasnije dobila jenoobrazna dokumentacija ovde se formira sistem za deponovanje formulara, ček-lista i sl.
5.5 Spoljnja kontrola, Zaštita na radu i mere ekološke zaštite
Detaljan opis gore navedenih aktivnosti biće dat u okviru Druge Razvojne faze.
Za sistem izveštaja i informacioni sistem formiraćemo virtuelni projektni prostor (uporediv na primer sa WEB CT,conject)
Ovaj pristup se dokazao već prilikom obrade velikih projekata, pošto povlašćena lica mogu sa svakog računara koji ima internet modem brzo i u svako doba, jednostavno da pristupe podacima koji su prikupljeni u projektnom prostoru.
Na taj način moguće je da se udje i u velike i kompleksne datoteke i vrši njihova obrada.Mogu se izdavati različita prava korišćenja tih datoteka.Tako možemo da obezbedimo da saradnici mogu koristiti samo one podatke koji su im neophodni za izvršavanje odgovarajućih zahteva.
Naše je mišljenje da je virtuelni projekti prostor najbolja i najjednostavnija mogućnost da se davalac koncesije za vreme faze izgradnje obavesti o aktuelnim dešavanjima i stanju radova.Ovo nije zamena za komunikaciju koja je propisana prilikom davanja koncesije,već dodatna tačka spajanja iznedju koncesionara, JV i davaoca koncesije.
Saobraćajne odredbe u fazi nove izgradnje većinom se poklapaju sa onim iz faze korišćenja i održavanja.Koncesionarsko društvo će izraditi saobraćajni koncept za vreme trajanja faze nove izgradnjeu kome će biti prikazan tok saobraćaja i sigurnosne mere za sve gradjevinske jedinice i sva gradilišta (vidi poseban koncept obezbedjenje saobraćaja nove izgradnje).
Menadzment zadužen za dozvole formira se analogno procesu nadredjenjog planiranja menadznemta zaduženog za dobijanje dozvola.
Konačno formiranje sistema menadzmenta za kvalitet kroz opis procesa u obliku politike kvaliteta, priručnika, menadzmenta kvaliteta, detalnjog opisa radnih mesta, uputstva za način postupanja,radnih naloga, potrebnih formulara i ček-lista kao i obuka saradnika izvršiće se neposredno pre početka koncesionog perioda.Prilikom izrade ovog konačnog sistema saradnici i osobe neposredno povezane sa sistemom mogu preduzeti potrebne izmene.Sistem mendzmenta kvaliteta podleže stalnom procesu poboljšavanja koji se pospešuje:
poboljšanjem procesa kroz primenu struktuiranog delovanja
povećanjem stepena zadovoljstva klijenta
Naš sistem menadzmenta kvaliteta sledi dalju oraganizaciju svih aktivnosti koncesionarskog društva ( i JV ) od momenta početka koncesije pa do vraćanja predmeta koncesije nakon dvadeset pet godina.
Napomena: Kontrola kvaliteta i Održavanje kvaliteta za Održavanje i Eksploataciju biće kompetirana u toku izrade 2-ge Faze
———————–
klijenti
klijenti
Stalno poboljšanje
Sistema menadzementa kvaliteta
odgovornost
rukovodstva
Menadzment
resursa
merenjeanaliza
i poboljšanje
realizacija
proizvoda
proizvodi
zahtevi
zado-voljstvo
Osnovni procesi
Upravljački procesi
Glavni procesi
Procesi podrške
Kvalitet
Troškovi
Rokovi
Upravljanje
projektima